Учётные регистры и формы бухгалтерского учёта

Вопросы:

1. Учетные регистры и их классификация

2. Формы бухгалтерского учета

1.

Регистр бухгалтерского учета - документ, предназначенный для сис­тематизации и накопления учетной информации, содержащейся в при­нятых к учету первичных учетных документах, в денежном и (или) ко­личественном выражении.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгал­терского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содер­жание учетных регистров внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Регистры эти могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгал­терского учета. При ведении на машинных носителях информации они дол­жны выводиться на бумажные носители информации.

Регистр бухгалтерского учета на бумажном или машинном носителе информации должен содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение.

Записи в учетных регистрах используются для контроля за производ­ственно-финансовой деятельностью организации, а также для экономи­ческого анализа и определения финансовых результатов.

Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, пред­назначенные для регистрации хозяйственных операций. Они классифи­цируются по внешней форме, по назначению, по объему содержания.

По внешней форме они делятся на бухгалтерские книги, карточки и свод­ные листы. Бухгалтерские книги представляют скрепленные переплетом графленые учетные таблицы (листы бумаги), кассовые книги, книги склад­ского учета, журнал учета движения путевых листов. Листы учетных книг нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью и подписью «за­шнуровано, пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц. Кни­ги применяются для синтетического и аналитического учета. Карточки представляют собой отдельные листы, разграфленные для учета, изготов­ленные из плотной бумаги или неплотного картона. Их открывают на год и хранят в специальных картотеках. Открытые карточки регистрируют в спе­циальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. Каждая картотека закрепляется за работником бухгалтерии. В основном карточки используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, а также расчетов и учета затрат на производство. Сводные листы представ­ляют собой разновидность карточек, а отличаются от них тем, что они изго­тавливаются из менее плотной бумаги, имеют больший формат и хранят­ся в папках-регистраторах. К ним относятся сводные листы для ведения журналов-ордеров, ведомостей, машинограмм.

По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систе­матические и комбинированные. Хронологические регистры использу­ются для регистрации всех хозяйственных операций по мере их осущест­вления и поступления документов в бухгалтерию. Например, кассовая книга, опись карточек по учету основных средств, реестр документов по реализации сельскохозяйственной продукции. Систематические регис­тры применяются для отражения записей экономически однородных по содержанию хозяйственных операций и объектов учета по синтетичес­ким и аналитическим счетам. Например, главная книга, журнал-ордер №10-АПК, ведомости аналитического и синтетического учета.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и системати­ческие записи. Например, журнал-ордер №9-АПК по счетам «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», «Расчеты с персоналом по про­чим операциям», «Расчеты с учредителями», «Внутрихозяйственные расчеты».

По объему содержания учетные регистры делятся на синтетические и аналитические. Синтетические регистры применяются для ведения хо­зяйственных операций по синтетическим счетам. При построении регист­ров синтетического учета используется шахматная форма графленияучетных таблиц. Сущность ее состоит в том, что дебетуемые счета распо­лагаются в горизонтальных, а кредитуемые — в вертикальных колонках. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки. Данный принцип построения учетных регистров не нарушает принципа двой­ственного отражения операций, и он используется при построении жур­налов-ордеров. Аналитические регистры используются для отражения операций по аналитическим счетам, детализируя содержание синтети­ческих счетов. Для ведения аналитического учета могут применяться регистры, в которых учет строится отдельно от синтетического, парал­лельно синтетическому (инвентарная карточка учета объектов основ­ных средств), совмещено с синтетическим (журнал-ордер № 6-АПК по счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). Итоговые записи синтетических и аналитических регистров в конце месяца сверяются составлением оборотных ведомостей или иным способом.

Формы учетных регистров разрабатываются и утверждаются в разре­зе отраслей, министерств, ведомств. Типовые межведомственные фор­мы имеют специальный код — журналы-ордера: 1-4 и т. д. На их базе с учетом особенностей конкретной отрасли разрабатываются отраслевые учетные регистры, имеющие дополнительные обозначения отрасли. На­пример, учетные регистры, используемые в сельскохозяйственных орга­низациях: журнал-ордер №1-АПК, журнал-ордер №2-АПК и т. д. Уни­фикация учетной документации способствует внедрению рациональной организации бухгалтерского учета в различных организациях независи­мо от формы собственности и ведомственной принадлежности. При со­ставлении и обработке документов могут быть допущены различные ошибки (неверно указаны корреспондирующие счета, ошибки в разнос­ке и арифметических подсчетах).

Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете приме­няются способы: корректурный, дополнительных проводок, «красное сторно».

Корректурный способ заключается в зачеркивании ошибочной запи­си и написании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Он при­меняется в тех случаях, если ошибка не затрагивает корреспондирую­щих счетов. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы мож­но было прочесть зачеркнутое. Исправление ошибки должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления.

Способ дополнительной проводки используется, если корреспонденция счетов указана правильно, а сумма — в меньшем размере, чем следовало. Для ее исправления составляют дополнительную запись на разность между правильной и преуменьшенной суммами с той же корреспонденцией счетов. Он используется в сельскохозяйственных организациях при со­ставлении корректировочных записей, если нормативно-прогнозная (плановая) себестоимость оприходованной продукции ниже фактичес­кой суммы затрат (т. е. при перерасходе).

