Документы и их классификация.

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицирован­ных документов, используемых для решения организационно-распорядитель­ных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ, по ГОСТу 16.48.7 - 83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве.

Способами закрепления информации являются следующие: письмо; рисунок; графика; фото; звукозапись; видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:

1) сохранение и накопление информации;

2) возможность передачи информации другому лицу;

3) многократное использование информации;

4) возвращение к информации во времени;

5) функция учета информации;

6) доказательство информации.

История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.

Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом.

К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-отчетные, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатыва­ются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

8. =5

9. 3.2 Каково назначение ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р6.30-97 (рис.1) распространяется на организационно-распорядительнуюдокументацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения,постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решенияадминистративных и организационных вопросов, а также вопросов управления,взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органовгосударственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ,предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлениюреквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов;требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков своспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.Правило и требования ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находятширокое применение в других унифицированных и не унифицированных системахдокументации. Знание этих правил и требований позволяет овладетьрациональными приемами работы с документами, экономить время на ихсоставление и обработку. 3.3 Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной документации. Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного форматапод размещение информационных элементов документа называют формуляром.ГОСТ Р6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной документациидва основных формата документов- А4 и А5. допускается применение формата А6.Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловыми продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.Формуляр делит площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поледля размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полемдокумента является часть площади формата, предназначенная для полей документаи закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампарасполагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части припродольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади форматасоставляет рабочее поле документа.

10 Технология работы с документами

Под документооборотом принято понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними должностных лиц. Документооборот формируется из трех самостоятельных документационных потоков:

внутренние документы;

входящие документы;

исходящие документы.

К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются должностными лицами организации, исходя из задач и потребностей самой организации (ее структурных подразделений), а также в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

Входящие документы - это те документы, которые поступают в организацию извне по различным каналам связи (преимущественно по почте).

Исходящие документы - документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и предприятиям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей инстанции (старших начальников).

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц и оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой дело­производства и совершенствования организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принци­пом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выпол­нять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Напри­мер, копирование документа, в исполнении которого должны при­нимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководи­телем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции пер­вой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения доку­мента могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, электронная почта) передаются конкретному должностному лицу организации.

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

Прохождение внутренних документов на этапах их подго­товки и оформления организуется в соответствии с общим поряд­ком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в реги­страционной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядитель­ные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других органи­заций и от частных лиц (Приложение 8).

При регистрации обязательны сле­дующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, ре­золюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполне­ния, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

Документы в организации регистрируются один раз: по­ступающие - в день поступления, создаваемые - в день утвержде­ния или подписания, отправляемые - в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, при­казы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Контроль исполнения документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и каче­ственного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа или с даты поступления. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резо­люции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля по­сле выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сооб­щений. На документе проставляется отметка об исполнении, под­пись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Контроль исполнения документа строится на базе регистраци­онных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (пред­варительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последую­щих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; по зада­ниям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до ис­течения срока.

Справки о состоянии исполнительской дисциплины составля­ются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель не­сет персональную ответственность за полноту и достоверность ин­формации по исполнению документа.