ОГЛАВЛЕНИЕ
1 Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации
2 Практические задания
Используемая литература
Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации
Систематизация документов
В любой организации решение проблем документационного обеспечения возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит от квалификации, от степени технической оснащенности, от учета технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых при работе с документами.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Организационный аспект включает разработку оптимальной структуры службы делопроизводства.
Практика выработала три формы организации работы с документами – централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения или одного сотрудника. Эта форма является наиболее рациональной, так как позволяет улучшить организацию труда работников, эффективно использовать оргтехнику. Однако полная централизация возможна только в небольших учреждениях.
|
|
При д ецентрализованной форме организации каждое структурное подразделение создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов. Эта форма характерна для тех учреждений, где аппарат территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.
Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном звене выполняются операции по созданию, систематизации, хранению документов.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в документах. Они являются основными средствами передачи информации, отражают планы, программы учреждения, выступают как предмет и результат труда.
Документы классифицируются по ряду признаков:
· по месту составления – внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);
· по содержанию – организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу;
· по особенностям происхождения - служебные и личные;
· по срочности – срочные (доверенности, командировочные удостоверения, телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой «срочно») и несрочные;
· по стадиям создания документа – черновики, подлинники, копии, дубликаты, выписки и отпуски;
· по степени сложности – простые (содержат один вопрос) и сложные (два и более);
· по способу фиксации – письменные, графические, акустические, фото и кинодокументы;
|
|
· по видам – типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные;
· по наименованию – устав, приказ, договор, акт, план и т.д.;
· по степени гласности – обычные, секретные и для служебного пользования;
· по срокам хранения – долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;
· по юридической силе – подлинные и подложные документы;
· по роду деятельности документы классифицируются на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.
Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
Имеются межотраслевые, отраслевые системы документации, в которых отражается специфика той или иной деятельности.
Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения) формируются в отдельные дела по видам документов и хронологии.
Документы коллегий группируются в два дела:
1. Протоколы и решения коллегии;
2. Документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, заключения, проекты решений и др. документы).
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
|
|
Протоколы в деле располагают в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, группируются в отдельные дела и систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в следующей последовательности:
· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
· заявление о приеме на работу; направление или представление;
· анкета, листок по учету кадров, автобиография;
· документы об образовании;
· выписка из приказа о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, о переводе, увольнении);
· дополнения к личному листку по учету поощрений;
· справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного назначения, которые группируются отдельно от личных дел).
Копии приказов о поощрении, изменении фамилии, о взыскании и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
Лицевые счета служащих и рабочих группируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления, жалобы граждан следует формировать в два дела раздельно:
· предложения и заявления по улучшению работы данной фирмы, учреждения;
· заявления граждан по личным вопросам.
Документы в этих личных делах следует располагать в хронологическом или алфавитном порядке.
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу, в которую заносят повторные заявления (жалобы) и дополнительные документы.
Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела.
Авторские свидетельства, патенты на изобретения, рационализаторские предложения, заявки о выдаче диплома на открытие, стандарты и т.д. группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному виду документа. Причем порядок расположения их в деле определяется правилами, которые предусматривают группировку документов в следующем порядке:
· внутренняя опись документов, находящихся в деле;
· рационализаторское предложение-заявление с описанием сущности предложения и с приложением в необходимых случаях эскизов, чертежей, схем;
· копия справки, выданной заявителю о получении от него рационализаторского предложения;
· копия письма заявителю о результатах рассмотрения его предложения;
· решение о принятии или отклонении рацпредложения;
· переписка по рационализаторскому предложению.
Машинограммы (документы, полученные с факсов, принтеров) группируются на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел.
Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных.
В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.
Переписка фирмы, организации группируется в дело за период календарного (учебного) года и систематизируется в хронологической последовательности: документ- ответ за документом запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса деле за предыдущий год, в котором хранятся ранее заведенные документы по этому вопросу.
Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями группируют по конкретным вопросам.