Образовательное учреждение
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«Казанская банковская школа (колледж)
Центрального банка Российской федерации»
КОНЦЕПЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.
Индивидуальная работа
По дисциплине
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
ВЫПОЛНИЛ студент
Группы № 6Б11
Хайруллин Денис
ПРОВЕРИЛ
Преподаватель Титова Г.Н.
Казань - 2014
Содержание
| Введение | ||
| 1. | Зачем нужен электронный документооборот | |
| 2. | Функциональные компоненты электронного документооборота | |
| 3. | Базовые составляющие СЭДО | |
| Заключение | ||
| Библиографический список |
Введение
Одним из направлений автоматизации управления предприятием, ставшим наиболее популярным в последнее время, является электронный документооборот. Современный документооборот включает такие составляющие, как управление электронными документами, управление деловыми процессами и канцелярское делопроизводство.
Тем не менее, современные тенденции развития систем электронного документооборота направлены в сторону совершенствования процесса документального взаимодействия между предприятиями одной корпорации, т. е. переход от горизонтальных связей в системе к вертикальным. Идея формирования задания на уровне головной организации с возможностью отслеживания его исполнения на уровне филиалов существует уже давно, однако, вопрос реализации идеи в наглядной, простой и доступной для понимания форме ведения процесса контроля исполнения документа еще не достаточно продуман.
В настоящей работе предполагается рассмотреть функциональные компоненты современной автоматизированной системы документооборота, необходимые для обеспечения поддержки работы предприятий с развитыми как горизонтальными, так и вертикальными связями.
Зачем нужен электронный документооборот
Первым и наиболее часто используемым аргументом в защиту электронного документооборота является способ хранения документов — единое электронное хранилище, что позволяет осуществлять быстрый поиск, как по тексту документа, так и по значениям реквизитов его регистрационной карточки, принадлежности потоку и пр. В результате исчезает зависимость от конкретного человека, знающего где, на какой полке и под каким замком какой документ находится, предотвращается потеря документов, сокращается бумажный документооборот, по крайней мере, в части многократного копирования одного документа при проведении совместной работы над ним. Если же говорить о крупных организациях или корпорациях, то следующим по важности встает вопрос согласования и исполнения документов при наличии подчиненных организаций. Решение этого вопроса позволит не только свести на нет потерю документов в процессе передачи от одного сотрудника другому, из головной организации в подчиненную, но и предотвратить затягивание времени исполнения документа.
Организация данного процесса в системе электронного документооборота будет выглядеть следующим образом. Ответственный сотрудник головной организации формирует поручение с приложением всех необходимых документов и текста задания, и отправляет его по заданному маршруту. При этом исполнителями задания могут быть как сотрудники головного офиса, так и сотрудники филиала. Для каждого исполнителя указывается срок исполнения его задания. Исполнители получают документ одновременно (параллельная схема) или поочередно (последовательная схема) в зависимости от структуры маршрута прохождения документа. При этом инициатор поручения в любой момент времени может посмотреть, на каком этапе находятся документы, кто какие замечания высказал, а исполнители получают всю необходимую информацию для принятия решения (все связанные документы и предысторию) [1].
Реализация этой схемы позволит решить вопросы повышения эффективности управления предприятием, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, организовать работу таким образом, что в каждый момент времени будет совершенно очевидно состояние дел с каждым документом, обрабатываемым системой.
Функциональные компоненты электронного документооборота
В настоящее время системы электронного документооборота (СЭДО) функционируют, или готовятся к внедрению, в очень большом количестве предприятий и учреждений, работающих в самых разных отраслях и сферах деятельности.
Говоря о типовой системе документооборота с горизонтальной схемой работы, следует выделить две его составляющие: документная и делопроизводственная [2]. Документная составляющая, в части управления электронными документами, включает в себя процессы создания, редактирования и хранения различных неструктурированных документов, полнотекстовый и атрибутивный поиск, поддержку версионности документов и работу с ЭЦП, структурирование документов по папкам, назначение прав доступа на документы и историю работы с документами.
Основными операциями делопроизводственной составляющей являются: разделение документов по потокам, регистрация их внутри потока, контроль исполнения, рассылка на ознакомление.
Документную составляющую, отвечающую за управление деловыми процессами, можно рассматривать как общую часть обеих компонент, поскольку она необходима и в чисто делопроизводственной системе, и в документооборотной. Она включает такие необходимые элементы, как создание электронных заданий и контроль их исполнения, взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, согласование электронных документов, отправка их на доработку, формирование типовых маршрутов.
Следует отметить, что управление деловыми процессами подразумевает не только назначение заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом выполнения задания [3]. Именно эта составляющая документооборота является краеугольной, когда разговор идет о системе электронного документооборота с вертикальными связями. Наличие электронного хранилища документов, принципиальная возможность удаленного доступа к документам, приводят к тому, что в головном офисе возникает потребность отслеживания состояния документов, находящихся в работе в подчиненных организациях. Ниже рассмотрены несколько вариантов решения данной проблемы.