В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.
Для ознакомления с элементами базы данных и ее функциями нажмите кнопку.
Этапы проектирования базы данных
Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:
1 Определение цели создания базы данных.
2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
3 Определение необходимых в таблице полей.
4 Задание индивидуального значения каждому полю.
5 Определение связей между таблицами.
6 Обновление структуры базы данных.
7 Добавление данных и создание других объектов базы данных.
8 Использование средств анализа в Microsoft Access.
1 Определение цели создания базы данных
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.
База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.
2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных
Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.
При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
· Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.
Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.
· Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.
Для получения дополнительных сведений о таблицах нажмите кнопку.
Для получения дополнительных сведений об оптимизации работы общей таблицы нажмите кнопку.
Оптимизация работы с таблицами
Существует несколько возможностей оптимизировать работу с таблицами. Помимо перечисленных ниже советов, можно использовать анализатор быстродействия для анализа определенных таблиц в базе данных. Для получения дополнительных сведений по работе с анализатором быстродействия нажмите кнопку.
Повышение производительности базы данных с помощью анализатора быстродействия
1 Откройте базу данных, быстродействие которой необходимо повысить.
2 Выберите в меню Сервис команду Анализ и подкоманду Анализ быстродействия.
3 Выберите вкладку, на которой находится объект базы данных, который требуется оптимизировать. Выберите вкладку Все для просмотра списка всех объектов базы данных.
4 Выберите имена оптимизируемых объектов базы данных. Для выбора всех объектов данного типа нажмите кнопку Выбрать все.
5 Повторите шаги 3 и 4 для выбора всех объектов, которые требуется оптимизировать, и нажмите кнопку OK.
Выводится список трех типов предложений по оптимизации: «Рекомендация», «Предложение» и «Идея». При выборе элемента в списке Результаты анализа описание предлагаемых действий выводится в поле Примечания, расположенным под списком. Действия по оптимизации связаны с определенными компромиссами, о которых следует знать, прежде чем приступать к их реализации. Для того чтобы получить необходимые сведения, выберите в списке элемент «Предложения» и просмотрите содержимое поля Примечания. Действия, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» и «Предложение», Microsoft Access выполняет автоматически. Действия, предлагаемые при выборе элемента «Идея», пользователь должен выполнить самостоятельно.
6 Выберите конкретные рекомендации, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» или «Предложение», и нажмите кнопку Оптимизировать. Будет выполнена оптимизация, после чего выбранные рекомендации будут отмечены, как исправленные. Таким образом можно выполнить все нужные рекомендации по оптимизации.
Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элементов «Рекомендации» или «Предложения», нажмите кнопку Выбрать все, а затем кнопку Оптимизировать.
Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элемента «Идея», выберите этот элемент и выполняйте инструкции, выводящиеся в поле Примечания.
Примечание. Анализатор быстродействия не дает советов по повышению производительности Microsoft Access или системы, на которой он выполняется. Для получения дополнительных сведений о приемах повышения производительности, не затрагиваемых анализатором быстродействия, нажмите кнопку.
· Проектируйте таблицы, не содержащие избыточных данных. Хорошая структура таблицы является необходимым исходным условием для эффективного получения и обновления данных. Если все же таблицы содержат слишком много данных, используйте мастер анализа таблиц для разделения их на связанные таблицы, что повысит эффективность хранения данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.
· Выбирайте подходящий тип данных для полей. Это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций связи. При описании поля следует задать для него тип данных наименьшего размера, позволяющий хранить нужные данные. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.
· Создавайте индексы для сортируемых и объединяемых полей, а также для полей, используемых при задании условий отбора. Существенное повышение скорости выполнения запросов приносит индексирование полей, расположенных по обе стороны отношения, или создание связи между этими полями, а также индексирование всех полей, используемых для заданий условий отбора в запросе. Поиск записей при помощи диалогового окна Поиск также выполняется намного быстрее, если он ведется по индексированному полю.
Индексы занимают место на диске и замедляют операции добавления, изменения и удаления записей. Однако в большинстве случаев выигрыш в скорости получения данных перевешивает неудобства при обновлении данных. Если приложение обновляет данные очень часто, или если на жестком диске мало свободного места, использование индексов можно ограничить; во всех остальных случаях их следует использовать везде, где это возможно. Если данные в поле являются однозначными, обязательно используйте однозначный индекс.
· В составном индексе, включающем несколько полей, используйте ровно столько полей, сколько для него необходимо. Для получения дополнительных сведений по использованию индексов нажмите кнопку.