Указывается наименование, номер и дата принятия документа.
Например (по должностной инструкции главного бухгалтера):
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Положением о главной бухгалтерии от 15.09.98 № 1—41.
Подпись руководителя структурного подразделения
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой организации (отделом организации и оплаты труда). Однако ее могут разработать и иные структурные подразделения.
В том случае, если должностная инструкция составлялась кадровой службой, проставляется подпись ее руководителя, а в случае составления иными структурными подразделениями – их руководителями.
В состав реквизита “Подпись” входят:
· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
· личная подпись;
· расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Начальник кадровой службы Личная Ф.А. Карпов
Согласование
Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовать с соответствующим структурным подразделением или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Личная подпись Т.Ф. Макаров
18.10.99
Приведенная форма – это унифицированная форма данного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству. Эти разделы должны быть обязательно. А дальше можно написать еще сколько угодно пунктов. Это тот костяк, тот минимум, без которого нет этого документа.
Для единообразного порядка разработки, согласования и утверждения должностных инструкций в организации целесообразно разработать схему по нижеприведенному образцу:
Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.
Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения организации. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие подразделения организации.
Должностные инструкции составляются в соответствии со специальным ГОСТом, который существует на все кадровые документы – 6.38.90 ("Требования к оформлению документов").
2.4. Юридическая сила должностной инструкции
На юридическую силу влияют три группы реквизитов.
1. Первая группа называется "Реквизиты бланка". Служебная документация не пишется на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А4 и написать: "Утверждаю", "Должностная инструкция" – писать необходимо на бланках. Для каждого вида документов существуют определенные бланки. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и так далее.
2. Вторая - "Реквизиты состава удостоверения документов".
3. Третья группа реквизитов - это "Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления".
Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа (должностная инструкция), оставить место для даты, место для номера и написать название города. Некоторые недовольны тем, что наименование «должностная инструкция» пишется в углу. В принципе, если сделать название в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.
2.5. Внесение изменений в текст должностной инструкции
В целом инструкция может действовать годами. Изменения требуются только в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием организации и т.д.
Некоторые кадровики обновляют должностные инструкции, например, если сменился работник, расписавшийся на инструкции. Следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность.
Встречается и другая довольно распространенная ошибка. В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции просто вычеркивается и делается новая запись. В этом случае зачеркивание не допускается.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.
Глава 2.
Анализ должностных инструкций
Итак, в практической части своей курсовой работы я должна проанализировать должностные инструкции, а именно должностные инструкции сотрудников Отдела организационно-кадровой работы и контроля департамента земельных и имущественных отношений мэрии г. Новосибирска, в котором я проходила практику. Для анализа я взяла три должностные инструкции: должностные инструкции двух главных специалистов и должностную инструкцию техника отдела.
Анализ должностной инструкции главного специалиста отдела организационно-кадровой работы и контроля
Первый раздел как по нормативной структуре, так и в моей инструкции называется “Общие положения”. Его содержание также соответствует структуре, т.е. в нем отражены все пункты (Назначение должности; Структура подчинения и взаимодействия; Нормативные документы, регламентирующие деятельность; Процедуры назначения на должность и освобождения от должности). Недочетом является только то, что не указаны Процедуры замещения должности во время отсутствия. Кроме того, не освещено внутридолжностное квалификационное категорирование.
Второй раздел называется “Должностные обязанности”, и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников. Но по этому поводу не могу сказать ничего определенного (все они отражены или не все), поскольку у меня нет на руках должностных инструкций всех сотрудников отдела. Единственное, хочу сказать по поводу последнего пункта: “Выполнение других поручений, даваемых начальником отдела организационно-кадровой работы и контроля”. Необходимо отметить, что поручения должны даваться только в рамках должности и в рамках должностных обязанностей данного работника.
Следующий раздел “Права” соответствует структуре. Правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей, иначе бы это послужило поводом для превышения властных полномочий. Недочетом является то, что последний пункт начинается конструкцией “Имеет право на…”, в то время как предыдущие пункты начинались с глаголов в неопределенной форме. Поэтому чтобы сохранить “синхронность” синтаксических конструкций, необходимо перестроить предложение в последнем пункте так, чтобы оно тоже начиналось с инфинитива.
