Адресант — отправитель документации.
Адресат — получатель документации.
Адресование документа – отсылка документа в организацию или учреждение, а также конкретным должностным лицам. Наименования организаций пишутся в именительном падеже, а должности и фамилии лиц – в дательном падеже. При отправке документа в разные организации реквизит «адресат» не должен содержать более 4-х адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки; на каждом документа указывается только один адрес.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть: указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие, а также его номер и дата. В основной части излагаются установленные факты, выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. При перечислении лиц, составивших акт, указываются наименования должностей и организаций (структурных подразделений), фамилии, инициалы.
Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определённой теме и место для ответов (или ответы) на них.
Аннотация — краткое изложение первоисточника.
Бланк документа - стандартный лист бумаги с нанесёнными на него постоянными реквизитами и местом для переменных. Формы бланков: письма, приказа, распоряжения.
Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом. Виза включает в себя личную подпись, её расшифровку и должность визирующего. Визы проставляются на первом экземпляре документа: проекта приказа, указания, инструкции.
Визирование документа – это внутренне согласование проекта документа с должностным лицом или группой лиц. Оно производится до того, как документ подписывается или утверждается.
Внутренний документ — документ, предназначенный для использования тем учреждением или той организацией, где он создан.
Входящий документ — внешний документ, поступивший в учреждение.
Выписка — копия части текстового документа (протокола, приказа, дела).
Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).
Гриф согласования – располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, с указанием должности лица, с которым согласовывается, личной подписи, её расшифровки, и даты согласования. При необходимости согласования документа с несколькими организациями или лицами грифы согласования помещают на отдельном листе.
Дата документа – датой документа является дата его подписания, утверждения; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы вступают в силу с момента подписания, если в самом документе не оговорено иное. Все даты указываются цифровым способом: 10.12.2011. Словесно-цифровой способ (12 января и т.п.) применяется в порядке исключения в документах финансового характера.
Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помещённых в отдельную папку.
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Делопроизводство — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документирование управленческой деятельности – фиксация на бумаге или других носителях различных документов по установленным правилам.
Документооборот – прохождение документов в учреждении/организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот бывает бумажный (на бумажных носителях) и безбумажный (на электронных носителях).
Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.
Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
Заголовок письма — указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом «о». (например, «О предстоящей аттестации рабочих мест»).
Заголовок текста документа – это краткое изложение содержания, которое составляется ко всем документам, оформляемым на бланках или листах бумаги формата А4. Заголовок должен быть кратким, но передавать содержание документа.
Записка — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например, служебная, памятная, докладная, объяснительная записка).
Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приёме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.
Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нём участие.
Индекс документа – состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом подразделения-исполнителя.
Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения/организации.
Канцелярия - отдел учреждения, ведающий его служебной перепиской, приёмом и оформлением текущей документации: писем, приказов, распоряжений, командировочных удостоверений, заверением документов печатью.
Ключевые слова — слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.
Коммерческое письмо — название делового документа, принятого в коммерческой практике, в международной торговле и в делопроизводстве.
Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Контроль исполнения документов – надзор за исполнением наиболее важных документов, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении отчётов, документов, решений, предложений, заключений. Непосредственную ответственность за сроки и качество исполнения документа несут его исполнители. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведётся переписка.
Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Номенклатура — систематизированный перечень каких-либо наименований, заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Заголовок каждого дела должен чётко отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок – «Разное», «Общая переписка» и т.п.
Объяснительная записка - 1. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта). 2. Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Опись — юридически оформленный перечень документов. Описи составляются ежегодно: на завершённые дела постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (штату). Согласно описям документы передаются на хранение в архив организации или в городской архив.
Отметка о контроле – специальная пометка о постановке на контроль с целью соблюдения установленных сроков: а) указанных в резолюции; б) типовых сроков исполнения.
Отметка об исполнителе – пометка о непосредственном исполнителе (составителе, отправителе) документа, которая состоит из фамилии исполнителя, номера его служебного телефона, - они проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны документа.
Официальные документы — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Печать – обязательный реквизит особо важных документов, без которой они не имеют юридической силы. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными актами. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведённом месте с буквами М.П. без захвата наименования и должности.
Письмо — обобщённое наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Письмо информационное — письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.
Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «Сообщаем (Извещаем)», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность».
Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее разговор и т.д.
Письмо-приглашение — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: «Прошу (просим)».
