Размещение документации в номенклатуре дел подразделений

Папка 0*.01. Входящие документы. Содержание: все документы, которые по­ступают в данное подразделение.

Папка 0*.02. Исходящие документы. Содержание: копии всех документов, исходя­щих из данного подразделения. При малом количестве входящих и исходящих доку­ментов обе папки могут быть объединены под одной обложкой, но при этом нумера­ция документов и порядок их расположения в папках остаются раздельными.

Папка 0*.03. Нормативные документы. Содержание: все НД, которыми руко­водствуется подразделение в своей деятельности:

• законы Российской Федерации, положения и инструкции органов Гос­
надзора, государственные и отраслевые стандарты;

• Руководство по качеству организации РК 00.00;

• документированные процедуры СМК Д 00.01, Д 00.02, Д 00.03, Д 00.04,
Д 00.05, Д 00.06;

• описания процессов своего и смежных подразделений, взаимодействие
с которыми обозначено в Положении о подразделении и описании
процесса.

Папка 0*.04. Технологические и рабочие инструкции. Содержание: технологи­ческие и рабочие инструкции для рабочего персонала, инструкции по обслужи-

Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества 325

ванию оборудования, инструкции по работе с клиентами (по приему заказов), инструкции по выполнению различных работ и т.д. Должны быть в наличии во всех подразделениях (если это целесообразно). Например, «Инструкция о по­рядке оценки поставщика» может находиться в этой папке в номенклатуре дел Отдела закупок, а для небольшой организации — существовать в качестве при­ложения к описанию процесса закупок.

Папки 0*.05. Положение о подразделении, 0*.06. Штатное расписание и 0*.07. Должностные инструкции объединяют под одной обложкой и содержат соот­ветственно:

• Положение о подразделении ПП 0*.00 по форме Приложения ** к про­
цессу «Подготовка и аттестация персонала» П 09.00;

• Штатное расписание подразделения по форме Ф 00.0*.0* Приложения **
к Д 00.01;

• Должностные инструкции всех ИТР подразделения по форме Приложе­
ния ** к Д 00.01 - Порядок управления документацией;

• Планы обучения сотрудников подразделения на 200_ г. по форме Ф 00.0*.0*

Приложения ** к П 09.00 - процесс «Подготовка и аттестация персонала»;

• Протоколы заседания аттестационной комиссии по форме Ф 00.0*.0* При­
ложения ** к П 09.00 - процесс «Подготовка и аттестация персонала».

Папка 0*.08. Записи по качеству. Содержание: все документы, перечислен­
ные в разделах описания процесса как записи по качеству, подтверждающие
выполнение установленных требований к продукции и СМК, кроме докумен­
тов, перечисленных в разделе 6.2 «Человеческие ресурсы» (эти документы нахо­
дятся в папках 0*.05, 0*.06, 0*.07 — кадровые документы). Количество папок
определяет владелец процесса исходя из количества документов и их типов,
являющихся записями по качеству. Нумерация папок — 0*.08**, где * — номер
процесса, ** — номер папки, содержащей записи по качеству. Сюда также отно­
сятся журналы, в которых делают записи по качеству, например, «Журнал го­
товности оборудования на______ (установке)» и папки, в которые подшиваются

отдельные заполненные бланки. Журнал представляет собой папку № О*.О8**, поэтому ему присваивается нумерация отдельной папки.

Папка 0*.09. Непрерывное улучшение. Содержание:

• планы по качеству (целевые показатели процесса (организации) и планы
по достижению целевых показателей на установленный период);

• справки о ходе процесса (п. 5.6.2);

• протоколы анализа результатов процесса (п. 5.6.3);

• планы мероприятий, корректирующих и предупреждающих действий;

• протоколы и мероприятия по дням качества.

Папка «Непрерывное улучшение» (название условное) оформляется для нужд сертификации СМК. Для организации, которая не будет внедрять и сертифици-

326 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества 327

5. В организации не установлен порядок управления неучтенными копиями
документов. Например, при рассылке экземпляров технических условий
действительным и потенциальным потребителям;

6. В действующую регламентирующую документацию внесены неучтенные прав-

ки и изменения или персонал не ознакомлен с внесенными изменениями;

7. На рабочих местах находятся устаревшие, просроченные или аннулиро­
ванные экземпляры регламентирующей документации;

8. Нет процедуры восстановления записей по качеству в случае их утраты.
Особенно на это обращается внимание при наличии в организации элек­
тронной системы документооборота и хранения информации.

Примечание. Существует три варианта создания документации по процессам. Вариант 1. В организациях, которые только приступают к внедрению процесс­ного подхода к управлению и построению СМК со слабым уровнем документаль­ного обеспечения, лучше всего начинать с переработки или разработки положе­ний о подразделениях. Этот документ является привычным для большинства ра­ботающих и не вызывает отрицательной реакции при введении в него дополни­тельных требований в виде форм взаимодействия и новой терминологии. Образец такого Положения предложен в Приложении 1. После согласования документов, которые в общей форме регламентируют взаимодействие подразделений, можно приступать к детальной проработке документации, содержащей описание про­цессов. В этом случае в качестве примера описания процесса могут быть исполь­зованы форма, представленная в Приложении 2, и содержание — табл. 3.17.

Вариант 2. Если организация создает СМК на базе реально существующей и действующей документации и положений о подразделениях, то можно сразу разрабатывать документы (регламенты), описывающие процессы.

Вариант 3. Если организация имеет реально функционирующие системы документации и качества, то можно, если это целесообразно, совместить доку­мент, регламентирующий процесс, с Положением о подразделении. В этом слу­чае вместо двух документов может существовать один, который будет содержать структуру подразделения, его основные функции и работы, распределение от­ветственности, входы и выходы и т.д. То есть нужно дополнить Положение о подразделении недостающей информацией из табл. 3.17. 5. Ответственность руководства

Если раздел 4 МС ИСО 9001:2000 посвящен общесистемным требованиям, то разделы 5, 6, 7 и 8 «образуют» замкнутый цикл управления организацией на процессной основе. На рис. 5.11 показана взаимосвязь разделов и их примени­мость для построения системы менеджмента организации. Цикл управления PDCA (Plan — Do — Check — Act) — Планирование — Выполнение — Контроль выполнения — Управление — Корректировка, известный также как цикл Де-минга, применим ко всем процессам и к организации в целом.

Рис. 5.11. Модель системы менеджмента качества, основанной на процессах (МС ИСО 9001:2000).