Инструкция по работе с кадрами на предприятии
Пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Шаг 1. Создание нормативной и информационной базы.
При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
- Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
- Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
Шаг 2. Ознакомление с уставной документацией компании.
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя.
Шаг 3. Оформление на работу руководителя.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
Шаг 4. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.
Основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
1. правила, касающиеся внутреннего трудового распорядка;
2. кадровая структура организации;
3. штатное расписание;
4. график отпусков;
5. документы, связанные с защитой персональных данных работников;
6. положение об охране труда и противопожарной безопасности.
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
1. трудовые договора;
2. книга по учету движения трудовых книжек;
3. книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
4. табель по учету времени работы;
5. персональные карточки сотрудников;
6. кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
7. должностные инструкции и другие документы;
8. журнал учета проверок контролирующими органами.
Также могут издаваться следующие документы:
- коллективный договор;
- положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
Шаг 5. Утверждение кадровых документов и их бланков руководителем предприятия.
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Шаг 6. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.
Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, отношение к ним должно быть бережное. Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
Шаг 7. Прием сотрудников на работу.
При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:
1. прием заявления у работника;
2. ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.; 3.
3. оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, что второй экземпляр работник получил на руки;
4. оформление приказа о приеме на работу;
5. заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы;
6. передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.