Четвертый раздел как по нормативным требованиям, так и по моей инструкции называется “Ответственность”. Содержание его в целом соответствует требованиям, только вместо указания соответствующих форм ответственности за определенные нарушения здесь даны ссылки на законы, что в принципе допустимо.
В большинстве источников четвертый раздел является последним. Но на лекциях говорилось, что существует еще раздел “Требования объективной квалификации”, который в случае четырех разделов должен был быть освещен в Общих положениях.
В моей должностной инструкции имеется еще 5-й и 6-й разделы “Профессиональные знания” (что является одним из подпунктов Требований объективной квалификации) и “Квалификационные требования” (которые и нужно было указать в Общих положениях). Здесь же они выделены в отдельные разделы, но тем не менее освещены.
По нормативам в конце документа должно быть три подписи. Но в моей должностной инструкции одна в принципе отсутствует: нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию (руководителя кадровой службой или структурного подразделения). Гриф СОГЛАСОВАНО выполнен не совсем верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. В реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ также не хватает расшифровки подписи и даты.
Гриф об утверждении сделан в целом в соответствии с требованиями, только не достает даты (есть только год).
Анализ должностной инструкции главного специалиста отдела организационно-кадровой работы и контроля
Раздел “Общие положения” должностной инструкции второго главного специалиста идентичен должностной инструкции первого главного специалиста (за исключением второго пункта, где перечислено меньшее количество объектов взаимодействия, чем в первом случае), поэтому останавливаться на анализе первого раздела не буду.
Следующий раздел “Должностные обязанности” соответствует структуре. От первой инструкции отличается набор обязанностей, поскольку это все-таки другой человек. А в целом замечания для раздела такие же, как и в первом случае.
Раздел “Права” тоже практически идентичен соответствующему разделу первой должностной инструкции, только менее объемный (в нем на 1 пункт меньше). Комментарии и рекомендации аналогичны первому случаю.
Раздел “Ответственность” абсолютно совпадает с первой инструкцией, поэтому останавливаться на нем не буду.
Пятый раздел называется “Профессиональные знания”, но в данной должностной инструкции название почему-то не напечатано. Возможно это издержки ксерокопирования. Этот раздел также как и последний (“Квалификационные требования”) полностью идентичен первому документу. Поэтому замечания аналогичны.
Как и в первом случае почему-то нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию. Гриф СОГЛАСОВАНИЯ выполнен не верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. А в реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ вообще подпись не стоит. Как работник руководствуется данным документом – не понятно.
Гриф УТВЕРЖДАЮ оформлен верно, но не хватает даты.
Анализ должностной инструкции техника отдела организационно-кадровой работы и контроля
Первый раздел как по нормативной структуре, так и в данной инструкции называется “Общие положения”. Его содержание соответствует требованиям, т.е. в нем отражены все необходимые пункты. Минусом по структуре является только то, что не указаны Процедуры замещения должности во время отсутствия. И замечания по содержанию: почему-то в пункте “Назначение должности” имеется фраза “В своей работе взаимодействует с муниципальными служащими департамента”. На мой взгляд, ее нужно поместить в пункт “Структура подчинения и взаимодействия”. Абсолютно мне не понятна фраза из 3-го пункта: “…и нормативно-правовых актов муниципалитета в интересах населения города, соблюдение и защиту прав и законных интересов горожан ”. Как выделенное курсивом относится к Нормативным документам, регламентирующим деятельность, неизвестно. Вероятно, это оборванная фраза, скопированная откуда-то, у которой просто отсутствует начало.
Второй раздел называется “Должностные обязанности”, и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям. По содержанию нет никаких замечаний, кроме опять же последнего пункта: “Выполнение других поручений, даваемых начальником отдела организационно-кадровой работы и контроля”. Необходимо отметить, что поручения должны даваться только в рамках должности и в рамках должностных обязанностей данного работника.
Следующий раздел “Права” соответствует нормативной структуре. Также правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей.
Раздел “Ответственность” соответствует требованиям, и отличается от предыдущих инструкций по сути только набором источников, в которых предусмотрена ответственность. В остальном он совпадает с предыдущими документами, поэтому повторяться не буду. Все замечания описаны в анализе соответствующего раздела первой инструкции.
