Тема: Подготовка дел к архивному хранению

Изучение нового материала

Ответить на вопросы, используя Интернет, справочные правовые системы или информационный текст

1. Что такое хранение документов?

хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

1. Назовите сроки хранения документов (три вида).

временный (до 10 лет/ свыше 10 лет) и постоянный.

1. Перечислите этапы подготовки дел к последующему хранению и использованию.

Подготовка исполненных документов к хранению и использо­ванию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности доку­ментов;
• оформление дел;
• описание документов постоянного и долговременного хране­ния;
• обеспечение их сохранности;
• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

1. Дайте определение понятию «Экспертиза ценности документов».

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

1. Кто проводит экспертизу ценности документов?

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

1. Каков состав ЭК, кем она назначается?

Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя.

1. Перечислите виды работ, которые проводит ЭК?

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

1. Как готовят к сдаче в архив документы и дела временного (до 10 лет) хранения?

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

1. Какой документ служит основанием для сдачи их в архив?

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

10. Как готовят к сдаче в архив дела постоянного и временного (свыше 10 лет) (долговременного) хранения?

Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить. В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве.

1. Какой документ составляют при сдаче в архив документов постоянного и долговременного хранения?

Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации

1. Как поступают с документами, срок хранения которых истек

Определяемся с перечнем документов, по которым истек срок хранения.

· Приказом руководителя компании создается экспертная комиссия (состав комиссии: председатель, члены комиссии)

· Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

· Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной. В накладной указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

· Составляется акт об уничтожении документов, который должен утвердить руководитель компании.

1. Перечислите информацию, которая должна быть на обложке дела, сданного в архив.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

1. Если документы организации сдают на государственное хранение, сколько лет они могут храниться в данной организации?

Каждый документ имеет свой срок хранения в зависимости от его вида, максимальный срок хранения составляет 75 лет.