Подпись документа – обязательный реквизит документа. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. Документы коллегиальных органов подписывают два лица – председательствующий и секретарь (протоколы собрания, Учёного совета, заседания кафедры и др.). При направлении документа в несколько адресов подписываются все направляемые экземпляры. Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, его личной подписи и её расшифровки. При подписывании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Руководители одного уровня ставят подписи на одной горизонтали.
Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определённых действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения (организации).
Приём документов – организация вскрытия, регистрации и распределения документов. Вскрывается вся корреспонденция, за исключением писем с пометкой «лично». Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда конверт нужен как оправдательный документ.
Приказ - 1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчинённости. 2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Распоряжение - 1. Правовой акт, распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов, либо по вопросам информационно-методического характера. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан. 2. Приказание.
Регистрация документов — запись в учётных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Входящие документы регистрируются в день их поступления, исходящие – в день подписания. На входящих документах в правой нижней части первой страницы ставится регистрационный штамп с указанием порядкового номера документа и даты поступления.
Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа: определяются подразделения или лица, которым поручается выполнение задания. При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается лицо, названное первым в резолюции. Резолюция располагается на лицевой стороне первого листа документа на любой свободной площади, кроме полей.
Реквизит документа — определённый комплекс обязательных и дополнительных информационных элементов (автор, дата и т.п.), присущих тому или иному виду письменного документа. Реквизиты должны соответствовать ГОСТ P 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».
Решение - 1. Правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д. 2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже. 3. Резолюция собрания, совещания, совета, заседания и т.д.
Служебная записка — письменное сообщение о выполнении какой-либо работы, направляемое одним должностным лицом другому должностному лицу.
Служебное письмо – общее наименование писем служебного характера. По содержанию и назначению они могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-рекомендации, письма-приглашения, письма-ответы и т.п. По функциональным признакам письма разделяются: на «требующие ответа» и «не требующие ответа».
Согласование документа – способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с целью обеспечения правильного и всестороннего решения вопросов. Согласование бывает внутреннее и внешнее.
Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
Справка - 1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие её разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации.
Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Тезисы — краткое изложение текста документа или выступления.
Телеграмма – отправляется в том случае, когда обычное почтовое отправление по времени доставки не обеспечивает оперативного решения вопроса. Текст телеграммы должен быть краток, ясен, без предлогов, союзов. Знаки препинания ставятся только в том случае, когда их отсутствие может изменить смысл передаваемой информации. После текста указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Телефонограмма – используется для оперативного решения вопросов, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем организации. Необходимые реквизиты для телефонограммы: наименование организации, должность и И.О. Фамилия лица, передающего телефонограмму, номер телефона, наименование документа, дата, индекс, время передачи, текст, наименование должности, И.О. Фамилия лица, подписавшего телефонограмму, И.О. Фамилия лица, принявшего телефонограмму.
Указание - 1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. 2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
Утверждение документа – придание документу юридической силы. Утверждению подлежат инструкции, правила, положения, уставы, штатное расписание, отчёты, балансы и др. Реквизит утверждения ставится в правом верхнем углу документа и состоит: из слов УТВЕЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО, наименования должности, подписи должностного лица, Ф.И.О. лица, подписывающего документ, даты в цифровом или словесно-цифровом исполнении.
Учёт документов (печатей, штампов, удостоверений, бланков строгой отчётности) – обязательная письменная регистрация выше перечисленных материальных ценностей с указанием степени их использования, расходности и т.п. Ответственность за их правильное использование несут специально назначенные лица или руководители структурных подразделений. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах; они уничтожаются по акту. О количестве использованных (и испорченных при заполнении) бланков строгой отчётности также составляются акты за подписью не менее чем трёх ответственных лиц.
Факсимиле - 1. Воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки. 2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
Физическое лицо — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Каждое дело не должно превышать 250 листов (4 см толщиной).
Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
Экспедиция — специальный аппарат учреждения по приёмке документов (в большом количестве и специальных упаковках).
Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков этого хранения. Проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел, подготовке к последующему хранению (в архиве организации или на гос. хранении). Для этого приказом руководителя создаётся экспертная комиссия. При проведении экспертизы используется типовой перечень документов с указанием сроков хранения и номенклатура дел организации или учреждения.
Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Составлено ст. преподавателем кафедры «Иностранные языки»
Т.А. Чередниченко.
Использованные источники:
- Русский язык и культура речи. Под общей редакцией В.Д. Черняк. – М., Юрайт, 2011.
- Инструкция «Делопроизводство в вузе». М., РГОТУПС, 2003.
- Интернет-порталы: грамота.ru, gramma.ru.