Визуальный анализ графических схем процесса

Визуальный анализ графических схем процесса имеет несколько существен­ных ограничений. Дело в том, что процесс представляет собой сложный объект, описать который в виде одной графической схемы невозможно. Любая графи­ческая схема процесса будет отображать информацию в соответствии с выбран­ным средством описания (нотацией). Любые ошибки или недоработки при фор­мировании графической схемы процесса приводят к невозможности эффектив­ного анализа. Например, при описании процесса аналитик забыл указать не­сколько входящих и исходящих документов. Визуальный анализ процесса мо­жет, конечно, указать на отсутствие этих документов, но эта информация бес­полезна для дальнейшего улучшения процесса, так как реально эти документы существуют.

Другим аспектом, который следует подчеркнуть, является наличие знании об «идеальном» процессе. Изучая графическую схему процесса, можно сделать определенные выводы об отсутствии каких-то нужных его элементов только на основе практического опыта и знаний лучших отраслевых решений, опыта дру­гих предприятий, требований стандартов. Найти экспертов с таким опытом, да еще со знанием нотаций описания процессов, достаточно сложно. Этот факт также ограничивает эффективность визуального анализа процессов.

Сделав вводные замечания, рассмотрим основные подходы к анализу графи­ческих схем процессов, заметив при этом, что все приведенные ддлее виды ана­лиза можно было бы выполнить, не используя графические схемы процессов.

В первую очередь, схему процесса можно подвергнуть анализу с точки зре­ния входов и выходов. Анализ входов/выходов состоит из двух частей:

глава 3 Описание и анализ бизнес -процессов_______________________________ 21 5

1) анализ потребности во входах/анализ потребности в выходах;

2) анализ неиспользуемых выходов.

Анализ потребности во входах выполняется следующим образом. Последо­вательно рассматривается каждая функция процесса. Выполняется содержатель­ный анализ каждой функции. Определяется состав необходимой для ее выпол­нения информации. Проверяется, содержится ли данная информация во входя­щих документах. Если нужной информации нет ни в одном документе, это мо­жет означать отсутствие необходимого для выполнения функции документа. Указанный алгоритм показан на рис. 3.54.

Рис. 3.54. Выявление потребности во входах.

Анаюгично выполняется анализ по материальным входам, персоналу, инф­раструктуре.

Очевидно, что если в какой-то части процесса мы обнаружили недостаток входящего документа, необходимо определить функцию, для которой этот доку­мент является выходом. Поиск таких функций (процессов) по схемам моделей вряд ли возможен. Проще опросить соответствующих исполнителей и найти по­ставщиков нужной информации. Далее следует выяснить, почему данная инфор­мация не оформляется документально и не передается заинтересованному в ее получении должностному лицу. Подобная ситуация показана на рис. 3.55.

Анализ неиспользуемых выходов означает поиск тех выходов процесса (функ­ций), которые не используются в других процессах (функциях). Практика пока­зывает, что на предприятиях существует много документов, которые формиру­ются, но в дальнейшем либо не используются, либо используются формально. Последний случай означает, что документ может подготавливаться, передавать­ся по назначению, а далее просто попадать в соответствующую папку и пылить­ся годами. Такие документы можно смело относить к неиспользуемым. По край-

Рис. 3.55. Выявление потребности в выходах.

ней мере, на такие документы следует обратить внимание и по возможности от них избавляться.

Для поиска неиспользуемых выходов следует составить табл. 3.20.

Таблица 3.20 Поиск неиспользуемых выходов процесса

Для того чтобы выявить неиспользуемые документы, необходимо последова­тельно проследить всю цепочку движения документа по организации. За стар­товую точку берется функция процесса, на выходе которой рассматриваемый документ поя&аяется в первый раз. Далее последовательно анализируют все фун­кции, связанные с обработкой, использованием и хранением данного докумен­та. На практике для понимания того, используется документ или нет, приходит­ся встречаться с соответствующими людьми и анализировать их деятельность. При выявлении неиспользуемых документов должны быть последовательно рас­смотрены все функции процесса и исходящие документы.

Рассмотрим возможности графического анализа функций процесса. Анализ функций процесса позволяет выявить:

• отсутствие необходимых функций;

• наличие излишних функций;

• дублирование функций.

Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 217

Анализ отсутствия необходимых функций проводят на основе знаний экс­перта о том, как должен быть организован процесс для обеспечения его эффек­тивного функционирования. Пример такого анализа показан на рис. 3.56.

Можно сделать несколько рекомендаций, какие функции должны обязательно присутствовать в процессе. Для моделей верхнего уровня, подготовленных в нотации IDEF0, это функции планирования, учета, контроля и принятия реше­ний. Для моделей нижнего уровня, подготовленных в формате IDEF3 (ARIS еЕРС), можно выделить несколько важных функций, о которых не следует за­бывать при построении модели:

• функции контроля: входной статистический контроль процесса;

• функции, выполняемые во внештатных ситуациях;

218_______________________________ В В Репин, В.Г Елиферов Процессный подход к управлению

• функции по обработке несоответствующей продукции;

• функции по учету фактической информации по процессу.
Рассмотрим функции контроля. На рис. 3.57 предстаатен пример процесса,

В который дополнительно введены две функции контроля.

Первая функция осуществляет выборочный входной контроль, при этом ре­зультаты контроля фиксируются документально — на рис. 3.57 показан доку­мент «Результаты входного контроля». По результатам выполнения функции могут наступить два альтернативных события: «Вход не соответствует требова­ниям» и «Вход соответствует требованиям». В случае, если вход процесса не соответствует требованиям, происходит переход на выполнение функции «При­нятие решения ачадельцем процесса». Эта функция должна быть описана в виде отдельного процесса управления. (Возможен, конечно, вариант, когда решение принимает исполнитель процесса).

Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 219

Вторая функция контроля носит статистический характер. Осуществляется выборочная проверка выходов процесса. Результаты проверки фиксируются в документе «Результаты статистического контроля» и в дальнейшем должны ис­пользоваться для управления процессом.

Как правило, при описании процессов часто забывают о различных вне­штатных ситуациях и действиях в случае их наступления. Ценность таких схем процессов существенно снижается. Пример отображения внештатной ситуации показан на рис. 3.58.

В соответствии со схемой (рис. 3.58) предполагается, что после выполнения первой функции процесса возможна внештатная ситуация. Она должны быть об­работана. Для этого в процесс включается функция «Обработка внештатной ситу­ации», два новых события и символы логики — исключающее и обычное «ИЛИ».

220________________________________ В В Репин, В Г Елиферов Процессный подход к управлению

На схемах процессов может недоставать функций по работе с несоответству­ющей продукцией (услугами, документами). На рис. 3.59 приводится пример такого процесса.

Функции по учету фактической информации являются очень важными, так как позволяют накапливать управленческую информацию по параметрам вы­полнения процесса, которую можно использовать для анализа и улучшения про­цесса. С точки зрения теории необходимо фиксировать результаты выполнения каждой функции. На практике следует собирать ту фактическую информацию, использование которой целесообразно в дальнейшем. Более подробно пробле­ма регистрации информации по процессу будет рассмотрена в главе 4. Здесь же приведем простейший пример отсутствующей функции по регистрации пара­метров выполнения процесса (рис. 3.60).

Графическая схема процесса должна быть проверена на наличие излишних функций. Такой анализ проводится по следующему алгоритму. Последователь­но рассматриваются все функции процесса. Анализируется каждая функция процесса. Задается вопрос: что будет, если исключить данную функцию из про-

Рис. 3.60. Отсутствие функции по регистрации фактической информации о процессе.

цесса? Возможны ситуации, когда в процессе существуют функции, которые реально не нужны. От таких функций необходимо избавляться.

В заключение остановимся на анализе дублирования функций. Пример та­кого анализа приведен на рис. 3.61.

На рис. 3.61 предстаааено два различных процесса. Эти процессы могут вы­полняться в различных подразделениях. Рассматриваются две функции: Функ­ция процесса 1 и Функция процесса 2. Названия этих функций мот суще­ственно отличаться. Выходы этих функций также различны: Документ 1 и До­кумент 2. Каким образом выявить дублирование? Следует провести анализ вы­ходов этих двух функций по следующим направлениям:

• анализ информации, содержащейся в каждом документе;

• анализ потребителей каждого документа;

• решения, принимаемые на основе информации, содержащейся в доку­
ментах.

Рис. 3.61. Анализ дублирования функций процесса.

На рис. 3.61 показано, что в обоих документах содержится одна и та же Информация А. Это может означать, что рассматриваемые функции полностью или частично дублируют друг друга. По крайней мере, стоит обратить на две эти функции более пристальное внимание.

Как выявить дублирование функций на практике? Очевидно, что сравнивать между собой функции процессов невозможно. В первую очередь необходимо составить список функций, «подозреваемых» в дублировании. Такого рода ин­формация может быть получена на основе интервью с сотрудниками и руково­дителями подразделений. Кроме того, аналитик, работающий с процессами до­статочно долгое время, должен иметь предварительную информацию о возмож­ном дублировании функций.

Отметим, что анализ графических схем процессов в значительной степени должен базироваться на здравом смысле и практическом опыте работы.