Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).
С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 [3], внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.
Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).
Унифицированные системы документации
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.
На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;
документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий,
организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
документация по приему на работу;
документация по переводу на другую работу;
документация по увольнению с работы;
документация по оформлению отпусков;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий.