Какие документы регламентируют внутреннюю и внешнюю деятельность службы охраны труда? Список основных перечней, приказов, инструкций и прочих обязательных деловых бумаг.
У службы охраны труда (отдела, бюро или отдельного специалиста) должна быть документация, регламентирующая внутреннюю деятельность службы, а также ее деятельность по охране труда.
Итак, перечень документов по охране труда выглядит следующим образом:
- договор с учредителем;
- технические паспорта зданий;
- штатное расписание;
- должностные инструкции работников службы охраны труда;
- комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности учреждения (утверждается руководителем предприятия); положение об организации работы по охране труда на предприятии;
- приказ о создании службы (отдела) охраны труда, положение об отделе;
- приказ о введении в действие Положения об организации охраны труда;
- приказ о возложении обязанностей инженера по охране труда на специалиста или договор на проведение работ по охране труда (в случае отсутствия инженера по охране труда);
- перечень профессий и должностей, проходящих обучение и проверку знаний по охране труда, утвержденный руководителем организации;
- приказ о создании совместного комитета по охране труда и приказ об утверждении положения;
- коллективный договор;
- перечень инструкций по охране труда по профессиям или видам работ; инструкции по охране труда;
- журнал учета инструкций по охране труда и журнал выдачи инструкций по охране труда;
- журнал регистрации вводного инструктажа;
- программа вводного инструктажа;
- журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
- программа проведения первичных инструктажей на рабочем месте;
- перечень профессий и должностей, проходящих первичный, повторный и др. виды инструктажей по охране труда, утвержденный руководителем организации;
- перечень должностей работников, освобожденных от первичного и повторного инструктажей;
- перечень работ и профессий работников, к которым предъявляются повышенные требования безопасности;
- программы обучения безопасным приемам труда, оказания первой медицинской помощи;
- программы производственного контроля за состоянием охраны труда в организации;
- приказы о создании комиссии по проверке знаний безопасных методов труда, протоколы комиссии;
- протоколы проверки знаний рабочих по безопасности труда, удостоверения, журналы регистрации протоколов и удостоверений;
- удостоверения (протоколы проверки знаний) руководителей и специалистов по охране труда, журналы регистрации протоколов и удостоверений;
- приказ о назначении ответственных за организацию и производство работ повышенной опасности;
- журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности;
- личные карточки учета выдаваемых СИЗ;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- акты о несчастных случаях и материалы их расследования;
- перечень производств, профессий, при которых обязательны медицинские осмотры;
- сведения о прохождении медицинских осмотров работников;
- график проведения периодических медицинских осмотров;
- приказы о назначении ответственных за безопасную эксплуатацию электротехнического и грузоподъемного оборудования;
- перечень должностей работников, которые должны иметь 1 группу по электробезопасности;
- журнал учета присвоения группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу (приложение 6 к Межотраслевым правилам по охране труда (правилам безопасности) при эксплуатации электроустановок, утв. постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3; приказ Минэнерго России от 27.12.2000 № 163); журналы учета и содержания защитных средств, приемки и осмотра лесов и подмостей, протоколы измерений вредных производственных факторов;
- перечень должностей ИТР и электротехнологического персонала, которым необходимо иметь соответствующую группу по электробезопасности; удостоверения ИТР и элетротехнологического персонала о проверке знаний, журналы регистрации протоколов и удостоверений;
- приказ об утверждении перечня локальных нормативов обеспечения средствами индивидуальной защиты с указанием сроков пользования;
- перечень бесплатно выдаваемой специальной одежды, специальной обуви и др. средств индивидуальной защиты; перечень профессий и должностей работников, занятых на работах с вредными условиями труда, которым положена выдача молока и лечебно-профилактического питания;
- дополнительного отпуска и сокращенный рабочий день;
- предписания государственных надзорных органов;
- материалы по аттестации рабочих мест; нормативные акты, законодательство по охране труда, СанПиН, СниП и т. д.;
- журнал учета выдачи документации по охране труда;
- другие документы.