Пятый раздел называется “Профессиональные знания”. Комментарии по этому поводу были даны в анализе первой инструкции. Он хотя и несколько отличается от соответствующих разделов первых двух инструкций набором документов, которые необходимо знать работнику, но в целом по структуре такой же. Промахом тут является то, что в пункте 5.1. уже упоминался Устав г. Новосибирска, а в пункте 5.2. он повторяется.
Последний шестой раздел, судя по его содержанию и по предыдущим должностным инструкциям, должен называться “Квалификационные требования”, а его здесь назвали так же как пятый раздел - “Профессиональные знания”. Но это вероятно просто опечатка.
Содержание же этого раздела вообще представляет собой какое-то несогласованное предложение, о точном смысле которого остается только догадываться: “Среднее профессиональное образование по специальности образование, считающееся равноценным, без предъявления требований к стажу”.
По поводу трех подписей, требуемых в конце документа – опять нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию (руководителя кадровой службой или структурного подразделения). Гриф СОГЛАСОВАНО выполнен не совсем верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. В реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ полностью отсутствует подпись.
Гриф об утверждении сделан в целом в соответствии с требованиями, только не достает даты (есть только год).
Заключение
Подводя итог, нужно сказать, что раньше в большинстве организаций должностные обязанности между сотрудниками были распределены в рабочем порядке, но не закреплены формально. В настоящее же время по новому трудовому законодательству у каждого работника должна быть своя должностная инструкция. Значение должностных инструкций заключается в том, что они:
· определяют статус руководителя и сотрудника;
· закрепляют иерархическую подчиненность каждого конкретного сотрудника;
· определяют диапазоны ответственности сотрудников фирмы;
· определяют распределение полномочий внутри структуры;
· определяют порядок согласования, подписания и утверждения исполнительской документации;
· определяют горизонтальные взаимодействия руководителей и сотрудников;
· определяют требования к персоналу фирмы, органа;
· определяют качественные и количественные критерии наступления ответственности сотрудников;
· оптимизируют и стандартизируют процессы, проходящие в организации;
· дисциплинируют сотрудников
Помимо всего прочего наличие инструкций облегчает адаптацию новых сотрудников, позволяет оценить внутренние кадровые резервы компании, оптимизировать штатное расписание, определить адекватную должности заработную плату и даже избежать конфликтов при увольнении => каждый человек понимает, каков круг его обязанностей, чего от него ожидает руководитель, по каким параметрам будет оцениваться его работа. Если компания хочет расстаться с нерадивым сотрудником, который систематически не выполняет свои служебные обязанности, вовремя подписанная должностная инструкция может существенно облегчить этот процесс.
Преимущества должностной инструкции для руководителя заключаются в следующем:
· она помогает отобрать подходящих сотрудников;
· она дает возможность руководителю и его сотрудникам составить четкое представление о специфике каждого вида работы;
· она показывает каждому соискателю на указанную должность, что от него потребуется.
Неформализованное же распределение задач и функций, полномочий и ответственности является одним из наиболее распространенных недостатков системы управления. В частности из-за отсутствия четкого распределения полномочий и ответственности могут возникать ситуации, когда выполнение некоторых функций дублируется, а за выполнение некоторых важных функций никто не отвечает.
Итак, в своей курсовой работе я раскрыла тему “Регламентация деятельности персонала” на примере должностных инструкций. Осветив теоретический аспект темы и показав общую картину требований к составлению данного вида регламентов, я выполнила первую задачу своего исследования, поставленную в начале работы. Вторую задачу я выполнила, проанализировав должностные инструкции трех работников мэрии г. Новосибирска, с точки зрения правильности их составления.
Т.о. получив достаточно полное представление о подходе к составлению должностных инструкций и применив это на практике, я думаю, что выполнила цель своей курсовой работы и научилась составлять должностные инструкции.
Я уверена, что опыт данной курсовой работы поможет и пригодиться мне в будущем, когда я буду устраиваться на работу, и может быть, когда-нибудь буду сама как руководитель составлять должностные инструкции для своих подчиненных.
Список литературы
1. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л.Еремина.–2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ,2002.
2. Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А.И. Турчинова. – М.: Изд-во РАГС, 2002.
3. Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом – СПб: Издательство “Питер”, 2000.
4. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М, 2001.
5. Управление персоналом: Хрестоматия / Сост. Т.Г.Абрамова, И.М.Войтик – Новосибирск: СибАГС, 2003.