Проект «Переезд в новый офис»

Практическая работа № 1

Вас зовут Эндрю Смит. Вы - офис-менеджер небольшой аудиторской компании «Юниверс-аудит». В штате компании состоят 14 человек. Это не только аудиторы, но и вспомогательный персонал. До вас давно уже доходили слухи о том, что Джошуа Литтлвуд, глава и владелец «Юниверс-аудит», вынашивает планы о слиянии с юридической консалтинговой фирмы «Атторней», которой владеет Сэмьюэл Лачетти, его давний университетский друг. По количеству сотрудников и по объёму заказов на оказание услуг «Атторней» - компания примерно одного калибра с «Юниверс-аудит». Слияние позволило бы и той, и другой компании расширить спектр предоставляемых услуг и, соответственно, более уверенно чувствовать себя на рынке. Но, как всегда, слияние - процесс непростой, порождающий массу проблем, как в сфере деловых коммуникаций, так и чисто технических.

В самом начале рабочего дня мистер Литтлвуд вызвал вас к себе в кабинет.

- Эндрю, вы уже в курсе, что мы в скором времени прекращаем своё независимое существование?

- Да, сэр. Думаю, что вы говорите о слиянии с фирмой «Атторней». Литтлвуд улыбнулся:

- Ничего нельзя скрыть в этом мире. Но я вызвал вас к себе не для обсуждения этой новости, а по вполне конкретному делу. Как вы знаете, фирма «Атторней» располагается в бизнес-центре «Ринг-Хаус» в престижной части города, и я считаю, что нам гораздо выгоднее переехать поближе к нашим партнёрам, чем продолжать свою деятельность уже в качестве подразделения новой объединённой компании там, где мы сейчас находимся. Переезд – это отдельный проект, и я назначаю вас его руководителем, поскольку никто, кроме вас не знает так хорошо потребности офиса. Для начала некоторые вводные. В «Ринг-Хаусе» есть два свободных помещения, в которые мы можем переехать. Назовём их условно офис «А» и офис «В». Вообще, должен сказать, что «Ринг-Хаус», хотя уже и функционирует несколько лет, но так до конца и не сдан в эксплуатацию. Поэтому оба помещения требуют ремонта. Офис «А» находится в более плачевном состоянии, поэтому на его ремонт потребуется больше времени, да и стоить это будет дороже. Но по каким-то соображениям мой старый друг Сэм Лачетти отстаивает именно этот вариант. Вплоть до того, что он готов в случае, если мы переедем в офис «А», предоставить нам офисную мебель, которая у него осталась после их собственного переезда в «Ринг-Хаус». Эта мебель хранится на складе во внутреннем дворе «Ринг-Хауса». Если мы выбираем вариант «В», то мебель нам придётся покупать самим.

В любом случае, Эндрю, не забывайте, что «Юниверс-аудит», как и «Ат-торней» - компании, ориентированные на клиента. Таковой будет и новая компания, название которой мы даже пока не придумали. Не надо излишеств, но новый офис должен быть весьма достойно оборудован.

Я бы попросил вас до конца дня прикинуть, во что нам обойдутся оба варианта по стоимости и по срокам. Мои требования таковы. До самого момента фактического переезда наш старый офис должен продолжать работать. Мы можем позволить себе перерыв в работе лишь на один день - день переезда. На следующий же день после переезда мы должны возобновить работу. Что касается сроков, я думаю, что за три месяца, то есть за 60 рабочих дней вы обязаны управиться. И выделить на осуществление данного проекта я могу скажем, $ 100 000,00.

Я хочу, чтобы вы периодически давали мне отчёт о ходе работ по проекту и об использовании вашего собственного рабочего времени. Я не могу с вас полностью снять все ваши текущие рабочие задачи, но часть из них вы можете передать другим сотрудникам, руководствуясь тем, что в проекте вы будете заняты примерно 80% времени.

Итак, крупные блоки работ: ремонт и обеспечение офиса мебелью, компьютеризация, телефонизация, обеспечение оргтехникой. Затем нам придётся переделать фирменные бланки и визитки сотрудников. Наконец, логистические работы - сам переезд. Чтобы уменьшить затраты компании, я предлагаю вам осуществить работы, связанные с компьютеризацией нового офиса силами наших IT-менеджеров: Джека Симпсона и Мела Харвиса. Но учтите, что поддержание IT-инфраструктуры компании в рабочем состоянии - важнейшая задача, и задействовать этих специалистов вы сможете лишь на 50% их рабочего времени.

Эндрю, сегодня вечером я жду от вас черновые варианты плана проекта для обеих опций «А» и «В». Можете считать, что для вас отсчёт времени начинается сегодня. Ночью я вылетаю в командировку для проведения серии переговоров и буду отсутствовать 5 дней. По возвращении я сообщу вам, по какому варианту мы будем осуществлять переезд

Задание 1. Обсудите в группах описанную ситуацию и проработайте «квадрат прояснения задачи» (см. ниже)