"Информационное обеспечение управления" - многогранное понятие.
Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления.
Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам - пользователям информационных систем - в соответствии с их информационными потребностями.
Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.
Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:
совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации "жить сегодняшним днем" и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления;
комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.
В самом широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" даёт следующее определение: "информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств".
По мнению одних авторов, ИС в широком смысле включает в себя персонал, её эксплуатирующий, по мнению других — нет.
В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонент ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.
В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области. Современные ИС де-факто немыслимы без использования баз данных и СУБД, поэтому термин "информационная система" на практике сливается по смыслу с термином "система баз данных".
Классификация информационных систем по архитектуре.
По степени распределённости отличают:
настольные (desktop), или локальные ИС, в которых все компоненты (БД, СУБД, клиентские приложения) работают на одном компьютере;
распределённые (distributed) ИС, в которых компоненты распределены по нескольким компьютерам.
Распределённые ИС, в свою очередь, разделяют на
файл-серверные ИС (ИС с архитектурой "файл-сервер");
клиент-серверные ИС (ИС с архитектурой "клиент-сервер").
В файл-серверных ИС БД находится на сервере (файл-сервере), а СУБД и клиентские приложения находятся на рабочих станциях.
В клиент-серверных ИС БД и СУБД находятся на сервере, а на рабочих станциях находятся клиентские приложения.
В свою очередь, клиент-серверные ИС разделяют на двухзвенные и многозвенные.
В двухзвенных (two-tier) ИС всего два типа "звеньев": сервер баз данных, на котором находятся БД и СУБД, и рабочие станции, на которых находятся клиентские приложения. Клиентские приложения обращаются к СУБД напрямую.
В многозвенных (multi-tier) ИС добавляются промежуточные "звенья": серверы приложений (application servers). Пользовательские клиентские приложения не обращаются к СУБД напрямую, они взаимодействуют с промежуточными звеньями.
Классификация информационных систем по сфере применения.
Поскольку ИС создаются для удовлетворения информационных потребностей в рамках конкретной предметной области, то каждой предметной области (сфере применения) соответствует свой тип ИС. Перечислять все эти типы не имеет смысла, так как количество предметных областей велико, но можно указать в качестве примера следующие типы ИС:
Экономическая информационная система — информационная система, предназначенная для выполнения функций управления на предприятиии.
Медицинская информационная система — информационная система, предназначенная для использования в лечебном или лечебно-профилактическом учреждении.
Географическая информационная система — информационная система, обеспечивающая сбор, хранение, обработку, доступ, отображение и распространение пространственно-координированных данных (пространственных данных).
Классификация информационных систем по охвату задач (масштабности).
Персональная информационная система предназначена для решения некоторого круга задач одного человека.
Групповая информационная система ориентирована на коллективное использование информации членами рабочей группы или подразделения.
Корпоративная информационная система в идеале охватывает все информационные процессы целого предприятия, достигая полной согласованности, безызбыточности и прозрачности информационных процессов. Такие системы иногда называют системами комплексной автоматизации предприятия.
2. Информация для стратегического планирования
Во многих разветвленных организациях для обеспечения процесса принятия решений и других видов управленческой деятельности разработаны сложные информационные системы. К настоящему времени термин "управленческие информационные системы" (УИС) настолько распространился в литературе, что к ним относят самые разные системы обработки данных, включая и те, которые имеют лишь косвенное отношение к управленческому процессу. Как правило, эти системы, даже если они обеспечивают процесс принятия управленческих решений, ориентированы почти исключительно на выполнение функции контроля оперативной деятельности, и лишь некоторые — непосредственно на функцию планирования и принятия стратегических решений, столь важных для будущего организации.
Повышенное внимание к контролю оперативной деятельности, а не к планированию привело к созданию сложных систем сбора, обработки и распространения внутрифирменной информации для управления в таких областях, как затраты, незавершенное производство и запасы, персонал, в то время как для обработки важнейшей плановой информации используются сравнительно простые системы. Опыт развития УИС во многих фирмах показывает, что разработки начинались с систем контроля затрат и финансового состояния, а затем охватывали все новые виды внутрифирменных данных. Как правило, лишь после достаточно полной проработки внутренних информационных потоков внимание переключалось на систематическое накопление и использование внешней информации. Однако и в этом случае данная функция выполнялась обычно только в узких пределах показателя объема продаж, который далеко не отражает всей полноты информации о внешнем окружении, имеющей важнейшее значение для стратегического планирования.
В настоящей и двух последующих главах мы попытаемся сформулировать понятие информации для стратегического планирования, показать важность и возможные направления разработки такой информации в разных областях деятельности организации, а также наметить широкий круг методов ее сбора, анализа и использования.