Естественно, данный перечень можно как сократить, так и расширить с учетом специфики деятельности организации.
Сроки хранения документов по охране труда Таблица составлена в соответствии с разделом 7 Приказа Минкультуры РФ «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 года № 558.
| Номер статьи в приказе № 558 | Вид документа | Срок хранения документа* | Примечание |
| Документы по СОУТ Документы (приказы, протоколы комиссии, решения, предложения, заключения, перечни рабочих мест, протоколы замеров факторов производственной среды, ведомости рабочих мест, карты хронометража, отчеты, декларации, карты СОУТ) по условиям труда. | 45 л. (1) ЭПК | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 л. | |
| Акты, предписания по охране труда; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 л. ЭПК | ||
| План работы по охране труда | Пост. | ||
| Переписка о разработке и ходе выполнения плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мероприятиях по улучшению условий и охраны труда | Пост. | ||
| Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 л. ЭПК | ||
| Планы мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников | 5 л. | ||
| Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков | 5 л. ЭПК | ||
| Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новым | ||
| Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новым | ||
| Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. | ||
| Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов | Пост.** | ||
| Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий | 75 л. | ||
| Правила по охране труда работающих инвалидов: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда | 75 л. ЭПК | ||
| Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций | 5 л. ЭПК | ||
| Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций | До замены новыми | ||
| Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций | 5 л. ЭПК | ||
| Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | 75 л. ЭПК | ||
| Договоры страхования работников от несчастных случаев | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая - 75 л. | |
| Программы обучения по охране труда, программы первичного инструктажа по охране труда, копии удостоверений о проверке знаний требований охраны труда, программа вводного инструктажа, перечень профессий и должностей, освобожденных от инструктажа на рабочем месте, перечень инструкций по охране труда, инструкции по охране труда, журнал учета инструкций по охране труда, журнал учета выдачи инструкций по охране труда, программа проведения обучения оказанию первой помощи | 5 л. | ||
| Протоколы проверки знаний требований охраны труда | 5 л. | ||
| Журналы регистрации инструктажей, приказ о создании постоянно действующей комиссии по проверке знаний требований охраны труда | 10 лет | ||
| Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда | 5 л. ЭПК | ||
| Извещения о пострадавших в результате несчастных случаев | 5 л. | ||
| Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 л. (1) ЭПК | (1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами - пост.** | |
| Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий | Пост.** | ||
| Переписка об авариях и несчастных случаях | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: | (1) Связанных с крупным материальным ущербом и | ||
| а) по месту происшествия | 75 л. (1) ЭПК | человеческими жертвами - пост.** | |
| б) в других организациях | 5 л. | ||
| Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 75 л. ЭПК | ||
| Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 10 л. ЭПК | ||
| Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению 5 л. ЭПК 636 Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. ЭПК | ||
| Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, смывающих и (или) обезвреживающих средств, молоком и равноценными продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 3 г. (1) | (1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения - 75 л. | |
| Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, средствами индивидуальной и коллективной защиты, смывающих и (или) обезвреживающих средств. | (1) После замены новыми | ||
| а) по месту составления и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
| Списки (ведомости) на выдачу молока, лечебно-профилактического питания | 1 г. | ||
| Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации | 5 л. ЭПК | ||
| Журналы учета исполнения предписаний проверяющих органов | 3 г. (1) | (1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале | |
| Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил | 3 г. | ||
| Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий | 3 г. | ||
| Списки контингентов должностей и профессий, подлежащих проведению обязательных медицинских осмотров и обязательного психиатрического освидетельствования: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Переписка о проведении медицинских осмотров и обязательных психиатрических освидетельствований работников | 5 л. | ||
| Анкеты обследования условий труда работников | 5 л. ЭПК |
Срок хранения "постоянно" (далее - Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения "до минования надобности" не может быть менее одного года. Отметка "ЭПК" ("ЦЭК", "ЭК") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".