Способ «красное сторно» применяется, если в учетных записях указа­на неправильная корреспонденция счетов или большая, чем следовало, сумма. Исправительная бухгалтерская запись или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. Цифры, написанные красными чернилами либо взятые в рамку, при подсчете итогов вычитают, в ре­зультате чего ошибочная и сторнировочная записи взаимно уничтожа­ются, и остается правильная запись.

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выданном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосно­ванно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указани­ем даты внесения исправления. Указанное исправление влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, собственных на машинном носителе информации.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечивать­ся их защита от несанкционированных исправлений.

2.

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций ис­пользуется большое количество разнообразных учетных регистров (книги, карточки, сводные листы и т. д.), записи в них могут произво­диться в различной последовательности и сочетании, а для учета и об­работки могут применяться различные технические средства вычисли­тельной техники.

Формой бухгалтерского учета называется совокупность учетных ре­гистров, методика и техника обработки учетных данных, последователь­ности и способа отражения учетных записей.

Основными отличительными чертами, определяющими форму бухгал­терского учета, являются строение и количество регистров, их назначение и содержание, взаимосвязь хронологических и систематических регист­ров синтетического и аналитического учета, последовательность и спосо­бы записи в них, а также использование средств автоматизации в учете.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике.

В настоящее время в Республике Беларусь организации могут приме­нять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журналь-но-ордерную, автоматизированную, упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы учета на каждый первичный документ или на группу однородных документов, т. е. на каж­дую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, в ко­тором указываются корреспонденция счетов, его номер, краткое содер­жание операций, дебет и кредит счетов, сумма операции (табл. 6.2).

После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер. Докумен­ты, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепля­ются к нему и гасятся наложением штампа. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи опера­ций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится от­дельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Анали­тический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.

Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации (рис. 6.2).

Журнально-ордерная форма учета в сельскохозяйственных организа­циях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспо­могательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совер­шенной хозяйственной операции из первичных учетных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера (журнал-ор­дер № 12-АПК, ведомости №70-АПК), однако данные первичных доку­ментов могут сразу же переносится в журналы-ордера (табл. 6.3).

В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак, поэтому в них делают только кредитовые записи того синтетического сче­та, операции по которому учитываются в данном журнале. Месячные ито­ги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового обо­рота счета и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета. Кредитовый оборот из журналов-ордеров переносят в Глав­ную книгу, а обороты по дебету записываются в книгу из различных жур­налов-ордеров по корреспондирующим счетам. Суммы дебетовых и кре­дитовых оборотов, а также их сальдо (дебетовое и кредитовое) должны быть равны. Главная книга открывается на год. На основании ее данных составляется баланс и другие формы отчетности. Порядок ведения бух­галтерского учета по журнально-ордерной форме приведен на рис. 6.3.

Автоматизированная форма учета основывается на применении и ис­пользовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии. Особенностью ее является цент­рализованный сбор и распределение данных между различными подсис­темами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных за­пасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации — ма­шинограммы, которая по содержанию соответствует регистрам синтети­ческого и аналитического учета. Автоматизация бухгалтерского учета на основе АРМ — бухгалтера путем методологического, информационного и организационного единства ускоряет процесс обработки информации и дает возможность оперативно воздействовать на основе полученной ин­формации на принятие управленческих решений. Порядок ведения бухгал­терского учета по автоматизированной форме представлен на рис. 6.4.

Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлени­ем новой версии программы «1 С: Бухгалтерия 7.7». С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обес­печивающий более тесное взаимодействие функциональных и инстру­ментальных подходов.

Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется в организациях малого бизнеса. При использовании данной формы учета из 62 синтетичес­ких счетов действующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных опе­раций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регис­тром синтетического и аналитического учета, в ней отражается наличие средств и их источников у организации на определенную дату. Показывает­ся также сумма остатков на начало года (месяца) по каждому счету, в хроно­логическом порядке на основании первичных документов в течение месяца записывается краткое содержание операции, проставляются корреспонди­рующие счета и сумма по каждой операции. В конце месяца подсчитывают-ся итоговые суммы по дебету и кредиту всех счетов и выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца. Кроме Книги учета хозяй­ственных операций могут быть кассовая книга, ведомость по начислению заработной платы, а также девять ведомостей учета (производственных за­пасов и готовой продукции; учета основных средств и амортизации по ним; учета реализации продукции; учета затрат на производство; по расчетам с поставщиками и подрядчиками; с бюджетом; учета расчетов с разными де­биторами и кредиторами; учета денежных средств и фондов; ведомости по заработной плате). Ведомости открываются на месяц, в них отражается на­чальное сальдо, дебетовые и кредитовые обороты и выводится конечное сальдо в разрезе синтетических и аналитических счетов. Итоги оборотов за месяц из ведомости формы № В1 — № В8 переносят в оборотную шахмат­ную ведомость формы № В-3. Порядок ведения бухгалтерского учета по упрощенной форме представлен на рис. 6.5.

Выбор организационной формы зависит от видов деятельности орга­низации, объема документации, количества ПЭВМ и уровня квалифи­кации работников бухгалтерской службы.