Памятка командиру экспедиции

1. В течение месяца, начиная с 12 мая 2014 года, командир экспедиции в установленном порядке принимает, оцифровывает, обрабатывает, в том числе литературный текст (описание к изображению в формате Miсrosoft Word), заполняет информационную сводку (Приложение 2) и в электронном виде направляет в центральную библиотеку своего муниципального образования ежемесячно в срок до 12 числа.

2. Центральные библиотеки муниципальных образований формируют электронные папки обработанных документов, заполняют информационную сводку промежуточных результатов (Приложение 2) и в электронном виде направляют в ГБУК «Самарская областная универсальная научная библиотека» в срок до 20 числа каждого месяца (начиная с июня 2014 года) на электронный адрес pobednymai@yandex.ru.

3. Информационная сводка формируется на основании регистрационной карты участника (Приложение 4).

4. При принятии материалов командир экспедиции заполняет регистрационную карту участника экспедиции (Приложение 4) и присваивает ей регистрационный номер, который ставится в верхнем левом углу. Последние строки регистрационной карты заполняются в момент возврата всех материалов участнику экспедиции. Данная регистрационная карта остается у командира экспедиции.

5. Регистрационный номер включает в себя шифр муниципального образования (см. таблицу1), наименование населенного пункта, порядковый номер и ФИО участника.

Примеры:

для городских округов (в данном примере берем Жигулевск) – ГЖ1/1/Иванов И.И.; ГЖ1/2/Петров П.П.и т.д.

для муниципальных образований (для примера берем м.р. Алексеевский) – МА1/Гавриловка/1/Иванов А.А.; МА1/Гавриловка/2/Петров П.П. и т.д.

6. В случае если материалы не сканируются непосредственно при участнике, командир экспедиции карандашом проставляет регистрационный номер на обороте документов с разрешения участника экспедиции с целью сохранности документов.

7. После приема и возврата всех документов участнику экспедиции выдается благодарность.

Требования к сканированию документов:

1. Все материалы, принятые от участника экспедиции сканируются в папку, которая в обязательном порядке должна называться аналогично регистрационному номеру.

2. Все материалы необходимо сканировать в формате jpeg с разрешением не более 150 dpi. Оптимальное количество фотографий 2-3. В индивидуальных случаях можно рассматривать и большее количество фотографий

3. Фотографии могут носить любой содержательный характер, но в обязательном порядке относиться к периоду 1941 – 1945 годов.

4. Литературный текст с комментариями к материалам сохраняется в ту же электронную папку в формате Miсrosoft Word. Оптимальный объем сопроводительного текста не более 1 (одной) страницы печатного текста, размером шрифта 12.

5. Литературный текст должен сопровождать каждый отсканированный документ, с указанием к какой именно фотографии текст относится.

6. Литературный текст должен содержать в обязательном порядке ФИО, дату, год рождения человека (людей), изображенных на фотографии, с указанием в какой части фотографии находится объект (пример: на фото №1 Иванов Иван Иванович (справа), 25 мая 1925 г.р. и т.д.)

Таблица 1.

Приложение 4

Регистрационная карта
участника исторической Библио-Экспедиции "1941-1945»

Принятые документы

1. _____________________ кол-во____шт.

2. _____________________кол-во ____шт.;

3. _____________________кол-во ____шт.;

4. _____________________кол-во ____шт.;

5. _____________________кол-во ____шт.;

6. _____________________кол-во ____шт.;

7. _____________________кол-во ____шт.;

Дата принятия документов _______________

Подпись командира экспедиции _______________Расшифровка ______________

Дата возврата материалов____________

Претензий к качеству и количеству материалов не имею

Подпись участника экспедиции

_______________ Расшифровка _______________