Введение
Преддипломная практика предполагает приобретение профессиональных умений и навыков, закрепление и систематизацию теоретических знаний, полученных при изучении специальных дисциплин, а также развитие навыков организаторской деятельности в условиях трудового коллектива. Целью преддипломной практики является проверка готовности выпускника к самостоятельной профессиональной деятельности и сбор материала для выполнения выпускной квалификационной работы.
Преддипломная практика была пройдена в Управление пенсионного фонда Российской Федерации в Ковдорском районе Мурманской области в период с 01 по 29 декабря 2014 года в должности помощника менеджера по персоналу и охране труда под непосредственным руководством Смирновой Татьяны Владимировны.
Юридический адрес: Мурманская область, г. Ковдор, ул. Победы, д. 4.
Почтовый адрес: 184140, Мурманская область, г. Ковдор, ул. Победы, д. 4.
Телефон: (81535) 5-02-82.
Объект практики – документационные основы делопроизводства.
Предмет практики – совершенствование делопроизводства в Управление пенсионного фонда Российской Федерации в Ковдорском районе Мурманской области
Цель преддипломной практики: в ходе выполнения практических заданий закрепить знания, полученные в процессе обучения, приобрести опыт и навыки производственной деятельности, сформировать профессиональную компетентность, развить организаторские и деловые качества, собрать материал для выполнения выпускной квалификационной работы.
Задачи практики:
- изучить понятие документооборота в его нормативно-правовое регламентирование;
- рассмотреть Организация деятельности Управления пенсионного фонда Российской Федерации в Ковдорском районе Мурманской области и роль инструкции по делопроизводству в ней.
Эмпирическую базу исследования составили нормативно-правовая база по делопроизводству (Федеральные законы, ГОСТы, унифицированные системы документации, классификаторы) и нормативные материалы Управления пенсионного фонда Российской Федерации в Ковдорском районе Мурманской области.
Глава 1. Понятие документооборота в его нормативно-правовое регламентирование
Понятие документооборота
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении[1].
Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению:
-горизонтальные - связывают организации одного уровня
-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней[2].
Восходящие - поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.
Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Нормативно-правовое регулирование документооборота на предприятии
Формирование современного информационного общества связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения документированной информации.
Во-первых, изменяются состав и структура ресурсов документированной информации, способов фиксации деятельности людей.
Во-вторых, расширяется документальное поле информационного пространства (имеется в виду глобализация всех общественных отношений).
В-третьих, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны. Электронный документооборот предполагает, что информация передается в виде электронных документов, то есть документов, создаваемых, хранимых, передаваемых и доступных для восприятия при помощи электронных средств. Это облегчает работу с информацией, ускоряет процесс работы с ней, но компьютерное оборудование и программное обеспечение становится необходимым посредником в работе с документами.
К правовым основам информационного обеспечения управления относятся: Гражданский Кодекс Российской Федерации; Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Закон РФ от «Об электронной подписи».
Нормативный акт, регламентирующий правовую основу электронного документа и документооборота, - ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования[3].
ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» разработан Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)» совместно с Региональной общественной организацией «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» и с закрытым акционерным обществом «Научно-Технологический Центр ИРМ». Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.
Все общие положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов, установленным в настоящем стандарте характеристикам.
Настоящий стандарт: распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), созданными или полученными государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001; содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - ещё один нормативный акт, который лежит в основе организации электронного документооборота. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
Информационная безопасность – одно из главных направлений на рынке систем электронного документооборота, которое развивается в соответствии с законодательно утвержденными стандартами. Российская практика еще далека от появления специализированных компаний, занимающихся разработкой систем ИБ в сфере управления документами[4].
Безопасность и защита данных являются неотъемлемой частью функционирования как систем управления контентом, так и решений для управления электронными документами. Система управления контентом отслеживает, какой пользователь обращался к определенному документу, какие изменения внес в него, появилась ли новая версия этого документа. Безопасность здесь осуществляется на уровне доступа авторизованного пользователя.
Глава 2. Организация деятельности Управления пенсионного фонда Российской Федерации в Ковдорском районе Мурманской области и роль инструкции по делопроизводству в ней