В образовательной деятельности применяется целый спектр информационных технологий, отвечающих за управление деятельностью всех подразделений образовательного учреждения, организацию учебного процесса, удовлетворение информационных потребностей внутренних и внешних пользователей, изучение конкретных дисциплин при очной и дистанционной формах организации обучения, организацию научно-исследовательских работ и т. д. Для этих целей разрабатываются и применяются следующие информационные системы и программные комплексы:
· системы, предназначенные для управления отдельными подразделениями или образовательным учреждением в целом как любой организацией;
· комплексы, организующие информационный обмен между подразделениями (передача информации об обучаемых и их успеваемости, преподавательском составе и т. п.);
· системы автоматизированного составления расписаний и передачи их в различные подразделения в необходимой форме;
· диспетчерские системы, позволяющие оперативно управлять технической и технологической базой;
· системы информационного обслуживания внутренних и внешних пользователей (справочная система для администрации, обучаемых, преподавателей, абитуриентов, родителей и т. д.);
· системы библиотечного обслуживания;
· системы сопровождения лекционных занятий (графические и мультимедийные системы представления изучаемого материала);
· учебно-методические комплексы;
· системы тестирования и оценки знаний;
· интеллектуальные тренажеры и др.
Все это позволяет не только применять новейшие разработки в области представления методических материалов и проверки знаний, но и организовывать учебный процесс на современном уровне.
Сегодня практически все структуры, работающие в области социально-культурной деятельности, такие как музеи, издательства, центры развлечений и отдыха, бюро туристических услуг ит.п., используют ряд информационных технологий.
Особенной популярностью пользуются, в частности, информационные и телекоммуникационные системы, мультимедиатехнологии, а также системы управления деятельностью учреждений культуры, основанные на использовании web-технологий и ресурсов сети Интернет:
· средства оперативной коммуникации и координации деятельности (электронная почта, электронные доски объявлений, списки рассылки, новостные разделы сайтов);
· распределенные ресурсы и средства доступа к ним, инструментарий поиска ресурсов и партнеров, стандартные и специализированные программные средства (базы данных, интернет-порталы, терминалы компьютерных сетей);
· формы обратной связи и организации сотрудничества (форумы, электронные опросы, гостевые книги, телеконференции).
Информационные технологии в социально-культурной сфере имеют свои особенности по сравнению, например, с управленческими и другими ИТ, поскольку ориентированы на специфическую область, связанную с искусством, организацией творческих процессов, психологическими особенностями и восприятием информации индивидуальными личностями или обществом в целом. Именно поэтому в процесс создания таких информационных технологий и систем, помимо профессиональных разработчиков, вовлечены группы специалистов в предметной области, для которой создается то или иное решение:
· «предметник» (искусствовед, художник, историк, представитель шоу-бизнеса и т. п.), имеющий непосредственное отношение к предметной области и тематике разработки;
· литературный и технический редакторы (при необходимости также видео- и музыкальный редакторы);
· независимый эксперт.
Каждый из специалистов гуманитарного профиля должен владеть информационными технологиями на уровне пользователя, и все участники проекта обязательно должны иметь представление об общей концепции формируемого продукта, а также об общепринятых нормах среды, для которой он создается.
В результате применение ИТ в области социально-культурной сферы позволяет не только автоматизировать рутинные операции в управлении учреждением, но и повысить качество предоставляемых услуг и организовать обратную связь с посетителями или клиентами за счет средств мультимедиа и интернет-технологий.
Организация работ с документами на основе современных компьютерных технологий заключается в применении САДД. Современная система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД) или, как ее чаще называют, электронная офисная система (ЭОС) представляет собой совокупность информационных технологий, ориентированную на совместное и скоординированное использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, в том числе и управленческой, которая может быть представлена в виде текстов, рисунков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформации.
Основные функции современной офисной системы:
• интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
• переход на использование безбумажной технологии;
• автоматизация рутинных операций по обработке информации;
• архивизация информации;
• создание и поддержка приложений;
• обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации;
• установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;
• обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям;
• создание гибкой системы разделения и распределения информации;
• организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях, и средах;
• быстрая и надежная связь и передача информации по каналам связи удаленным пользователям;
• обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.
Технологии автоматизированного делопроизводства занимают основное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:
• ввод документов с целью их последующей обработки и оформления;
• регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• распределение документов по исполнителям с назначением срока исполнения по соответствующим нормативам;
• контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям;
• поиск документов по запросам;
• ведение оперативных и архивных фондов хранения документов;
• поиск архивной информации по запросам;
• формирование статистических данных, составление различных итоговых и сводных документов;
• формирование справок руководству о состоянии исполнения документов;
• обмен документами (внешний и внутренний).
В настоящее время в организациях применяются следующие САДД.
1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
Основные функции:
• сканирование документов;
• запись на сервер;
• классификация документов;
• передача изображений на рабочую станцию;
• поиск изображений по отдельным элементам;
• рассылка и печать.
2. Система оптического распознавания символов — для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
Основные функции:
• сканирование;
• распознавание текста;
• форматирование в текстовый файл.
Два вида систем распознавания символов:
• обучаемые (FineReader);
• интеллектуальные (Cunei Form).
3. Система управления документами (DMS) — для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
Основные функции:
• индексирование документов;
• полнотекстовый поиск по ключевым словам;
• ассемблирование документов;
• организация доступа к документу независимо от места его хранения;
• защита данных;
• организация выдачи и возврата документа;
• контроль версии документа;
• рассылка документа.
Пример: Documentum.
4. Система автоматизации коллективной работы над документами — для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.
Основные функции:
• электронная почта;
• поддержка видеоконференций;
• управление изображениями;
• совместное использование документов;
• маршрутизация;
• календарное планирование.
Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Group Ware, Дело.