Создание и функционирование разрешительной системы доступа персонала предприятия к информации направлены, в первую очередь, на решение стоящих перед предприятием задач и достижение основных целей его деятельности.
Основополагающим принципом нормативно-правового регулирования процесса ознакомления конкретного работника предприятия со сведениями, составляющими коммерческую тайну, является правомерность доступа этого работника к конкретным сведениям или их носителям.
Основные условия правомерного доступа персонала к коммерческой информации включают:
- подписание работником обязательства о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну, а также трудового договора, который в соответствии со ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации может содержать эти обязательства;
- наличие у работника оформленного в установленном порядке допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
- наличие утвержденных руководителем предприятия должностных (функциональных) обязанностей работника, определяющих круг его задач и объем необходимой для их решения информации;
- оформление разрешения руководителя предприятия на ознакомление работника с конкретной информацией, являющейся коммерческой тайной, и ее носителями.
В структуре управления процессом доступа особое место занимают руководитель предприятия и его заместители. Однако наиболее важная роль в этой структуре отводится руководителям структурных подразделений предприятия, сотрудники которых непосредственно допускаются к коммерческой тайне (работают с носителями сведений, составляющих коммерческую тайну). Эти руководители наделяются правом определять степень доступа непосредственно подчиненных им сотрудников к конкретным сведениям (носителям).
В зависимости от категорий сотрудников предприятия или командированных лиц, необходимости ознакомления их с теми или иными сведениями (в пределах должностных обязанностей или в объеме предписания на выполнение задания) соответствующие руководители определяют права этих лиц на доступ к информации.
Права сотрудников на доступ к коммерческой тайне и работу с ее носителями регулируются разрешениями полномочных должностных лиц, оформленными в письменном (документальном) виде.
Оформление таких разрешений осуществляется руководителем предприятия, его заместителями и руководителями структурных подразделений в отношении непосредственно подчиненных им сотрудников. На практике наиболее распространены следующие способы документального оформления разрешений (формы разрешительных документов):
- составление именных (должностных) списков сотрудников, допускаемых к той или иной информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, в обязательном порядке содержащих должности и фамилии сотрудников и категории сведений (документов), к которым они допускаются;
- оформление разрешения непосредственно на документе (носителе информации) в виде резолюции (поручения), адресованного конкретному сотруднику;
- указание (перечисление) в организационно-плановых и иных документах предприятия сотрудников (их фамилий), которые при решении конкретных производственных и иных задач должны быть допущены к определенной информации, составляющей коммерческую тайну предприятия.
Основным внутренним организационно-распорядительным документом предприятия, регулирующим вопросы доступа всех категорий работников и иных лиц к коммерческой тайне, является положение о разрешительной системе доступа к информации, составляющей коммерческую тайну.
Разработку данного положения осуществляет, как правило, специально создаваемая комиссия предприятия, которая состоит из представителей его структурных подразделений, осуществляющих производственную, хозяйственную и иные виды деятельности.
Члены комиссии должны знать специфику работы предприятия, порядок организации и обеспечения защиты конфиденциальной информации. В состав комиссии в обязательном порядке входят сотрудники службы безопасности предприятия. В целях более точного определения ограничений для конкретных лиц на доступ к различным категориям информации (с учетом ее тематики) комиссия может включать несколько подкомиссий. Методическое руководство деятельностью комиссии (подкомиссий) осуществляет служба безопасности предприятия.
Разработке положения предшествует всесторонний анализ различных документов (материалов), проводимый в целях выявления и классификации всех информационных потоков, существующих на предприятии. В ходе анализа изучаются все направления и стороны деятельности предприятия, в том числе его взаимодействие с организациями-соисполнителями и заказчиками, работа диссертационных советов, образовательная деятельность и т.п. После получения результатов анализа формируется структура положения (готовится его проект).
Основными разделами положения являются:
- общие требования по доступу работников к коммерческой тайне;
- порядок доступа к носителям информации, имеющим различные категории (степени) конфиденциальности;
- порядок доступа к делам и документам архивного хранения;
- порядок копирования (размножения) документов и рассылки их нескольким адресатам;
- порядок доступа к носителям информации командированных лиц, представителей органов местного самоуправления, различных территориальных и надзорных органов;
- порядок доступа к информации (ее носителям) в ходе проведения совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
После разработки положение утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения непосредственных исполнителей, указанных в нем мероприятий (работ), а также до сведения каждого сотрудника предприятия в части, касающейся данного сотрудника (в необходимых случаях — под расписку).
В вопросах разработки положения, реализации его требований и контроля за выполнением предусмотренных мероприятий особая роль отводится службе безопасности, в задачи которой входит:
- проведение мероприятий, направленных на ограничение круга лиц, допускаемых к конкретной информации (ее носителям);
- выявление фактов неправомерного доступа лиц к коммерческой тайне;
- оценка эффективности принимаемых руководителями структурных подразделений предприятия мер по исключению утечки информации;
- подготовка предложений о внесении изменений в должностные инструкции и иные документы, определяющие задачи и функции подразделений (отдельных должностных лиц) предприятия;
- разработка и представление на утверждение руководителю предприятия проектов внутренних организационно-распорядительных документов по вопросам защиты коммерческой тайны, в том числе определяющих порядок функционирования разрешительной системы доступа;
- методическое руководство деятельностью должностных лиц и структурных подразделений по реализации положения о разрешительной системе доступа к коммерческой тайне предприятия.
Наиболее важная функция службы безопасности предприятия — контроль за соблюдением его сотрудниками положений организационно-плановых и распорядительных документов, регламентирующих вопросы создания и функционирования разрешительной системы доступа, в целях исключения случаев неправомерного доступа сотрудников предприятия, а также командированных лиц к коммерческой тайне.
Служба безопасности контролирует:
- наличие оформленного в установленном порядке допуска сотрудников к коммерческой тайне;
- соответствие выданного руководителем структурного подразделения предприятия разрешения требованиям разрешительной системы;
- правомерность передачи носителей сведений, содержащих коммерческую тайну, на другие предприятия;
- соблюдение работниками предприятия установленных требований по работе с носителями сведений, составляющих коммерческую тайну, на рабочих местах;
- правомочность и целесообразность использования материалов, содержащих коммерческую тайну, на конференциях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых с привлечением представителей других организаций.
Результаты контроля используются при анализе состояния дел в сфере защиты коммерческой тайны на предприятии и служат основой для доработки (уточнения) отдельных положений организационно-распорядительных документов, регулирующих вопросы функционирования разрешительной системы на предприятии.