Информация о ходе процесса

Информация о ходе процесса яапяется неизменяемой документацией, созда­ваемой многократно в ходе его функционирования, и предназначена для вы­полнения трех основных функций:

• управление процессом на основе фактических цифр и показателей;

• подтверждение уровня качества и характеристик продукта процесса;

• подтверждение эффективности функционирования СМК процесса.

На рис. 4.14 изображены контрольные точки сбора информации о ходе про­цесса и документация процесса.

На рис. 4.14 показаны примеры расстановки контрольных точек в процессе N и документации подпроцесса П1. В подпроцессе П1 установлены две конт­рольные точки: КТ1 на входе в подпроцесс и КТ2 на его выходе.

Информация о входном контроле материала, поступающего на вход процес­са N, в соответствии с требованиями «Инструкции на подпроцесс П1» заносит­ся в журнал по форме Ф ON.01.01 и состоит из трех параметров.

Информация о результатах деятельности подпроцесса П1 является промежу­точной информацией о деятельности процесса N, состоит из четырех парамет­ров и заносится в журнал Ф ON.01.02.

Для управления ходом процесса N может быть построена следующая систе­ма обработки и передачи информации (рис. 4.15).

Инструкция на подпроцесс Ш. Исполнитель в соответствии с Инструкцией заносит в журнал результаты входного контроля материалов и проведения рабо­ты. Формы журналов Ф ON.01.01 и Ф ON.01.02 приведены в приложении к Ин­струкции.

Регламент подпроцесса П1. Владелец подпроцесса П1 регулярно (ежедневно, еженедельно) заполняет рапорт по подпроцессу Ш и передает его владельцу процесса N. Форма рапорта и порядок заполнения приведены в регламенте или в должностной инструкции владельца подпроцесса. В рапорт вносят обобщен­ные данные за отчетный период. Количество параметров, вносимых в рапорт, должно ограничиваться сверху возможностями восприятия и снизу полнотой отражения реального состояния дел в подпроцессе. На основании полученной информации владелец подпроцесса управляет подпроцессом Ш.

Регламент процесса N. Владелец процесса N с заданной периодичностью (обычно — ежемесячно) проводит сбор информации и заполняет справку о ходе процесса по форме, установленной в приложении к регламенту процесса

270 В.В. Репин. В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

N. В справку вносятся обобщенные данные за отчетный период (месяц). Коли­чество показателей, вносимых в справку, должно ограничиваться сверху воз­можностями восприятия и снизу — полнотой отражения реального состояния дел в процессе N. Рекомендуемое количество показателей в справке — не более 10 — 12. Владелец процесса N управляет процессом на основании полученных рапортов и заполненных справок. Заполненную справку владелец процесса N передает руководителю для анализа хода процессов.

Регламент процесса управления. Руководитель, получив справки о ходе всех процессов в соответствии с регламентом (или ДИ), проводит анализ справок и заполняет протоколы анализа процессов по форме, приведенной в приложе­нии к Регламенту процесса управления. Процедура управления сетью процес­сов организации описана в Регламенте процесса управления. Регламентации подлежат: периодичность анализа хода процессов, критерии, по которым ру­ководитель оценивает ход процессов, порядок выполнения корректирующих действии по устранению отклонений от нормального хода процессов, порядок документирования результатов анализа и принятия решений в нештатных си­туациях, а также проверки выполнения решений и эффективности принятых решений.