Возможности Microsoft Access




Базы данных Access

MS Access - профессиональная программа управления базами данных от корпорации Microsoft.

С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты

Базы данных — это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия.

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле, который имеет расширение.accdb.

Возможности Microsoft Access

Средствами Access можно выполнить следующие операции.

1. Проектирование базовых объектов Информационной Системы - двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объектов OLE.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры(для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

· оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных(формы);

· соединение данных из различных таблиц;

· проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;

· отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);

· составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

MS Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

БД MS Access позволяет создавать и использовать объекты различных типов:

  1. Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. Именно в них хранятся, во-первых, все данные, имеющиеся в базе, а, во-вторых, структура самой базы (поля, их типы и свойства). Возможные типы полей представлены в таблице.
  2. Формы. Это средства для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Форма ускоряет работу с базой данных. Форма в БД - это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов. С помощью форм можно закрыть некоторые поля для несанкционированного ввода, можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и пр.) для автоматизации ввода.
  3. Запросы. Это объекты предназначены для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что берут информацию из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу, которая не имеет аналога на жестком диске, это только образ отобранных полей и записей.
  4. Отчеты. Предназначены для вывода данных на печатающее устройство. Отчет, по сути, та же форма, но только красиво оформленный с различными атрибутами – небольшой вступительный текст, фирменный бланк и т.д. и т.п.

А также приложения, веб-страницы, макросы.

С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1. оперативный режим, когда просматривается, изменяется или выбирается информация;

2. режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно, - Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

 

Типы данных, используемых в таблицах Access:

Тип данных Использование Размер
Текстовый Текст или комбинация текста и чисел (например, адреса), а также числа, не требующие вычислений, (например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы) До 255 символов
Числовой Числовые данные, используемые для математических вычислений. Для более точного определения типа числа используйте свойство Размер поля (FieldSize) 1,2,4 или 8 байт.
Поле MEMO Длинный текст или числа, например, примечания или описания До 64000 символов
Дата/время Даты и время 8 байт
Денежный Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной 8 байт
Счетчик Автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Этот тип поля удобно применять для первичного ключа таблицы. В качестве значений таких полей Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1,2,...). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется (независимо от удаления, вставки новых записей и т.п.) 4 байта.
Логический Поля, содержащие только одно из двух возможных значений, таких, как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл» 1бит
Поле объекта OLE Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие двоичные данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта До 1 гигабайта (ограничено объемом диска)
Гиперссылка Поле, в котором хранятся гиперссылки, имеющие вид пути или URL-адреса До 64000 символов
Мастер подстановок Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля Тот же размер, который имеет первичный ключ, являющийся также и полем подстановок; обычно - 4 байта

 

 

Практические занятия

В качестве предметной области для БД выбрана некоторая коммерческая фирма, которая выполняет заказы на поставку какого-либо вида товара. Клиентами фирмы другие юридические лица (фирмы). Список товаров реализуемых фирмой не ограничен.

В качестве входной информации (Таблицы) для разрабатываемой системы выступает информация о клиентах (наименование, реквизиты, предоставленные скидки), информация о товаре (наименование, цена и др. согласно варианту), а также данные о произведенных заказах. Следует учитывать, что заказ выполняется одной фирмой, которая может заказывать любой товар в любом количестве.

В качестве выходной информации могут быть представлены: прайс-лист, отчеты по продажам различных товаров, отчеты по фирмам и т.д.

Для создания базы данных открываем MS Access -> Новая база данных. - > Справа выбираем местоположение файла и название -> Создать

 

Создание таблиц

Мы создадим следующие таблицы

Таблица Фирма

Наименование полей Тип Примечание
Код_фирмы Счетчик Ключевое поле
Наименование_ф Текстовый  
ФИО_директора Текстовый  
Телефон Текстовый  
Скидка Числовой  

 

Таблица Товар

Наименование полей Тип Примечание
Код_Товара Счетчик Ключевое поле
Наименование_т Текстовый  
измерение Текстовый  
Производитель Текстовый  
Цена Числовой  
Наличие Логический  

