В настоящее время, с развитием делового взаимодействия получают развитие различные формы делового общения. Традиционными формами являются деловые беседы, переговоры, совещания, публичные выступления и др., среди возникших относительно недавно следует выделить пресс-конференции, брифинги, презентации, Интернет-общение, общение связанное с использованием электронных средств связи.
Наиболее распространенной формой делового общения является деловая беседа.
Под деловой беседой понимается речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых контактов, разрешения деловых проблем или выработки конструктивных подходов к их решению.
Характер деловой беседы, особенности её протекания определяются профессиональными и деловыми интересами её участников, типом отношений её участников (субординационные - «по вертикали» или партнерские - «по горизонтали»).
По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или иные вопросы, деловые беседы могут быть официальными или неофициальными.
По характеру обсуждаемых вопросов выделяются следующие виды деловых бесед: кадровые (приём на работу, увольнение, перемещение на должности), дисциплинарные (связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей и т.д.); организационные, определяющие технологию выполнения задания; творческие, посвященные разработке проектов и т.п.; беседы, связанные с приёмом посетителей.
Этапы деловой беседы: начало беседы (установление контакта, создание благоприятной атмосферы); изложение своей позиции и её обоснование (информирование партнера); выяснение позиции собеседника; совместный анализ проблемы; принятие решения; завершение беседы.
Направляют беседу заранее сформулированные вопросы для обсуждения. Вопросы условно можно разделить на: закрытые (предполагающие однозначные ответы типа «да» или «нет», ответы на них несут мало информации); беседа принимает вид допроса); применяются на заключительном этапе беседы - для закрепления достигнутых договорённостей; открытые вопросы (предполагают развёрнутые высказывания мнений, суждений - они более информационно значимы); риторические вопросы (не предполагают ответов, их цель - заинтересовать собеседника); переломные вопросы (их цель - переключение с одного вопроса на другой); вопросы для обдумывания (цель: стимулирование размышлений, создание атмосферы взаимопонимания).
Методика подготовки деловой беседы: сформулируйте конкретную цель беседы; составьте план беседы (сформулируйте вопросы для обсуждения); подготовьте тезисы беседы; определите логику аргументов (их движение от слабых к средним, затем к сильным); подготовьте необходимые документы (статистические данные, необходимые материалы); определите состав участников (их количество должно быть необходимым и достаточным, они должны быть компетентными и наделены полномочиями от своих организаций для решения поставленных вопросов); выберите время проведения беседы (оно должно быть согласованно с другими участниками); определите подходящее место для проведения деловой беседы; подготовьте заранее проект решений, которые планируете достигнуть.
Большое значение в процессе беседы имеют приёмы создания благоприятной атмосферы, среди которых следует выделить улыбку, комплименты, приём «имя собственное» (обращение к собеседнику по имени или имени-отчеству), приём «личная жизнь» и др.
Литература:
1. Айви, А. Лицом к лицу: практическое пособие для освоения приемов и навыков делового общения. / А. Айви. – Новосибирск: ЭКОР, 1995.
2. Андреева, Г. М. Социальная психология / Г. М. Андреева. – М.: Наука, 1994.
3. Архангельская, М. Д. Бизнес–этикет или Игра по правилам / М. Д. Архангельская. – М.: Издательство ЭКСМО–Пресс, 2001.
4. Бороздина, Г. В. Психология делового общения: учебник / Г. В. Бороздина. – М.: ИНФРА, 2003.
5. Введенская, Л. А. Деловая риторика: учебное пособие для вузов / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова. – Ростов-на-Дону: издательский центр «Март», 2002.
6. Козлов, В. В., Управление конфликтами / В. В. Козлов, А. В. Козлова. – М.: Издательство «Эксмо», 2006.
7. Кузин, Ф. А. Культура делового общения: практическое пособие / Ф. А. Кузин. – М.: Ось – 89, 2003.
8. Панфилова, А. П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: учеб. пособие / А. П. Панфилова. – СПб, 2001.
9. Перелыгина, Е. М. Психология имиджа: учеб. пособие / Е. М. Перелыгина. – М.: Аспект–Пресс, 2002.
10. Психология и этика делового общения: учебник для вузов/ под ред. В. Н. Лавриненко. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2003.
11. Шеламова, Г. М. Деловая культура и психология общения: учеб. пособие для сред. проф. образования / Г. М. Шеламова. – М.: Издательский центр академия, 2004.
Презентация как вид делового общения
Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, напр. Книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.
Под презентацией мы будем понимать любое публичное представление чего-либо нового.
Презентация мобилизует ресурсы личности и организации, увеличивает их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых кругов и широкой общественности.
Главная цель деловой презентации - убедить присутствующих действовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект; поддержать новую идею, предложение; купить продукт или услугу; принять бюджет, законодательный акт; использовать полученную информацию; внедрить новые методы; подписаться на периодическое издание и т.д.
Существуют различные виды презентаций. В литературе делаются попытки классификации презентации по разным основаниям.
Так, Л. Арредондо дифференцирует презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внешние и внутренние.
Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступление торгового представителя фирмы перед покупателями.
Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).
Внутренние презентации в зависимости от позиций сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед подчиненными, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками называется «восходящей».
Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продвигающими (их цель - рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы и т.п.) и информационными (сообщение и передача информации). Представляется целесообразным рассматривать презентации также с точки зрения размера аудитории, т.е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру можно выделить три типа презентации. Условно назовем их публичные, камерные и приватные.
Публичная презентация. Она рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации могут быть массовыми (от 50 человек до 200 и боле) и групповыми (от 15 до 50 человек).
Публичная презентация представляет собой спланированное и подготовленное мероприятие, которое проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором четко определенны роли всех участников, содержание и порядок выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специальное время отводится ответам на вопросы.
Соответствующим образом готовится помещение для презентации. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т.п.
Хорошее впечатление на участников презентации производит вручение им рекламных подарков, в качестве которых используют недорогие предметы:
авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатную продукцию организации и др.
Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты.
Таким образом, для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность процедуры ее проведения (порядок выступлений, распределение ролей, согласование тематической направленности речей, ответы на вопросы и т.п.) и четкое структурирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие параметры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность решения, перспективы развития, коммерческая эффективность, готовность общества к восприятию данного проекта.
Камерная презентация. Это довольно распространенный тип презентации для небольшого количества слушателей, (до 15 человек). Такие презентации проводят в помещениях фирм, организаций, учреждений, в домашней обстановке.
Приватная презентация - неофициальная презентация, предназначенная для 1-2 человек. Чаще всего такая презентация осуществляется при продаже товара в магазине (продавец - покупатель), в учреждениях, организациях, на производстве, на улице (реализатор - распространитель - потенциальный покупатель, клиент).