Для обозначения процесса часто используется понятие «5М» — пять составляющих частей процесса (рис. 4.1): Method — технология; Man — персонал; Machinery — оборудование; Material — материалы; un Milieu ouvrier (франц.) - производственная среда.
242___________________________ В,В, Репин, В,Г. Елиферов. Процессный подход к управлению
Для определения пятой составляющей части процесса использованы французские слова, поскольку трудно найти подходящее английское слово на букву «М». Например, в Японии заменили состаатяющую «Производственная среда» на «Измерение» и в японской редакции 5М: Man, Machine. Material, Method. Measurement (измерения) [2].
При более подробной декомпозиции 5М можно разбить на 12 составляющих процесса. Для того чтобы процесс прошел в управляемых условиях, в распоряжении владельца процесса должны быть псе составляющие:
1. Технология.
2. Персонал.
3. Оборудование.
4. Оснастка и инструменты.
5. Контрольно-измерительное и испытательное оборудование.
6. Нормативная документация.
7. Основные матери&пы.
8. Вспомогательные материалы.
9. Производственная среда.
10. Теплоэнергоносители.
11. Программное обеспечение (hard&soft).
12. Информация.
Этот список можно варьировать, вычеркивать или дополнять в зависимости от специфики процесса, но в основном это те составляющие части, без которых не может состояться процесс [8].
Составляющие части процесса, которыми управляет владелец, и являются ресурсами. На рис. 4.2 они объединены под названием «ресурсы». Все ресурсы, необходимые для проведения процесса, должны быть запланированы и выделены до начала проведения процесса.
Однако только наличия ресурсов недостаточно для успешного хода процесса. Определение процесса включает «совокупность видов деятельности». К совокупности видов деятельности, кроме обеспечения ресурсами, относятся: сбор информации о ходе процесса по трем группам показателей, управление процессом на основе этой информации, планирование и распределение ресурсов для достижения целей процесса.
Результат процесса может быть положительным или отрицательным. Все, что получилось на выходе процесса, должно быть проверено, прежде чем этот выход использует потребитель. На заводе ОТК проверяет продукцию, руководитель утверждает проект, потребитель подписывает акт приемки работы, проекта или отчета о проведенном аудите. Продукт на выходе может пройти процедуру проверки успешно, а может быть отклонен и напраачен на доработку или утилизацию. Владелец процесса для принятия управленческих решений должен получить информацию о ходе процесса (показатели процесса), о результатах
| Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению 243 |
процесса (показатели продукта) и информацию от потребителя о степени его удовлетворенности полученным продуктом (данные удовлетворенности клиента). Для получения информации владелец процесса устанавливает в процессе контрольные точки, в которых производится сбор информации о процессе, регламенты сбора, обработки и предоставления этой информации.
При появлении в этой схеме владельца процесса цикл управления процессом становится замкнутым. Смысл управленческой деятельности заключается в том, что владелец процесса непрерывно или с установленной периодичностью контролирует ход процесса и принимает управленческие решения в случаях отклонения параметров процесса от границ, определенных для нормального хода процесса. Владелец процесса в ходе управления планирует (Plan) распределение ресурсов для достижения постатейных целей процесса с максимальной эффек-пшностью. В ходе выполнения (Do) процесса владелец проверяет (Check) ход процесса на основании информации, которая поступает с контрольных точек. Владелец процесса ведет оперативное управление процессом, корректируя (активно вмешиваясь в ход процесса (Act)), изменяя запланированное распределение ресурсов, меняя планы, сроки и результаты процесса в соответствии с изменившейся ситуацией. Деятельность владельца процесса носит циклический
244 В В. Репин, В Г Елиферов Процессный подход к управлению
характер при нормальном ходе процесса или апериодический в случаях возникновения проблемных ситуаций, требующих немедленного вмешательства.
Такой замкнутый цикл управления известен как цикл Деминга PDCA (Plan-Do—Check—Act): Планирование — Выполнение — Контроль выполнения — Воздействие (управление, корректировка). Методология PDCA представляет собой простейший алгоритм действий руководителя по управлению процессом и достижению его целей. Цикл управления начинается с планирования [3].
Планирование — установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворенности потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов.
Выполнение — выполнение запланированных работ.
Проверка — сбор информации и контроль результата, получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.
Воздействие (управление, корректировка) — принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.
Цикл PDCA лежит в основе управления любой деятельностью, т.е. применим как к процессу в целом, так и к отдельным работам, входящим в состав процесса. Цикл может быть применен даже к самому себе. Например, если применить цикл PDCA к его же части Act — корректировка, то получится следующая схема пошагового управления:
Plan — планирование, разработка корректирующих действий на основе проведенного анализа отклонения.
Do — выполнение, внедрение корректирующих действий.
Check — проверка результативности (эффективности) корректирующих действий.
Act — проведение анализа причин неудачного устранения причины отклонения и принятие решения о разработке (или не разработке) новых корректирующих действий.
В практической деятельности цикл PDCA применяется многократно с различной периодичностью. При выполнении основной деятельности цикл PDCA применяется с периодичностью циклов отчетности и планирования. При выполнении корректирующих действий длительность цикла PDCA может быть меньше или больше длительности цикла отчетности и планирования и устанавливается в зависимости от характера, объема, длительности и содержания мероприятий по устранению причин отклонении.
Иногда в цикле PDCA каждый шаг разбивают на две части (рис. 4.3):
Plan — на планирование целей (Plan 1) и планирование способов достижения целей (Plan 2).
Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению___________________________ 245
Do — на обучение и подготовку персонала (Do 1) и собственно выполнение работы (Do 2).
Check - на сбор данных (Check 1) и обработку данных (Check 2). Act - на анализ данных (Act 1) и принятие решения (Act 2).
Управление ходом непрерывного повторяющегося процесса не всегда требует обучения и подготовки персонала на каждом цикле управления. Такой подход часто применяется в проектных организациях, где выполняют один проект в течение длительного времени или при проектировании внесения изменений в деятельность организаций. Вообще, принципы управления проектными организациями отличаются от управления организациями с поточным производством (промышленного предприятия).
В данной книге примеры и образцы документов даны в основном для промышленных предприятий с поточным производством, но это не значит, что их нельзя применять в проектном бизнесе. Выполнение любого проекта состоит из выполнения комбинации отдельных блоков, однотипных для разных проектов. Выполнение однотипных блоков может быть построено на процессной основе.
Таким образом, управление процессом является одной из неотъемлемых составных его частей. Результат процесса зависит не только от выполнения технологических операций и переходов, но и от созданной системы управления. В описание процесса при его моделировании необходимо включать владельца процесса, а также управленческие функции: планирование, контроль выполнения и воздействие на процесс.
Если графически представить схему процесса (см. рис. 4.2) с учетом цикла PDCA, то получим рис. 4.4.
| 246________________________________ ВВ. Репин, В Г Елиферов Процессный подход к управлению |