 

Таблица Заказ_Фирма

Наименование полей Тип Примечание
Код_заказа Счетчик Ключевое поле
Код_фирмы Числовой  
Дата Дата/время  

 

Таблица Заказ_Товар

Наименование полей Тип Примечание
Код_заказа Числовой  
Код_Товара Числовой  
Количество Числовой  

 

Создание таблицы производится в два этапа:
· определение структуры таблицы.
· ввод данных.
При создании новой базы данных MS Access автоматически входит в режим создания таблицы. Ей присваивается имя Таблица 1.
При необходимости добавить новую таблицу в базу данных: вкладка
Создание – группа Таблицы – кнопка Таблицы.

Для изменения структуры таблицы откроем ее в режиме конструктора.

Режим таблицы - > Режим - > Конструктор

 

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней
части конструктора и определяющими условия ввода данных

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок. В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле. По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка.

Для полей наименование_ф, ФИО директора, телефон выбираем текстовый тип данных. Для поля «скидка» выбираем числовой тип данных, размер поля – одинарный с плавающей точкой, формат поля – процентный.

Далее нужно объявить ключевое поле (первичный ключ)

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных

Для создания ключевого поля необходимо вызвать контекстное меню для нужной строки и выбрать пункт «Ключевое поле» или воспользоваться пиктограммой панели инструментов. По умолчанию первое поле ключевое, так что в этот раз ничего менять не надо.

 

Установка характеристик поля
В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы.
Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например, поля данных текстового и числового типа имеют свойство РАЗМЕР ПОЛЯ. В свойстве ФОРМАТ логического поля задается одно из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.
Данные всех типов имеют свойство ПОДПИСЬ ПОЛЯ. Это свойство используется, чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия соответствующего поля

Пока свойства полей оставим по умолчанию.

 

Добавление, удаление и перемещение полей
Для добавления нового поля между уже существующими полями:
1. Установите курсор в поле, перед которым хотите добавить новое поле.
2. Вкладка Конструктор – группа Сервис – кнопка Вставить строки.
Для удаления поля из БД:
1. Выделите всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева
от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо).
2. Вкладка Конструктор – группа Сервис – кнопка Удалить строки.
Для изменения порядка следования полей:
1. Выделите всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева
от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо).
2. Переместите с помощью мыши строку в новое место (над тем полем,
перед которым хотите расположить).

 

Перед закрытием таблицу необходимо сохранить и дать ей соответствующее имя.

 

Аналогичным образом создаем остальные таблицы.

Типы данных для таблицы «Товар»:

 

Две последние таблицы Заказ_Фирма и Заказ_Товар представляют собой описание связей между объектами и помимо уникальных данных, которые описываются обычным способом, содержат поля из первых двух таблиц справочников. Следовательно, можно воспользоваться закладкой Подстановка при создании таблиц и указать источник данных для полей:

Код_Фирмы - Таблица Заказ_Фирма (источник – коды фирм из таблицы Фирма)

В таблицах заказов, отображаются и содержатся коды таблиц справочников. Для того, чтобы отображались значения при подстановке указать число столбцов -2

 

 

Можно использовать Мастер подстановки для этих целей

Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь
может выбрать значения из сформированного заранее списка

Сделаем это при создании таблицы Заказ_Товар:

При выборе типа поля «Код_товара» выберем значение Мастер подстановок

Выбираем таблицу, в которой находятся нужные значения. В данном случае «Товар»

 

Выбираем поля, которые будут видны при подстановке в выпадающем окне.

Далее рекомендуется убрать галочку «скрыть ключевой столбец» поскольку подставлять мы будем числовые значения, а не наименования, и желательно их видеть в процессе подстановки.

Далее выберем поле, которое будет подставлено в качестве значения атрибута.

Итого в качестве типа программа сама подставит тип поля, выбранного на последнем этапе мастера подстановки.

Должно получиться 4 таблицы (пока незаполненные)

Откроем каждую из них в режиме таблицы и заполним по 3-4 поля

 

 

 

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2018-02-24 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: