Методические указания и контрольные задания для обучающихся заочной формы обучения
по специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) среднего профессионального образования
(по программе базовой подготовки)
Нолинск,2016
РАССМОТРЕНО И ОДОБРЕНО к
применению на заседании ПЦК специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) председатель ПЦК/
Разработана на основе федерального государственного образовательного стандарта по специальности среднего профессионального
образования
38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
Разработчик:
Пестова О.Н., преподаватель общепрофессиональных дисциплин
1. ВВЕДЕНИЕ
Данное методическое пособие предназначено для обучающихся заочной формы обучения по специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), входящей в состав укрупненной группы "Экономика и управление".
Методическое пособие ставит своей целью оказание помощи обучающимся заочного отделения в организации их работы по овладению системой знаний и умений в объеме учебной программы.
Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной дисциплиной профессионального цикла. Дисциплина является обязательной дисциплиной в структуре основной профессиональной образовательной программы.
В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен уметь:
- оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий;
- использовать унифицированные формы документов;
- осваивать технологии автоматизированной обработки документации;
- осуществлять хранение и поиск документов;
- использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте.
В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен знать:
- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;
- основные понятия документационного обеспечения управления;
- системы документационного обеспечения управления;
- классификацию документов;
- требования к составлению и оформлению документов;
-организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.
Результатом освоения учебной дисциплины является овладение обучающимися общих и профессиональных компетенций:
| Код | Наименование результата обучения |
| ОК 1 | Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес |
| ОК 2 | Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество |
| ОК 3 | Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность |
| ОК 4 | Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития |
| ОК 5 | Владеть информационной культурой, анализировать и оценивать информацию с использованием информационно-коммуникационных технологий |
| ОК 6 | Работать в коллективе и команде, эффектно общаться с коллегами, руководством, потребителями. |
| ОК 7 | Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), результат выполнения заданий. |
| ОК 8 | Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации |
| ОК 9 | Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности. |
| ПК 1.1 | Обрабатывать первичные бухгалтерские документы. |
| ПК 1.2 | Разрабатывать и согласовывать с руководством организации рабочий план счетов |
| бухгалтерского учета организации. | |
| ПК 1.3 | Проводить учет денежных средств, оформлять денежные и кассовые документы. |
| ПК 1.4. | Формировать бухгалтерские проводки по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета. |
| ПК 2.1 | Формировать бухгалтерские проводки по учету источников имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета. |
| ПК 2.2 | Выполнять поручения руководства в составе комиссии по инвентаризации имущества в местах его хранения. Проводить подготовку к инвентаризации и проверку действительного соответствия фактических данных инвентаризации данным учета. |
| ПК 2.3 | Отражать в бухгалтерских проводках зачет и списание недостачи ценностей (регулировать инвентаризационные разницы) по результатам инвентаризации. |
| ПК 2.4 | Проводить процедуры инвентаризации финансовых обязательств организации. |
| ПК 3.1 | Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению налогов и сборов в бюджеты различных уровней. |
| ПК 3.2 | Оформлять платежные документы для перечисления налогов и сборов в бюджет, контролировать их прохождение расчетно-кассовым банковским операциям. |
| ПК 3.3 | Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению страховых взносов во внебюджетные фонды. |
| ПК 3.4 | Оформлять платежные документы на перечисление страховых взносов во внебюджетные фонды, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям. |
| ПК 4.1 | Отражать нарастающим итогом на счетах бухгалтерского учета имущественное и финансовое положение организации, определять результаты хозяйственной деятельности за отчетный период. |
| ПК 4.2 | Составлять формы бухгалтерской отчетности в установленные законодательством сроки. |
| ПК 4.3 | Составлять налоговые декларации по налогам и сборам в бюджет, расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование и формы статистической отчетности в установленные законодательством сроки. |
| ПК 4.4 | Проводить контроль и анализ информации об имуществе и финансовом положении организации, ее платежеспособности и доходности. |
Основной формой учебного процесса является индивидуальная самостоятельная работа с учебной литературой, интернет-источниками.
Изучение учебной дисциплины необходимо проводить в логической последовательности:
1 Усвоить учебный материал согласно программе.
2 Выполнить контрольную работу.
Учебным планом предусмотрена промежуточная аттестация в форме зачета и выполнение обучающимися одной контрольной работы.
На вопросы, возникшие в процессе работы, обучающиеся могут получить разъяснения на индивидуальной консультации у преподавателя.
2. ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
Раздел 1. Документирование управленческой деятельности Тема 1.1. Ведение. Документ и система документации.
