Пояснительные записки выполняют одним из следующих способов:
– с применением печатающих и графических устройств вывода ПК. Использовать шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер (кегль) – 14. Межстрочный интервал полуторный, интервалы между абзацами принимаются нулевыми.
– рукописным с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм, межстрочное расстояние 8 или 10 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко, черной пастой.
Поля: 25…35 мм слева, 10 мм справа, 15…20 мм сверху и снизу.
Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти буквам (12,5…17 мм).
Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения текста, допускается исправить закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) графическим или рукописным способом чертежным шрифтом.
Текст пояснительной записки при необходимости разделяют на разделы, а разделы – на подразделы.
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всей пояснительной записки, обозначенные арабскими цифрами без точки. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
Если пояснительная записка не имеет подразделов, то нумерация пунктов в ней должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:
1 АНАЛИЗ УСЛОВИЙ И ОХРАНЫТРУДА НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1 Анализ условий труда в животноводстве
1.2 Нумерация пунктов первого раздела
1.3
2 СПЕЦИАЛЬНАЯ ОЦЕНКА УСЛОВИЙ ТРУДА
2.1
2.2 Нумерация пунктов второго раздела пояснительной записки
2.3
Если пояснительная записка имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.
Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении пояснительной записки печатным способом должно быть равно 1 интервалу, при выполнении рукописным способом – 8 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела – 1 интервал, при выполнении рукописным способом – 8 мм.
Каждый раздел пояснительной записки рекомендуется начинать с нового листа (страницы).
Нумерация страниц пояснительной записки и приложений, входящих в ее состав, должна быть сквозная. Номер на титульном листе не проставляется, хотя в число счетных страниц входит.
Текст пояснительной записки должен быть четким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется чтобы», «не допускается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова – «могут быть», «как правило» и т.д.
В тексте ПЗ должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе.
В тексте пояснительной записки не допускается:
– применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
– применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
– применять произвольное словообразование;
– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русского языка, соответствующими стандартами, а также в данном документе;
– сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.
Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснение каждого символа следует давать в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться без «красной строки» со слова «где» без двоеточия после него.
Пример: скорость V, м/с вычисляют по формуле
, (1)
где S – расстояние, м;
t – время, с.
Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.
Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «
».
В пояснительной записке формулы могут быть выполнены печатным способом или чертежным шрифтом высотой не менее 2,5 мм. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается.
Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают – (1).
Допускается нумеровать формулы в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой. Например, формула (1.1).
Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например,... в формуле (1).
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например, формула (В.1).
Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.
Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа, так и в конце его. Иллюстрации (чертежи, графики, схемы, компьютерные распечатки, диаграммы, фотоснимки) следует располагать непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Иллюстрации могут быть в компьютерном исполнении, в том числе и цветные. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте.
Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например: рисунок А.3.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенный точкой. Например: рисунок 1.1.
При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.
Иллюстрации при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают под рисунком, применяя шрифт кегль 12 и располагают следующим образом:
а) б)
а- средство измерения ультразвука; б- средство измерения шума и вибрации
Рисунок 1 – Средства измерения виброаккустических факторов
Правила оформления диаграмм, изображающих функциональную зависимость двух или более переменных величин в системе координат, устанавливает ГОСТ 2.319-81 «Правила выполнения диаграмм».
Оси координат, оси шкал, ограничивающие поле диаграммы, следует выполнять толстой линией. Линии координатной сетки и делительные штрихи следует выполнять сплошной тонкой линией.
Значение величин, связанных изображаемой функциональной зависимостью, следует откладывать на осях координат в виде шкал.
Диаграммы для информационного изображения зависимостей допускается выполнять без шкал значений величин. При этом оси координат следует заканчивать стрелками, указывающими направление возрастания значений величин.
Функциональные зависимости предпочтительно выполнять сплошной линией. Толщина линии определяется требуемой точностью отсчета. При изображении двух и более функциональных зависимостей на одной диаграмме допускается использовать линии различных типов (сплошную, штриховую и т.д.).
Если в определенной области совпадают две и более линии, следует вычерчивать одну из них.
Точки, полученные путем измерения или расчетов, допускается обозначать графически, например кружком, крестиком и т.п. Обозначения точек должны быть в пояснительной части диаграммы.
Числа у шкал следует размещать вне поля диаграммы и располагать горизонтально.
Обозначение величины (символ) размещается у середины шкалы с еѐ внешней стороны, а при объединении символа с единицей измерения в виде дроби – в конце шкалы. В диаграмме без шкал обозначение величины следует размещать вблизи стрелки, которой заканчивается ось.
Единицы измерения наносят:
а) в конце шкалы между последним и предпоследним числами шкалы;
б) вместе с обозначением переменной величины после запятой;
в) в конце шкалы после последнего числа в виде дроби, в числителе которой обозначение величины, а в знаменателе – единица измерения.
Пересечение надписей и линий на диаграмме не допускается. При недостатке места следует прерывать линию.
Материал, дополняющий текст пояснительной записки, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритма и программ задач, решаемых на ЭВМ и т.д.
Приложение оформляют как приложение данного текста пояснительной записки на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.
Приложения могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера.
В тексте пояснительной записки на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним.
Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения.
Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.
Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
Если в пояснительной записке одно приложение, оно обозначается «Приложение А».
Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Текст каждого приложения при необходимости может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.
Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.
Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другую страницу. При переносе части таблицы на другую страницу слово «Таблица» и номер ее указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы, например: «Продолжение таблицы 1». При переносе таблицы на другую страницу заголовок помещают только над ее первой частью.
Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк. При оформлении таблицы необходимо использовать шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер (кегль) – 12. Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.
На рисунке 2 представлен пример оформления таблицы.
Таблица 2.2 – Классы условий труда
| Класс условий труда | Первый класс | Второй класс | Третий класс | Четвертый класс |
| Оптимальный | ||||
| Допустимый | ||||
| Вредный | ||||
| Опасный |
Рисунок 2 – Пример оформления таблицы
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенный точкой.
На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.
Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.
Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.
Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Расстояние между строками таблицы должно быть не менее 8 мм.
Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости – в приложении к пояснительной записке.
Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.
Слова «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» или «Окончание таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в ПЗ, то эти данные следует обозначать надстрочными знаками сноски.