Блок-схемы. Архив и хранение документов
Порядок работы над номенклатурой дел
1. Создание экспертной комиссии для определения сроков хранения дел
2. Назначение приказом ответственного за составление номенклатуры в организации
3. Индексация подразделений
4. Сбор информации о делах и документах, поступающих и образующихся в деятельности структурных подразделений
5. Систематизация разделов номенклатуры и заголовков дел номенклатуры подразделений
6. Подготовка начальниками подразделений проектов номенклатуры дел подразделений
7. Установление сроков хранения дел начальников подразделений
8. Предоставление начальниками подразделений проектов номенклатур ответственному лицу
9. Формирование сводного проекта номенклатуры
10. Согласование проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией или должностными лицами компании
11. Утверждение номенклатуры дел руководителем компании
12. Передача подразделениям номенклатур дел структурных подразделений
13. По окончании календарного года: заполнение третьей графы и составление итоговой записи
14. В последнем квартале года: уточнение номенклатуры дел и утверждение ее на следующий год
Формируем архивные дела
Определяем документы, подлежащие хранению и срок их хранения
(Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236)
 |
Документы должны храниться более 10 лет?
Да Нет
 | |||
| |||
| |
Оформляем для долгосрочного хранения
Удалить из документов Удалить из документов
металлические скрепления (булавки, скрепки) металлические скрепления (булавки, скрепки)
Нумеруем листы архивного дела Оформляем обложку архивного дела
(все листы дела, кроме листа-заверителя (указывается наименование дела и его номер в
и внутренней описи, нумеруются арабскими соответствии с номенклатурой дел)
цифрами валовой нумерацией в правом
верхнем углу листа простым карандашом Хранить в краткосрочном архиве (шкаф в
или нумератором, листы внутренней описи кабинете)
документов дела нумеруются отдельно)
|
Оформляем лист-заверитель
(составляется в деле на отдельном листе архивного
дела по установленной Правилами форме,
в которой указываются цифрами и прописью
количество пронумерованных листов дела,
количество листов внутренней описи,
оговариваются особенности нумерации номеров дела,
подписывается его составителем, все последующие изменения
отмечаются со ссылкой на соответствующий акт)
Оформляем внутреннюю опись архивного дела
(составляется на отдельном листе по установленной
Правилами форме, в которой содержатся
сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,
к внутренней описи составляется итоговая запись,
в которой указываются цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и
количество листов внутренней описи, подписывается
составителем, изменения состава документов дела
отражаются в графе "Примечания" со ссылками
на соответствующие акты)
|
Оформляем обложку архивного дела
(наименование организации, структурного подразделения,
индекс дела, архивный шифр дела, номер дела по годовому
разделу сводной описи дел, заголовок дела, период документов,
номер тома, количество листов в деле, и сроки хранения дела)
 |
Подшиваем или переплетаем архивное дело
(подшиваются на 4 прокола в твердую обложку
из картона или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов, дат, виз
и резолюций на них, в конце каждого дела
подшивается лист-заверитель, а в начале дела
при необходимости - внутренняя опись документов дела)
|
Сдаем дела в архив по описи
Организуем раздельное хранение документов долгосрочного и краткосрочного хранения
Назначаем лицо, ответственное за архивную работу и организацию делопроизводства приказом по организации или вносим обязанность в должностную инструкцию
Принимаем решение о хранении или уничтожении документов
по результатам экспертизы их ценности экспертной комиссией,
(Правила организации хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)
| |||
| |||
|
Составляем списки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на основании номенклатуры дел и определяем, какие кадровые документы подлежат длительному хранению
Срок хранения истек?
Да Нет
Организуем уничтожение документов Формируем архивное дело отдельно
(см. Алгоритм «Уничтожение кадровых документов» для документов временного хранения
и для документов постоянного
хранения (см алгоритм «Формируем
архивные дела»)
 |
Организуем хранение документов
 |
Документы должны храниться более 10 лет?
| |||
 | |||
Да Нет
Передаче в архив организации, как правило,
не подлежат хранятся в
отделе кадров (желательно в отдельном от
текущих документов шкафу) и по истечении
сроков хранения подлежат уничтожению
Решено хранить документы в организации?
| |||
 |
Да Нет
Передаем документы на хранение
Храниться централизовано в отдельном помещении? в государственный архив
 | |||
 | |||
Да Нет
В организации имеется специальное Обозначаем в отделе кадров помещение или
архивное помещение, которым заведует шкафы/стеллажи в качестве архива архивариус (или иное, ответственное лицо)
Составляем архивные описи на все завершенные
в делопроизводстве дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу,
прошедшие экспертизу ценности
 |
Представляем архивные описи в архив
через год после завершения в делопроизводстве
|
Передаем дела после завершения в делопроизводстве
в архив организации не позднее чем через 3 года
- прием каждого дела - лицом, ответственным за архив
в присутствии передающего работника
- на обоих экземплярах описи
подписи ответственного за архив и передавшего дела
Организуем хранение документов
· назначаем ответственного сотрудника
· используем сейфы, металлические запираемые шкафы,
деревянные запираемые шкафы или
специально оборудованные помещения
· ограничиваем доступ к документам