1. Логистическая информация. Задача выбора поставщика.
2. Организация тендера.
Цель лекции: изучить задачу выбора поставщика и порядок организации тендеров.
1. Поиск, обработка и анализ информации по рынкам закупок, поставщикам – весьма трудоемкий и долгий процесс. В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывавших им в прошлом приемлемые услуги, или тех, которые известны своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его найти. Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован. Тем не менее, существуют стандартные этапы решения этой задачи.
Основные этапы решения задачи выбора поставщика
1. Поиск потенциальных поставщиков: объявление конкурса; изучение рекламных материалов, профессиональных журналов, каталогов; посещение выставок и ярмарок; переписка, деловые и личные контакты с возможными поставщиками.
2. Анализ потенциальных поставщиков по критериям: цена и условия финансирования;- качество продукции; надежность поставок (соблюдение договоров по срокам поставки, по ассортименту, комплектности, качеству и количеству продукции); удаленность поставщика от потребителя; сроки выполнения текущих и экстренных заказов; наличие резервных мощностей; организация управления качеством у поставщика; хорошая репутация; удобная и легкая система закупок; психологический климат у поставщика;- способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования; финансовая стабильность; долгосрочная перспектива деятельности поставщика и возможность формирования долгосрочных отношений.
3. Оценка потенциальных или существующих поставщиков на основе: критериев выбора поставщика; анализа значимости товара (для которого закупаются МР) для производственного или торгового процесса; значимости (важности) каждого критерия;
оценок поставщиков по каждому критерию.
Процедура выбора лучшего поставщика
Ø Отыскивают потенциальных поставщиков.
Ø Составляют общий список квалифицированных поставщиков, т.е. способных реально поставлять необходимую продукцию.
Ø Сравнивают организации, вошедшие в этот список, и удаляют из него те, что по каким-то причинам не устраивают.
Ø Продолжают вычеркивать из списка организации, пока не получится так называемый короткий список (обычно четыре – пять) наиболее перспективных поставщиков.
Ø Готовят запрос по расценкам и отправляют по короткому списку.
Ø Получают предложения с расценками.
Ø Проводят предварительную оценку предложений и вычеркивают из списка тех, с кем могут возникнуть проблемы.
Ø Проводят техническую оценку, чтобы определить, все ли предлагаемые продукты удовлетворяют спецификациям.
Ø Проводят коммерческую оценку, сравнение расходов и других условий.
Ø Готовят предварительные встречи с оставшимися поставщиками для обсуждения возможной сделки.
Ø Обсуждают условия, согласовывают отдельные конкретные характеристики.
Ø Выбирают поставщика, который в наибольшей степени соответствует предполагаемому заказу.
Ø Договариваются о встрече с этим поставщиком для уточнения деталей, возникших в последний момент.
Ø Размещают заказ у выбранного поставщика.
Эта процедура в полном объеме применяется только для крупных закупок. Если организация ищет поставщика для важной в стратегическом плане продукции, то необходимо помнить, что плохой поставщик может вызвать гораздо больше проблем, чем плохие материалы.
2. В компании выделяется рабочая группа по подготовке и проведению тендера. Группа разрабатывает положение о тендере и правила проведения тендера. Руководитель компании утверждает эти документы, а также назначает персональный состав тендерной комиссии.
Тендерная комиссия готовит сообщение о проведении тендера (бриф), в котором излагаются требования к тендерным предложениям, критерии оценки предложений
и принципы отбора победителей. Бриф рассылается потенциальным участникам тендера или публикуется в СМИ.
Тендерная комиссия регистрирует участников; с момента включения в список участников тендера компания приобретает статус участника тендера. Иногда компании-участники заполняют тендерную заявку, в которой подтверждают свое участие в тендере, сообщают необходимую информацию о себе и берут на себя обязательства: по выполнению условий тендера, по неразглашению полученной от организаторов информации и заключению, в случае признания победителем, соответствующего договора.
Тендерная комиссия в установленные сроки регистрирует представленные участниками тендерные предложения. Она же определяет очередность представления работ участниками при просмотре презентаций.
Оценка тендерных предложений (по заранее определенным критериям) проводится тендерной комиссией в течение нескольких рабочих дней после завершения приема предложений (либо проведения всех презентаций). Информация о ходе рассмотрения и результатах оценки тендерных предложений является конфиденциальной. Участники тендера не присутствуют при оценке тендерных предложений и не знают о предложениях соперников.
Победителем тендера по решению тендерной комиссии признается участник, предложения которого наилучшим образом отвечают всем требованиям, изложенным в брифе. Во внимание также могут приниматься дополнительные технические, квалификационные, организационные и иные преимущества представленных тендерных предложений. Победителем тендера, при отсутствии других претендентов, может быть признан единственный участник тендера, если представленные им предложения отвечают всем требованиям, изложенным в брифе.
Тендер считается его организатором несостоявшимся, если ни одно из предложений участников тендера не будет признано тендерной комиссией удовлетворяющим всем требованиям, изложенным в брифе.
Тендерная комиссия, на основании протокола проведения тендера, сообщает о принятом решении и извещает о результатах всех участников тендера. В оговоренный срок Организатор заключает с победителем тендера договор на предоставление услуг (проведение необходимого объема работ, выполнение проекта и т. д.).
После объявления результатов тендера, для участников проводится дебрифинг. Участникам возвращаются их тендерные предложения (презентации). Все разработки, созданные в рамках подготовки к тендеру, остаются собственностью