Деятельность любого государственного органа власти, его подразделений и подведомственных учреждений обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией государственного органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между, например, Департаментом социальной защиты населения, его подразделениями и подведомственными учреждениями, а также с другими органами управления и организациями субъектов РФ.
Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:
- – нормативные правовые акты;
- – распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
Нормативные правовые акты – принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.
Нормативным правовым актом является постановление.
Постановление – нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Распорядительные документы – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерств, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.
Приказ, распоряжение принимается полномочным на то должностным лицом, действующим па основе единоначалия.
Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения департаментов. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "ΠРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Указание – распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения о департаменте, структурных и территориальных структурных подразделениях, правила, инструкция, должностные регламенты.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
- – председатель или председательствующий;
- – секретарь;
- – присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем – приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;
- – повестка дня;
- – докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали – Выступили – Постановили (Решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим па заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
Служебные письма готовятся как:
- – ответы о выполнении поручений по входящим документам;
- – исполнение поручений по обращениям граждан;
- – сопроводительные письма;
- – ответы на запросы юридических и физических лиц;
- – инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания.
Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.
Докладная записка – это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – документ, поясняющий какое- либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких- либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся па информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
- – наименование (содержание) работы или мероприятия;
- – исполнитель;
- – срок исполнения;
- – отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.
Текст управленческого документа — выраженное с применением делового языка содержание управленческих действий. Он должен быть ясным и убедительным.
Точность, ясность и убедительность текста или предложения зависят от правильного употребления слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова и словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. Убедительным является документ, несущий в себе аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия решения.
Стиль документа, характер изложения текста зависят от вида документа. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание для составления документа. Вторая часть содержит выводы, предложения, решения, распоряжения, мнения, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина, во второй — решение. Существуют документы, не требующие пояснения или основания. Текст такого рода документов может содержать одну заключительную часть: приказы — распорядительную часть, письма — просьбу без пояснения и т.д.
Перейдем к более детальному рассмотрению состава управленческой документации.
Формуляр — образец документа, модель построения документа, устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, соответствующих решаемым в данной сфере деятельности задачам и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Служебное поле унифицированной формы документа — зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений.
Зона унифицированной формы документа — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными соответствующими реквизитами.
Реквизиты — информационные элементы документа, обозначенные цифрами в делопроизводстве.
Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.
Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, состоящими из нескольких достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).
Каждый документ содержит в себе постоянную часть, и некоторая информация (например, реквизиты) может быть заранее внесена в шаблон будущих документов. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.
Типовой формуляр — формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.).
Бланк — стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся постоянные реквизиты организации-автора.
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплект реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланков применяется бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов АЗ и А6.
Все бланки, как и документы, должны иметь поля: левое — не менее 20 мм; верхнее — не менее 15 мм; правое — не менее 10 мм; нижнее — не менее 10 мм.
Виды бланков:
- • общий;
- • для письма;
- • конкретного вида документа;
- • структурного подразделения;
- • должностного лица.
Общий бланк содержит Государственный герб Российской Федерации и используется для составления любых видов документов, кроме писем.
На общих бланках допустимо указывать трафаретные части отдельных реквизитов, а также ограничительные метки для полей и следующих реквизитов:
- • гриф утверждения;
- • заголовок к тексту;
- • отметка о контроле.
Бланк письма содержит следующие реквизиты:
• Государственный герб Российской Федерации (такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право);
- • наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- • наименование организации (предприятия);
- • справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов).
Также допускается указывать номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницу в Интернете, номера расчетных счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), наименование банка, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии, код организации (предприятия) по ОКПО.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и дополняется только наименованием соответствующего вида документа, например, «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.п.
В случае если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, может быть использован бланк структурного подразделения, например: ЗАО «АРЕНА», ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА.
При изготовлении документов на печатающих устройствах традиционно используются восемь положений табулятора (табл. 1.1):
Таблица 1.1
Положения табулятора
| Положение табулятора | Граница левого поля при печатании на ПК (см) |
| 1,27 |
| 8,5 | |
| 10,5 | |
| 12,5 | |
| 14,5 |
При оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами: интервал между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками текста. Между составными частями реквизитов интервал составляет 1,5-2, в составных его частях — одну строку.
Реквизиты относительно положений табулятора располагаются следующим образом:
О — наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, место составления, заголовок к тексте, текст, отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите «подпись», гриф согласования документа, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении в дело;
- 1 — красная строка;
- 2 — расшифровка подписи в реквизите «гриф согласования», виза согласования. Отметка о заверении копии, номер документа;
- 3 — при оформлении документов не используется;
- 4 — адресат, номер страницы;
- 5 — гриф согласования;
- 6 — расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения»;
- 7 — слово «копия», нумерационные заголовки: таблица, приложение, отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию.
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах — государственных стандартах, являющихся основой для правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, условий работы управленческого аппарата, технологии документирования. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, применяемые в данной организации, в том числе:
- • права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников относительно процедуры оформления документов;
- • состав применяемых управленческих документов;
- • компетенция и право на издание различных видов распорядительных документов руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена;
- • порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
- • обязательные требования к оформлению и порядку работы с документами.
Не зависимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляется перечень следующих основных требований:
- • обеспечение юридической силы документа;
- • создание условий для оперативного исполнения документов;
- • возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
- • возможность использования для создания, копирования, обработки документов организационной техники.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации — комплекс документов, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности и созданных по единым правилам и требованиям. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и с помощью традиционных методах обработки информации.
В основе создания унифицированных систем документации лежит метод единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Это обеспечивает интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.