Теоретическая часть
Первоначальная настройка программного комплекса включает в себя ведение картотеки предприятий и процедуры начальной настройки.
Первый вход в систему всегда осуществляется пользователем с именем admin. Если это имя отсутствует, его следует ввести вручную (строчными латинскими буквами). Работа начинается с создания базы данных нового предприятия или нескольких новых предприятий, так как на одном компьютере можно вести учет сразу нескольких предприятий.
Главное меню организовано в соответствии с базовыми принципами учета и управления бизнесом. Левая часть окна представляет собой панель приложений и содержит группы и подсистемы, включенные в конфигурацию программы.
Правая часть окна представляет собой меню задач, относящиеся к конкретной подсистеме (приложению).
Если пользователь использует рабочую версию под своей персональной лицензией, то в левой части окна отображаются приложения, предусмотренные файлом лицензии. Если работа в системе БЭСТ-5 предусматривает разграничение прав доступа пользователей необходимо в начале работы определить их имена, пароли и права доступа.
Переход в базу данных другого предприятия можно осуществить выбрав в меню: Файл – Выбрать предприятие.
Последовательность действий при создании нового предприятия не зависит от того, выполняется ли данная операция при первом входе в систему или в процессе дальнейшей работы. Режим создания нового предприятия в момент первого запуска системы является обязательной операцией, а в процессе повседневной работы с программой доступ пользователей к данному режиму зависит от типа авторизации пользователей – упрощенная или полная авторизация. После инсталляции программного комплекса по умолчанию установлена упрощенная авторизация, при которой единственным пользователем системы является администратор, всегда имеющий доступ к режиму создания баз данных нового предприятия. В случае полной авторизации данный режим доступен лишь тем пользователям, которые имеют соответствующие права.
|
|
Создание нового предприятия осуществляется в следующей последовательности:
1 Ввести данные, относящиеся к создаваемому предприятию: Настройка – Базы данных – Создать базу данных (БД)
2 Выбрать вариант " Развернуть рабочую БД", в предлагаемую форму ввести название предприятия.
3 Указать путь к базе данных. Для нового предприятия следует создать каталог.
4 Выбрать из предлагаемого списка значение типа Вашего предприятия.
В случае упрощенной авторизации после создания базы данных необходимо выполнить Сервер - Подключение к серверу или воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов. В окне Подключение, ничего не изменяя, нажать кнопку ОК. Из списка доступных баз данных необходимо выбрать нужную и нажать кнопку ОК.
Если предприятие создается в процессе текущей работы (а не при первом входе в систему) и установлена полная авторизация, после подтверждения создания предприятия нужно назначить права доступа пользователей к созданному предприятию. Для этого следует закрыть программу БЭСТ-5 и запустить утилиту Менеджер пользователей: Пуск - Программы - Система БЭСТ-5 - Утилиты - Менеджер пользователей.
Для предприятия создать роли, под которыми пользователи будут иметь возможность осуществлять работу с этим предприятием и назначить для каждой созданной роли права доступа к приложениям программного комплекса.
|
|
Начальная настройка АИС БЭСТ-5
Перед началом работы необходимо выполнить настройку системы, которая включает в себя следующие этапы.
1 Выполнить начальную бухгалтерскую и техническую настройку: Настройка - Общие данные – Карточка предприятия.
2 Настроить рабочий план счетов: Финансы – Главная книга - Ведение системы счетов - Формирование плана счетов. Перед началом работы с программой следует выверить свой план синтетических счетов, для чего написать список необходимых счетов и субсчетов, которые используются сейчас или потребуются в недалеком будущем, выписать остатки по счетам на начало года и начало расчетного периода. Если эксплуатация программы начинается не с января, то надо выписать остатки и обороты по счетам за каждый прошедший месяц.
3 Спланировать систему многосегментного аналитического учета, которая зависит только от задач бухгалтерского учета на предприятии: Сегменты аналитики на счетах.
Наряду со стандартным набором аналитических счетов можно ввести любые аналитические счета. Например, на счете 51 открыть счета для учета движения средств по шифрам целевого назначения, хотя на этом счете аналитический учет, как правило, не ведется. Эта ситуация нестандартная и зависит только от особенностей предприятия. Большее количество аналитических счетов позволяет вести более подробный учет. Это приводит к возрастанию количества реквизитов при вводе данных и усложнению интерпретации данных.
|
|
4 Ввести начальные остатки по всем объявленным синтетическим и аналитическим счетам: Главная книга – Ведение системы счетов -Вступительный баланс. При наличии валютных остатков, кроме того, вводятся остатки по счетам в валюте.
5 Выполнить контроль счетов и остатков: Главная книга – Ведение системы счетов - Контроль счетов и остатков. В рамках контроля программа совершает ряд контрольных действий и выводит диагностику состояния системы счетов и файла проводок. В случае отсутствия ошибок программа выдает системное сообщение. Формально нарушение одного из видов контроля не запрещает дальнейшей работы пользователя, однако нужно четко представлять, что в этом случае отчетные данные могут давать неправильные результаты.
Настройка выполняется при начале работы с каждым приложением системы. Особенности настройки некоторых приложений системы описаны в следующих разделах учебного пособия.
Контрольные вопросы:
1 С чего начинается работа с АИС БЭСТ-5?
2 Какое имя имеет первый пользователь системы?
3 Сколько баз данных предприятий можно вести на одном компьютере?
4 Какие типы авторизации пользователей используются при создании баз данных?
5 Какова последовательность создания нового предприятия в АИС БЭСТ-5?
6 Перечислите этапы начальной настройки системы?
7 На каком этапе вводится дата начала учетного периода?
