Организационные аспекты учетной политики

В данном разделе организация, должна отразить следующую информацию:

Отчетный год. Отчетным годом для всех организаций в соответствии со ст. 14 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно.

Первым отчетным годом для вновь созданных организаций считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных после 1 октября, - по 31 декабря следующего года.

Организационная структура учетно-бухгалтерской службы. В соответствии со ст. 6 Федерального закона N 129-ФЗ организация (по своему выбору) принимает решение о порядке организации бухгалтерской службы.

Если бухгалтерский учет в организации ведет бухгалтерия, возглавляемая главным бухгалтером, то в учетной политике в целях бухгалтерского учета необходимо предусмотреть, что:

1) Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации;

2) Ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности несет главный бухгалтер организации.

Рабочий план счетов. Первым шагом при формировании учетной политики является утверждение рабочего плана счетов, используемого организацией для ведения бухгалтерского учета (п. 6 приказа Минфина России от 09.12.1998 N 60н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98", далее - ПБУ 1/98). Рабочий план счетов с необходимым количеством уровней субсчетов и аналитических признаков, единый для всех структурных подразделений, разрабатывается организацией на основе Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 30.10.2000 N 94н.

Основная цель рабочего плана счетов - создание в организации такой схемы бухгалтерского учета, которая позволяла бы обеспечить не только аналитику по всем структурным подразделениям, но использовать полученную информацию для формирования бухгалтерской и статистической отчетности и для других необходимых целей.

Практика показывает, что организации не всегда уделяют должное внимание разработке рабочего плана счетов, поэтому в дальнейшем при организации учетной работы могут возникать непредвиденные сложности.

Таблица 1.1

Организация бухгалтерского учета в организациях.

Организация может использовать предусмотренные Планом счетов субсчета, уточнять их содержание, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Если для каких-то фактов хозяйственной деятельности корреспонденция счетов не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению.

Формы первичных учетных документов. Следующий этап - утверждение первичных документов. В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ организации обязаны пользоваться первичными документами, формы которых предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если организация в деловом обороте использует документы, не имеющие унифицированной формы, то правила их составления должны быть утверждены в соответствующих статьях раздела учетной политики "Методологические аспекты".

При разработке форм таких документов предусматривается наличие в них следующих обязательных реквизитов:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дата составления;

- наименование организации, составившей документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- перечень должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Необходимо учитывать, что в зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Помимо форм первичных документов, организация обязана утвердить формы документов, используемых для внутренней бухгалтерской отчетности, т.е. регистров бухгалтерского учета, которые предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации (п. 22 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Организация документооборота.В данном разделе учетной политики организация утверждает систему документооборота, которая регламентирует следующие вопросы:

- порядок создания первичных учетных документов;

- контроль правильности заполнения форм первичных учетных документов;

- порядок и сроки передачи первичных учетных документов в бухгалтерию;

- порядок передачи первичных учетных документов в архив.

Таблица 1.2

Обработка учетной информации.

В учетной политике можно предусмотреть, что график документооборота оформляется либо как приложение к учетной политике, либо как самостоятельный документ.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждает руководитель организации своим приказом.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Технология обработки данных учетной информации. Организация (по своему выбору) принимает решение о технологии обработки учетной информации.

Уровень централизации и основные принципы обмена информацией с обособленными подразделениями. Организация может создавать обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, имеющие собственный расчетный счет, но не обладающие правами юридического лица. Такие обособленные подразделения обычно самостоятельно ведут бухгалтерский учет и составляют отчетность по установленным формам, которая затем объединяется с балансом головной организации и представляется в органы, регулирующие уплату налогов и сборов, государственной статистики, учредителям.

В соответствии с п. 33 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных структурных подразделений, в том числе выделенных на отдельный баланс.

Однако действующим законодательством не установлены объемы, формы и сроки представления бухгалтерской отчетности обособленными подразделениями в адрес головной организации. Поэтому в учетной политике необходимо указать, в каких объемах, формах и в какие сроки должна предоставляться отчетность обособленных подразделений в головную организацию.

