Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок организациями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т. п. Организации-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования-поручения и счета-фактуры, передают их или пересылают почтой покупателю, последние после акцепта передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учет выполнения договорных обязательств в организации осуществляет отдел маркетинга, поэтому платежные требования-поручения и счета-фактуры в первую очередь поступают в этот отдел или в финансовый. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов (ф. № М-1), делают отметку в книге учета выполнения договоров и ак-цептуют, т. е. дают согласие на оплату.
Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Счет по отношению к балансу - пассивный; сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности организации поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам; оборот по дебету - о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту - о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц.
Ведется учет расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6. Это комбинированный регистр, аналитический учет в котором организуется в размере каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается этот журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца, а именно:
По акцептованным платежным документам, срок оплаты кото-рых не наступил, или просроченным - материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60).
По акцептованным платежным документам оплаченным - материалы не поступили (справочно "За неприбывший груз", сальдо нет).
По акцептованным платежным документам неоплаченным - материалы не поступили (справочно "За неприбывший груз" и сальдо на начало месяца).
Сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для оплаты их не поступили).
Журнал-ордер № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале-ордере № 6 записываются: номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам организации и стоимость по платежному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе.
По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.
Порядок учета неотфактурованных поставок. Неотфактурованными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили в организацию без платежного документа. На складе приходуют их, выписывая приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию, где материалы по акту расцениваются. В графе "Номер счета" ставится буква Н, т.е. необходимость получения платежного документа в данном месяце уже отпала. Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы, которые отсутствуют. По мере поступления платежных документов на эту поставку в следующем месяце они акцептуются организацией, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе "Акцепт" в сумме платежного требования, а по строкам: сальдо (незаконченных расчетов) ранее записанная сумма по учетным ценам сторнируется то же по группе материалов и в графе "Акцепт". Расчеты с поставщиком таким образом по этой поставке будут закончены.
Порядок учета материалов в пути. Материалами в пути называются такие поставки, по которым организация акцептовала платежные документы, право собственности на МПЗ перешло к покупателю, но они на склад еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы, независимо от того оплачены они банком или не оплачены.
При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом
(ф. № М-7). Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам организации или по договорным.