Перед началом работ по проведению обследования необходимо выбрать метод проведения обследования. Все методы можно объединить в группу по следующим признакам:
· По цели обследования выделяют метод организации локального проведения обследования, используемый для разработки проекта отдельной задачи или для комплекса задач, и метод системного обследования объекта, применяемый для изучения всего объекта с целью разработки для него проекта ИС в целом.
· По числу исполнителей, проводящих обследование, применяются индивидуальное обследование, осуществляемое одним проектировщиком, и бригадное с выделением ряда бригад – исполнителей, изучающие все подразделения предприятия, и одной координирующей бригады
· По степени охвата предметной области применяются метод сплошного обследования, охватывающего все подразделения экономической системы, и выборочное, применяемое при наличии типовых по структуре подразделений (например цехов складов)
· По степени одновременности выполнения работ первого и второго этапов предпроектной стадии выделяются метод последовательного проведения работ, при котором проектировщики собирают данные о предметной области, а затем их изучают, и метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором происходит изучение полученных материалов обследования, значительно сокращает время на проведение предпроектной стадии.
Выполнение работ по обследованию предметной области в каком-либо подразделении и сбору материалов можно проводить на основе предварительного выбора методов:
· Методы сбора, выполняемого силами проектировщиков-исполнителей, включающие методы проведения бесед и опросов, анализа материалов обследования, личных наблюдений, фотографий рабочего дня и хронометража рабочего времени специалиста при выполнении им той или иной работы;
· Методы сбора, выполняемого силами специалистов предметной области, которым предлагается либо заполнять тетрадь – дневник на осуществляемые работы, либо проводить документацию инвентаризацию рабочего места, либо использовать метод само фотографии рабочего дня, позволяющий выявить состав операций и получаемые при этом документы;
· Метод бесед и консультаций с руководителем, который чаще всего проводится в форме обычной беседы с руководителями предприятий и подразделений или форме деловой консультации со специалистами по вопросам, имеющим глобальный характер и относящимся к определению проблем и стратегий развития и управлением предприятием;
· Метод опроса исполнителей на рабочих местах, который используется в процессе сбора сбора сведений непосредственно у специалистов. Заранее составляют список сотрудников, с которыми намереваются беседовать, разрабатывают перечень вопросов о роли и назначении работ в деятельности объекта, порядке их выполнения;
· Метод анализа операций, который заключается в расчленении рассматриваемого делового процесса, работы на ее составные части, задача, расчеты, операции и даже элементы. После этого анализируется каждая часть в отдельности, выявляется повторяемость отдельных операций, многократные обращение к одной и той же операции, их степень зависимости друг от друга;
· Расчетный метод, который применяется для определения трудоёмкости и стоимости работ, подлежащий переводу на выполнение с помощью ЭВМ, а также для установления объемов работ по определенным операциям
При выборе метода следует учитывать следующие критерии:
· Степень личного участия проектировщика в сборе материалов
· Временные, трудовые и стоимостные затраты на получение сведений в подразделениях.
Проектировщику необходимо знать и в каждом конкретном случае применять наиболее экономичный, обеспечивающий нужную полноту сведений метод сбора материалов обследования.
Обследование по заранее разработанной программе, составленной во время выполнения операций по форме, содержащий перечень вопросов, ответы на которые дадут полное представление о деятельности изучаемого объекта и будут учтены при создании проекта ИС. Вопросы можно систематизировать по трем основным направлениям:
1. Получение представлений об объекте изучения в целом, включая выяснение целей функционирования, значений основных параметров деятельности
2. Изучение и описание организационно-функциональной структуры объекта. При этом исследуются функции, выполняемые в структурных подразделениях, хозяйственные процессы и процедуры, выявляются комплексные задачи, обусловленные функциями, процессами и процедурами, определяется состав входной и выходной информации по каждой задаче.
3. Изучение и описание структуры информационных и/или материальных потоков: состав и структура компонентов потоков, частоты их возникновения, объемов за определенный период, направления движения, процедур обработки, в которых участвуют эти компоненты. Источником сведений являются интервью со специалистами предметной области, экономическая документация и расчеты. Описание информационной структуры выполняется на уровне экономических документов и показателей.
Эффективным инструментом труда проектировщика является разработка «плана-графика» выполнения работ на предпроектной стадии, во время сбора материалов обследования и его последующего анализа.
Последней операцией, выполняемой проектировщиками на этом этапе, является «проведения сбора и формализации материалов обследования», в процессе которой члены бригады должны:
· Проинтервьюировать [СИ1] специалистов подразделений изучаемой предметной области. Собрать сведения обо всех объектах обследования, в том числе о предприятии в целом, функциях управления, методах и алгоритмах реализации функций, составе обрабатываемых и рассчитываемых показателей.;
· Выявить формы документов, отражающие хозяйственные процессы и используемые классификаторы, макеты файлов, сведения об используемых технических средствах и технологиях обработки данных; проконтролировать вместе с пользователем их правильность;
· Сформировать «Отчет об обследовании» и выполнить другие работы.