ГОСТ для оформления документов
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников. Каждый управленческий документ должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, поскольку они служат свидетельством, подтверждением фактов, явлений, событий.
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации. Современные требования к оформлению документов фиксируют в государственных стандартах. Так, общие требования к оформлению управленческих документов предусмотрены стандартами: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
ГОСТустанавливает максимальный набор реквизитов документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др.
Детально о ГОСТе для оформления документов
Шрифт: Arial, Calibri, Times New Roman, Verdana. Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14. Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми. Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст. Полужирный шрифт следует использовать для выделения: Заголовка, Реквизитов, Данных адресата. В отношении заголовка действует следующий регламент: Выравнивание – по центру или левому краю; Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).
Интервалы и отступы. Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил: Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25; Соблюдение полей: 20 мм – верхнее и нижнее; 10 мм – правое; 20 мм – левое; В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств; Интервал устанавливается согласно следующим параметрам: Межбуквенный интервал – обычный; Единичный пробел между словами; Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов; Межстрочный интервал – от 1 до 1,5; Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал; Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию. При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса
Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе: Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева; Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено; Название документа – вверху по середине листа; Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником (Место для указанной отметки – верхнее поле листа; Принято использовать формат даты: число-месяц-год); Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа: Наименование компании, