В системе CMS присутствует два хранилища. В первом (обычно реляционная СУБД) хранятся все данные, которые публикуются на сайте. Во втором (обычно файловая система) хранятся элементы представления – шаблоны, графические изображения и т.д.
Кроме внешнего представления сайта, каким его видят все пользователи, есть как минимум два специализированных рабочих места.
Первое рабочее место – для разработчиков сайта. С его помощью они задают структуру сайта, структуру контента, определяют внешний вид сайта, настраивают шаблоны представления информации. Этот инструментарий обычно не полностью автоматизирован. Для настройки сайта разработчики частично работают через средства CMS, часть информации размещается напрямую.
Второе рабочее место – для владельцев сайта. Оно позволяет сотрудникам компании самостоятельно размещать информацию на сайте, без участия разработчиков. Менеджеры заказчика работают только через специализированное рабочее место.
В настоящее время большинство организаций имеет в том или ином виде собственный веб сайт. Гораздо меньшее число компаний имеет внутреннюю интранет систему. Большинство современных сайтов компаний созданы на основе статических страниц. В результате процесс размещения информации на таких сайтах скрыто от обычных пользователей. Вместе с тем, эта операция требует знания основ программирования и языка HTML. При этом вероятность ошибок, особенно для обычных пользователей весьма высока.
CMS предоставляет возможность оперативного обновления информации сотрудником – информацию публикует сотрудник, владеющий информацией, без дополнительных посредников в виде технических специалистов. Результатом является снижение стоимости поддержки – обновление информации производится самостоятельно, нет необходимости оплачивать труд собственного или внешнего web-мастера.
Так же в рамках CMS функционально реализованы многие сервисы – поиск, форумы, голосования и т.д., т.е. наиболее востребованная функциональность уже реализована в CMS и может быть сразу использована. При создании сайта на основе CMS полностью или частично используются готовые модули, которые уже прошли неоднократное тестирование. CMS разделяют данные и их представление, следовательно внешний вид сайта меняется с намного меньшими затратами, чем в случае со статическим сайтом.
Когда разработчики CMS заявляют о том, что после создания сайта в дальнейшем обновление информации может осуществлять нетехническими специалистами, это означает, что имеется определенный web-интерфейс, который позволяет размещать информацию, используя определенные визуальные инструменты редактирования, а также импортировать информацию из офисных документов. Под Web-интерфейсом понимается специализированное рабочее место, доступное через интернет, с использованием стандартной программы просмотра Интернет – Internet Explorer.
Ключевыми моментами является то, что возможно визуальное редактирование текста – есть WYSIWYG (What You See Is What You Get) – редактор, позволяющий размещать текст и выполнять простейшее форматирование документа, без наличия специальных технических знаний.
Возможно одновременно с текстом размещать и различные изображения – графики, диаграммы и т.д.
Возможен перенос данных из офисных приложений.
Поддержка визуального редактирования данных во всех системах реализована практически одинаково.
В состав Microsoft Internet Explorer входит элемент управления, который позволяет выполнять подобное редактирование. Разработчики осуществляют вызов этого элемента управления и далее пользуются результатами его труда.
Поскольку используются встроенные возможности Microsoft Internet Explorer (MSIE), то некоторые системы управления накладывают ограничение – для публикации информации желательно использовать Internet Explorer. При этом, поскольку в клиентской части визуальное редактирование не требуется, на него никаких ограничений не накладывается, и пользователи вашего сайта могут использовать любую программу просмотра Интернет-страниц.
Достаточно часто возникает необходимость, одновременно с текстом разместить и изображения – картинку, график, диаграмму. Причем разместить не в фиксированном месте страницы – в начале или в конце, а непосредственно в тексте, рядом с определенным описанием.
Описанный в предыдущем разделе редактор не владеет информацией о том, где и каким образом хранятся изображения. Поэтому он позволяет размещать в произвольном месте текста ссылку на изображение.
При этом необходимо указать адрес на сервере (URL), где находится изображение. Как изображение попадет на сервер – находится вне компетенции данного редактора.
Разработчик может модифицировать данный функционал, позволив пользователю изначально разместить изображения либо в общую библиотеку, либо привязать их к конкретному документу, а далее уже при редактировании выбирать, какое изображение включить.
В случае использования общей библиотеки возможно повторное использование одних и тех же изображений, однако, при большом их количестве затруднен поиск, а также удаление ненужных. В случае связывания изображений с конкретным документом, повторного использования нет (для системы одно и то же изображение, присоединенное к двум документам, будет двумя разными), но это упрощает выбор и гарантирует автоматическое удаление изображений одновременно с самим документом.
Системы управления контентом позволяют нетехническому специалисту публиковать информацию на сайте и выполнять простейшие операции по форматированию текста. Выделить текст курсивом на сайте ничем не сложнее, чем выполнить аналогичную операцию в Microsoft Word. И данная возможность во всех системах реализована практически одинаково.