Практическая часть
Режим настройки
1 Создать и заполнить карточку Вашего предприятия с индивидуальным именем. Имя предприятия и значения реквизитов карточки заполняются по аналогии с примером, приведенным в табл. 3 и рис. 1, произвольными данными по выбору студента.
1.1 Загрузить систему управления предприятием БЭСТ-5.
1.2 В диалоговом окне "Подключение", ничего не изменяя, нажать кнопку ОК. Пароль не вводить. Откроется окно главного меню системы БЭСТ5.
1.3 Заполнить карточку Вашего предприятия: Настройка – Общие данные – Карточка предприятия (рис. 1).
Рис. 1 – Карточка предприятия
3 - Пример заполнения карточки предприятия
| Форма | Значение |
| Наименование предприятия | ООО "Мир" |
| ИНН | |
| КПП | |
| ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления) | |
| Руководитель предприятия: должность | Генеральный директор |
| ФИО | Соколов А.А. |
| Руководитель финансовой службы: должность | Главный бухгалтер |
| ФИО | Синицина В.П. |
| Почтовый адрес | Московская область, Подольский район, Починки |
| Телефон | (095) 599-25 77 |
| Факс | |
| Рег. номер в ПФ | |
| ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) |
1.4 Выбрать Ваше предприятие (вкладка Подключение, рис. 2).
Рис. 2 – Окно "Подключение" для выбора предприятия
2 Выполнить начальную настройку Вашего предприятия: Настройка - Общие данные – Настройка.
2.1 Просмотреть техническую настройку рабочей станции.
2.2 Выполнить бухгалтерскую настройку:
В поле "Начало расчетного периода" - ввести дату начала перехода на автоматизированный учет с помощью комплекса "БЭСТ-5" - 01.01. __ две последние цифры текущего года;
В поле "Код национальной валюты" – выбрать из списка Рубль РФ.
В поле "Поддержка валютного учета" снять флажок - √.
В поле "Разрешена корректировка проводок в книге хоз. опер» установить флажок – √.
Флажки в полях "Разрешена корректировка сумм в валютных документах" и "Разрешена корреспонденция с одинаковыми счетами" снять.
2.3 Заполнить справочник "Структурные подразделения": Персонал – Заработная плата – Кадровые справочники – Структурные подразделения (табл. 4).
4 - Справочник "Структурные подразделения"
| № п/п | Подразделение |
| Центральная контора | |
| МТФ 1 | |
| МТФ 2 | |
| Тракторно-полеводческая бригада №1 | |
| Тракторно-полеводческая бригада №2 | |
| Тепличный комбинат | |
| Строительный цех | |
| Автопарк | |
| Ремонтная мастерская | |
| Вспомогательные производства |
2.4 В режиме Настройка - Общие данные – Налоги и ставки налогов - Ставки налогов отредактировать справочник ставок НДС (табл. 5)
5 - Справочник ставок НДС
| Наименование | Значение |
| Ставка НДС № 1 | Без налога |
| Ставка НДС № 2 | 10,00 |
| Ставка НДС № 3 | 18,00 |
Для редактирования значений можно использовать клавишу Enter или пиктограмму 
- "Редактировать".
2.5 В режиме Настройка - Общие данные - Партнеры предприятия – Картотека партнеров: заполнить справочник типов контрагентов (табл. 6)
6 - Справочник типов контрагентов
| Наименование |
| Плательщик |
| Получатель |
| Поставщик |
| Покупатель |
2.6 Заполнить "Справочник партнеров". Ввести произвольные реквизиты Вашего предприятия, первая запись с кодом 000001(табл. 7).
7 Пример заполнения справочника партнеров
| Форма реквизита | Значение |
| Код | |
| Наименование | ООО "Мир" |
| Наименование (полное) | ООО "Мир" |
| Банк и его местонахождение | АК "Московский муниципальный банк-Банк Москвы" г. Москва |
| Филиал банка | Подольский филиал |
| Код банка (БИК) | |
| Номер расчетного счета | |
| Номер корр. счета | |
| ИНН | |
| Адрес предприятия | 129850,Московская область, Подольский район, Починки. |
| Код по ОКОНХ | |
| Код по ОКПО | |
| Телефон (юридический адрес) | (095)599-25-77 |
| Телефон (фактический адрес) | (095)599-25-77 |
| Тип предприятия | Плательщик (выбирается из справочника F2) |
2.7 Просмотреть остальные справочники в режимах:
· Настройка – Общие данные;
· Финансы – Главная книга – Формирование справочников.
3 Удалить валютные счета из справочника "Настройка переоценки счетов", поскольку на предприятии в соответствии с бухгалтерской настройкой не ведется валютный учет (режим: Ведение валютных счетов –Настройка переоценки счетов) клавишей F8.
4 Сформировать рабочий план бухгалтерских счетов: Финансы - Главная книга – Ведение системы счетов – Формирование плана счетов (табл. 8).
При выполнении операций использовать клавиши:
ALT + S - изменение статуса счета;
Shift+F4 - при вводе сегментов аналитики по счету;
кл. Пробел - установка отметки (флажка).
При настройке рабочего плана счетов:
- заполнить все характеристики по каждому счету или субсчету;
- добавить при необходимости новые счета/субсчета. Если у счета нет субсчетов, то его статус ОТКРЫТ. При открытии к данному счету субсчета необходимо предварительно изменить статус счета на ЗАКРЫТ;
- удалить ненужные счета/субсчета. При удалении счета/субсчета его статус должен быть ЗАКРЫТ;
- указать по каждому счету / субсчету используются или нет аналитические счета.
8 - Рабочий план бухгалтерских счетов