Для процесса управления предприятием необходима информация о наличии и движении его имущества и обязательств. В бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной деятельности отражается через систему счетов.
Система счетов - это способ экономической группировки, текущего контроля и отражения хозяйственных операций, которые совершаются с имуществом, источниками его формирования и хозяйственными процессами.
На каждом счете, на основании первичных документов отражаются и систематизируются текущие данные по однородным хозяйственным операциям. На каждый вид имущества, капитала и обязательств открывается отдельный счет.
По внешнему виду счет представляет собой Т-образную модель (самолетик), состоящую из двух частей. Счет имеет название, которое совпадает с названием объекта учета и шифр. Левая сторона счета носит название - дебет, правая - кредит.
На начало отчетного периода необходимо показывать начальный остаток по счету – сальдо начальное. Оно отражает факт наличия имущества и их источников образования (капитал и обязательства) на определенную отчетную дату.
Счета открывают в разрезе статей баланса, в соответствии с этим все счета бухгалтерского учета делятся на активные и пассивные.
Активным называется счет, на котором учитывается движение и состояние имущества предприятия в денежной оценке. Сальдо в активном счете только дебетовое. Хозяйственные операции, увеличивающие сальдо, отражаются по дебету; уменьшающие сальдо по кредиту.
Схема активного счета:
Счет (наименование объекта учета)
| Дебет | Кредит |
| Сальдо на начало периода (начальное сальдо) | Оборот за месяц (хозяйственные операции, уменьшающие сальдо) |
| Оборот за месяц (хозяйственные операции, увеличивающие сальдо) | |
| Сальдо на конец периода (конечное сальдл) |
Ск = Сн+ Обд– Обк,
где Ск – сальдо конечное;
Сн– сальдо начальное;
Обд – оборот по дебету;
Обк – оборот по кредиту.
Пассивным называется счет, на котором учитывается движение и состояние пассивов предприятия в денежной оценке. Сальдо в пассивном счете только кредитовое. Поэтому хозяйственные операции, увеличивающие сальдо, отражаются по кредиту, уменьшающие сальдо по дебету.
Схема пассивного счета:
Счет (наименование объекта учета)
| Дебет | Кредит |
| Оборот за месяц (хозяйственные операции, уменьшающие сальдо) | Сальдо на начало периода (начальное сальдо) |
| Оборот за месяц (хозяйственные операции, увеличивающие сальдо) | |
| Сальдо на конец периода (конечное сальдо) |
Ск = Сн+ Обк – Обд.
Кроме того счета бывают активно-пассивные. Их перечень определяет две группы счетов:
– финансовых результатов (счет 99 «Прибыли и убытки»);
– счета расчетов (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.)
Перечень активных, пассивных и активно-пассивных счетов приведен в Плане счетов и Инструкции по его применению.
Бухгалтерские счета, на которых учитываются активы и пассивы имеют двойственный характер. В связи с этим любая хозяйственная операция затрагивает два объекта учета, т.е. два счета. При отражении хозяйственных операций на бухгалтерских счетах каждая операция записывается в одной и той же сумме дважды по дебету одного и кредиту другого счета.
Взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета, возникшая в результате двойной записи на них хозяйственной операции называют корреспонденцией счетов, а счета корреспондирующими.
Обозначение корреспонденции счетов с указанием суммы по данной хозяйственной операции называется «бухгалтерской проводкой».
Двойная запись позволяет легко проверить точность бухгалтерских записей.
Хозяйственные операции отражаются систематически в последовательности их совершения и записываются в специальных регистрах, которые называются журналами учета хозяйственных операций.
В журнале учета хозяйственных операций каждой хозяйственные операции присваивается очередной порядковый номер, указывается корреспонденция счетов и сумма по каждой хозяйственной операции.
В результате регистрации хозяйственных операций в журнале учета хозяйственных операций и на бухгалтерских счетах обороты дебета по всем счетам должны быть равны оборотам кредита по всем счетам и равны итогу в журнале учета хозяйственных операций.
Бухгалтерский синтетический и аналитический учет
Для конкретизации и более детального контроля за движением средств, их источников и хозяйственных процессов необходима более подробная информация о каждом виде средств и источников.
В связи с этим счета бухгалтерского учета подразделяются на синтетические и аналитические.
Учет, который осуществляется на синтетических счетах, называется синтетическим. Он дает обобщенное отражение хозяйственной деятельности предприятия в системе синтетических счетов и в бухгалтерском балансе.
Аналитический учет представляет детальную информацию по всем участкам хозяйственной деятельности в системе аналитических счетов.
Аналитические счета открываются к определенному синтетическому счету с оценкой хозяйственных средств и источников в натуральных, трудовых и денежных измерителях.
Наряду с синтетическими и аналитическими счетами применяют субсчета. Это промежуточные счета, которые используются для дополнительной группировки аналитических счетов. Субсчета открываются только в отношении тех счетов, которые представлены значительной номенклатурой учитываемых объектов и предназначены для «разгрузки» отдельных синтетических счетов.
Оборотные ведомости и их значение
Необходимость подтверждения правильности данных бухгалтерского учета требует периодического обобщения его информации. Одним из способов обобщения данных бухгалтерских счетов в балансе является составление оборотной ведомостиза отчетный период.
| Наименование счетов | Сальдо начальное | Обороты за месяц | Сальдо конечное | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| Итого: | 1-я пара | 2-я пара | 3-я пара |
Она составляется в конце месяца на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах по дебету и кредиту счетов.
В оборотную ведомость заносятся все используемые в предприятии счета, при этом каждому счету отводится одна строка. В ведомости имеются три пары колонок, в которых по каждому счету показываются начальное сальдо, обороты и конечное сальдо. При правильной организации бухгалтерского учета обязательно должно быть равенство итогов в колонках.
Такое равенство имеет следующее основание: равенство итогов сальдо по дебету и кредиту счетов на начало и конец месяца подтверждается строением бухгалтерского баланса, так как итог дебетовых сальдо по счетам показывает сумму имущества организации, а итог кредитовых сальдо – сумму источников образования этого имущества.
Равенство итогов дебетовых и кредитовых оборотов вытекает из сущности двойной записи, при которой каждая хозяйственная операция отражается дважды по дебету одного счета и кредиту другого в одинаковых суммах.
Кроме того, итоги дебетовых и кредитовых оборотов по счетам в оборотной ведомости должны быть равны итогу в журнале хозяйственных операций (контрольная цифра).
Отсутствие любого из указанных равенств является результатом возможных бухгалтерских ошибок; их надо определить и исправить.