Организация также может создавать обособленные подразделения, которые не выделяются на отдельный баланс, имеют расчетный счет (или не имеют его) и не обладают правами юридического лица. Учет в таких обособленных подразделениях может быть построен по-разному. Во-первых, все первичные учетные документы передаются обособленными подразделениями для их учета в головную организацию, и учет осуществляется в централизованной форме. Во-вторых, в обособленных подразделениях, не выделенных на отдельный баланс, ведется учет всех хозяйственных операций вплоть до составления баланса. Отчетные данные обособленных подразделений предоставляются в бухгалтерию головной организации, где они включаются в консолидированную отчетность.

Таблица 1.3

Способы организации бухгалтерского учета

Таким образом, в соответствии с действующим законодательством отчетность обособленных подразделений организации как выделенных на отдельный баланс, так и не выделенных, является внутренней отчетностью, которая подлежит включению в бухгалтерскую отчетность организации в целом.

Ведение бухгалтерского и налогового учета для всех обособленных подразделений должно быть единым. Иными словами, обособленные подразделения не могут иметь своей учетной политики, отличной от учетной политики организации. Это указано в п. 10 ПБУ 1/98. Поэтому организация, в состав которой входят обособленные подразделения, должна иметь единую учетную политику. Изменение учетной политики для одного из обособленных подразделений не допускается.

Организации, имеющие разветвленную систему подразделений, принимают решение (по своему выбору) об уровне централизации бухгалтерского учета.

В данном разделе учетной политики организация указывает реквизиты подразделений, выделенных на отдельный баланс, регулирует объемы и сроки обмена информацией между подразделениями (в случае необходимости), а также между обособленным подразделением и центральным (головным) подразделением.

В разделе "Организация и ведение внутрихозяйственных расчетов с обособленным подразделением, выделенным на отдельный баланс" рекомендуем привести следующую информацию:

- формируются ли самостоятельно доходы и расходы, производятся ли операции по текущему банковскому счету;

- производится ли сверка взаиморасчетов по взаимной дебиторской и кредиторской задолженностям по окончании отчетного периода;

- определяется ли самостоятельно собственный финансовый результат;

- каков порядок ведения аналитического учета имущества организации;

- место формирования себестоимости продукции, работ, услуг;

- другие особенности, характерные для взаимоотношений между обособленным подразделением и головной организацией.

Выдача средств под отчет. Список лиц, получающих денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, утверждает руководитель организации.

Срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм, полученных на хозяйственные нужды, определяется в приказе руководителя организации.

Срок сдачи отчета по командировке в пределах территории Российской Федерации, а значит по полученным командировочным, - три дня.

Оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется:

- в рублях и копейках;

- округляется до целых рублей.

Отметим, что если учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в суммах, округленных до целых рублей, то возникшие при этом разницы относятся на финансовые результаты. Это позволяет сделать п. 25 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Выбранный вариант должен быть закреплен в учетной политике.

Способ представления бухгалтерской отчетности. В соответствии с п. 6 ст. 13 Федерального закона N 129-ФЗ бухгалтерская отчетность предоставляется ее пользователям на бумажных носителях и (или) в электронном виде.

В практической деятельности у организаций нередко возникает вопрос: может ли относиться к отчетности в электронном виде предоставление отчетности на дискете или на компакт-диске? По мнению автора, несмотря на то, что в законодательстве нет определения понятия "электронный вид", речь идет именно о передаче отчетности по электронным каналам связи. Данный вывод вытекает из следующего: сдача отчетности на магнитных носителях не имеет никакой юридической силы без подписанной декларации на бумажном носителе. В случае же подачи декларации через Интернет, по защищенным каналам присылают документ, заверенный электронно-цифровой подписью (ЭЦП), имеющий юридическую силу без вывода на бумажный носитель.