Содержание учебного материала
Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь ее с другими дисциплинами. Понятие терминов «документ», «документирование»,
«документационное обеспечение управления». История развития научных представлений о документационном обеспечении управления. Современное состояние
документационного обеспечения управления. Нормативно – правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно – правовых форм. Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Тема 1.2. Организационно–распорядительные документы Содержание учебного материала
Унифицированная система организационно–распорядительной документации (ОРД). ГОСТЫна ОРД. Требования к оформлению документов. Классификация организационно–распорядительной документации: Организационные документы – устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего распорядка. Распорядительные документы - приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, инструкции. Справочно-информационные документы – докладная и служебная записка, объяснительная записка, акт, справка, служебные письма, факс, телеграмма, телефонограмма. Протокол.
Тема 1.3. Кадровая документация Содержание учебного материала
Документирование трудовых правоотношений. Состав и особенности оформления документов по личному составу. Комплектование личного дела. Автобиография. Резюме. Заявление о приеме на работу, приказы по личному составу.
Тема 1.4. Денежные и финансово-расчетные документы Содержание учебного материала
Особенности составления и оформления денежных и финансово-расчетных документов.Оформление доверенностей официальной и личной.
Тема 1.5.Договорно-правовая документация Содержание учебного материала
Понятие договора (контракта), соглашение, протокола. Типовая форма контракта. Основные разделы контракта. Виды договоров: купли-продажи. мены, поставки, на возмездное оказание услуг, поручения, комиссии и другие. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий к перевозчику. Формуляр отзыва на претензию. Образцы отзывов. Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление.
Раздел 2. Организация работы с документами
Тема 2.1. Понятие документооборота, регистрация документов Содержание учебного материала
Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций. Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, предприятия, организации; прием входящих документов, их обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством. исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.
Тема 2.2. Исполнение документов. Контроль исполнения. Содержание учебного материала
Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).
Тема 2.3. Организация оперативного хранения документов. Содержание учебного материала
Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях.
Тема 2.4. Подготовка документов к архивному хранению. Содержание учебного материала
Экспертиза ценностей документов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив. Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной службы России по архивному хранению документов. Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и архиве.
Тема 2.5. Использование ПЭВМ в делопроизводстве Содержание учебного материала
Компьютеризация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения управления. Машиночитаемая документация. Носители, применяемые при создании документов и требования к их оформлению.
Состав, порядок расположения и правила оформления основных реквизитов документов.
3. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
Согласно учебному плану по дисциплине студенты - заочники выполняют на втором курсе одну контрольную работу.
Работа выполняется по одному из двух рекомендованных вариантов и представляется для проверки в колледж.
Контрольная работа включает два задания.
Первое задание контрольной работы - теоретические вопросы, их следует излагать грамотно, четко, без сокращения слов.
Второе задание - практическое. В конце работы необходимо указать перечень использованной литературы и учебных пособий, дату и свою фамилию.
Основные требования к содержанию и оформлению контрольных работ:
- Самостоятельность разработки темы на основе углубленного изучения первоисточников и литературы к ней;
- Четкость и последовательность изложения материала в соответствии ссамостоятельно составленным планом; в текстовой части каждый вопросплана должен быть выделен отдельно;
- Наличие обобщений и выводов, сделанных на основе изученной литературы;
- Правильность оформления титульного лист
- Правильность оформления текста работы. Текст работы набирается в MicrosoftWord, работы оформляются на одной стороне стандартного листа формата А 4 (210х297 мм) белой односортной бумаги; работа оформляется на компьютере: текст оформляется шрифтом TimesNewRoman, кегль шрифта 14 пунктов, межстрочный интервал – полуторный; верхнее и нижнее поля - 20 мм; левое поле - 20 мм и правое- 10 мм; абзац должен быть равен 1,25 см. (Образец страницы компьютерного текста приведен в Приложении Б);
- Правильность оформления приведенных в работе цитат, сносок и ссылок наисточники приведенные в списке используемой литературы (см. Приложение
В); Наличие и правильное оформлениесписка литературы (с библиографическим оформлением, выполненным в соответствии с ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общиетребования и правила составления»)
- Объем работы должен составлять 15-20 страниц машинописного текста; Работа должна иметь следующую структуру:
- титульный лист;
- содержание;
- вопросы;
- список использованной литературы;
- приложения (по мере необходимости).
-«Содержание», заголовки вопросов, «Список использованных источников»Начинаютсяс новой страницы и набираются с прописной буквы с абзацногоотступа, жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Еслизаголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Также недопускается подчеркивание заголовка и переносы в словах;
-Страницы в работе нумеруют арабскими цифрами, с соблюдением сквознойнумерации по всему тексту. Номер проставляется в нижней части листасправа без точки в конце номера;
- Титульный лист работы включается в общую нумерацию, но номерстраницы на нем не проставляется.
4. ВАРИАНТЫДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫВопросы теоретические:
1. Становление делопроизводства в России 2.Цели, задачии принципы делопроизводства
3.Документ, его определение, виды документов в делопроизводстве 4.Основные реквизиты документов
5.Классификация документов
6.Понятие бланка, виды бланков и требования к их составлению
7.Значение и общая характеристика организационно-распорядительныхдокументов 8.Организационные документы (устав, штатное расписание,
должностнаяинструкция), понятие и требования к оформлению
9.Распорядительные документы (указ, приказ, инструкция); понятие итребования к оформлению
10.Распорядительные документы(распоряжение, постановление,положение); понятие и требования к оформлению
11.Нормативный характер распорядительных документов
12.Справочно-информационные документы (протокол, акт, докладнаязаписка); понятие и требования к оформлению
13.Справочно-информационные документы (служебная записка,предложение, объяснительная); понятие и требования к оформлению
14.Назначение, разновидности и требования к оформлению служебныхписем 15.Документы передаваемые по каналам связи (телеграмма,телефонограмма,
факсограмма, электронное письмо) и требования к ихоформлению 16.Понятие и принципы организации документооборота 17.Табель форм документов, применяемых в организации 18.Прием и первичная обработка входящих документов 19.Регистрация документов и формы их заполнения 20.Обработка исходящихи внутренних документов 21.Контроль исполнения документов
22.Правила составления номенклатуры дел
23.Организация работы с конфиденциальными документами 24.Понятие экспертизы ценности документов
25.Порядок проведения экспертизы ценности документов 26.Документирование трудовых правоотношений;
27.Особенности составления и оформления денежных и финансово-расчетных документов (Унифицированные и специализированныеформы первичного учета документов);
28.Систематизация документов, составление номенклатуры дел и подготовка документов к архивному хранению;
29.Законодательные акты и нормативно-методические документыФедеральной архивной службы России по архивному хранениюдокументов;
30.Порядок организации документооборота с использованием средствтелекоммуникаций
Схема распределения теоретических заданий
| Первая буква фамилии | Номер теоретического задания |
| А, Ф | 1, 16 |
| Б, К | 2, 17 |
| В, Л | 3, 18 |
| Г, М | 4, 19 |
| Д, Х | 5, 20 |
| Е, О | 6, 21 |
| Ж, П | 7, 22 |
| Р, Щ | 8, 23 |
| С, Ш | 9, 24 |
| Т, Э | 10, 25 |
| У, Ч | 11, 26 |
| Н, Ю | 12, 27 |
| И, Я | 13, 28 |
| З | 14, 29 |
| Ц | 15, 30 |
Практические задания:
Задание 1. Составить номенклатуру дел ОАО «Новые зори», используя следующиереквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата,регистрационный номер, место составления, гриф утверждения. Текст состоит в виде таблицы (5 столбцов и 5 строк, в которых указать индекс дела,заголовок дела, количество дел, срок хранения, примечание)
Например,
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество | Срок хранения | Примечание |
01-Финансовый отдел
| 01-01 | Годовой финансовый план | Постоянно Ст.135 | Дело заведено |
Задание 2. Напишите докладную записку на имя руководителя АО “Вымпел” окомандировании вг. Орел старшего инженера планово-экономическогоотдела Смирнова П.В. с 15.03.11 сроком на 5 дней для выступления сдокладом на семинаре “Совершенствование системы заключенияхозяйственных договоров”
Задание 3. Напишите приказ по АО “Космос” об итогах документальной проверкисостояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указаныследующие недостатки:
1. В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы.
2. В канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности.
3. В бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику по ремонту оргтехники не подтверждена актами о выполнении работ.
Недостающие реквизиты оформите самостоятельно
Задание 4. Оформите приказ, используя следующие данные: Министерство образованияРФ. ПРИКАЗ. 12.07.11. No 41 Москва. Об утверждении примернойноменклатуры дел и типового положения о постоянно действующейэкспертной комиссии средних специальных учебных заведений.
Текст: Вцелях совершенствования работыс документами в средних специальныхучебных заведениях ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерную номенклатурудел и типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссиисредних учебных заведений. 2. Учебным заведениям в работе со служебнымидокументамируководствоваться данным приказом, утвержденнымминистром.
3. Главному управлению по образованию установить постоянныйконтроль за работой со служебными документами в подведомственныхучебных заведениях в соответствии с настоящим приказом. Контроль заисполнением приказа возложить на зам. министра А.В.Смолякова.Подпись:Министр образования РФ.
Задание 5. Оформите протокол, используя следующие данные. Оформите выписку изпредыдущего протокола по второму вопросу повестки дня. Если естьнедостающие реквизиты,добавить самостоятельно.
Министерство образования РФ. ПРОТОКОЛ. Москва. Заседания экспертнойкомиссии.
Текст: Председатель-А.В.Иванов, секретарь–Н.А.Овчинникова.Присутствовали: 9 человек. Повестка дня: 1. О рассмотрении своднойноменклатуры дел министерства образования РФ. Информация зав. Общимотделом А.С.Слуцкой. 2. О подготовке документов к передаче нагосударственное хранение. Информация зав. архивом В.И.Беловой.СЛУШАЛИ: Слуцкую А.С.–Информация прилагается. ВЫСТУПИЛИ:Соловьева В.М. (зав. архивом)–Номенклатура дел министерстваподготовлена на основании номенклатур дел, разработанных структурнымиподразделениями. Все подразделения министерства представилиноменклатуры в установленные сроки. В этих номенклатурах полно отраженкомплекс документов, откладывающихся в деятельности подразделений,учтены требования, предъявляемые к формированию дел и составлениюзаголовков, включенных в номенклатуру. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобритьноменклатуру дел министерства на 2011 год. 2. Представить номенклатурудел насогласование в Государственный архив РФ. СЛУШАЛИ: Белову В.Н.–В ходе подготовки документов к передаче на государственное хранение быливыделены к уничтожению как имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы за 2006- 2001 гг. Экспертизапроводилась в соответствии с “Перечнем...”. За эти же годы подготовленыдля утверждения описи дел постоянного хранения. ВЫСТУПИЛИ: ГрачеваН.А.–Текст выступления прилагается. ПОСТАНОВИЛИ:1. Одобрить акт от00.00.00 No 00 о выделении к уничтожению описи дел постоянного хранения.Председатель А.В.Иванов. Секретарь Н.А.Овчинникова.
Задание 6. Оформите информационное письмо, используя следующие данные:Художественно-производственное объединение Московский двор. Малыйтрехгорный переулок,8/10,помещение No1. Москва, 123336 телефон: 449-84-20 р\с No 567890 в Киевском филиале индустриального банка, МФО 345671ОКПО 123456432112 ОГРН 123423460000 ИНН\КПП 12345212390/22300098725 марта 20010г. No 23/56 на No
47 от 27 марта 2010г. О задержки сдачи работ.Фирма «Камелия»,ул. Советская, д 45. Москва 163020. Уважаемые господа!От имени нашего объединения приносим вам свои извинения за задержкусдачи работ по выполнению художественного оформления вашего офиса.Хотим заверить вас, что работы будут выполнены в срок, оговоренный внаших предварительных переговорах. Также просим вас учесть, что резкоеповышение цен в стране может повлечь за собой увеличение суммы нашегодоговора. Заранее благодарны. С уважением директор С.А.Харьков.Ю.В.Гаврикова 234 – 78 – 7
Задание 7. Составьте распоряжение фирмы АО «Заря», для составления графикаотпусков, где директор предлагает: руководителям отделов представить вотдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срокаочередного отпуска в текущем календарном году. Срок предоставлениясписков 15 дней. Начальнику отдела кадров представить сводный графикотпусков директору; секретарю ознакомить всех исполнителей сраспоряжением. Контроль возложить на зам.директора Петрову А.И.Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
Задание N 8. Составьте структуру и штатную численность аппарата управления торговогодома «Спортивная жизнь» от 21.01.2014 года, имея следующие наименованияструктурных подразделений: 01-руководство; 02-канцелярия; 03 – отделкадров; 04– бухгалтерия; 05-отдел по работе с клиентами; 06 – техническийотдел. Наименование должностей: начальник канцелярии, заместительгенерального директора по коммерческим вопросам, секретарь, инспектор,архивариус, менеджер, кассир, генеральный директор, начальник отделакадров, главный бухгалтер, заведующий складом, бухгалтер, начальниктехнического отдела, экспедитор.
Схема распределения практического задания
| Первая буква фамилии | Номер практического задания |
| А, И, С, Ш | |
| Б, К, Т, Э | |
| В, Л, У, Ю | |
| Г, М, Ф, Я | |
| Д, Н, Х | |
| Е, О, Ц | |
| Ж, П, Ч | |
| З, Р, Щ |
5. ВОПРОСЫДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ПРОМЕЖУТОЧНОЙ АТТЕСТАЦИИ В ФОРМЕ ЗАЧЕТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ
1. Предмет документационного обеспечения управления, значение дисциплины.
2. Нормативно-правовая база ДОУ, государственная система ДОУ.
3. Стандартизация и унификация системы ДОУ.
4. Документ, требования, предъявляемые к нему, функции документа.
5. Классификация документов.
6. Требования к оформлению документов.
7. Виды организационно-распорядительных документов. Оформление приказа, протокола, письма.
8. Документооборот, основные принципы работы с документами.
9. Порядок работы с входящими и исходящими документами.
10. Порядок работы с внутренними и конфиденциальными документами.
11. Регистрация документов.
12. Номенклатура дел.
13. Формирование и оформление дел.
14. Оперативное хранение дел.
15. Подготовка дел к передаче в архив.
6. ЛИТЕРАТУРА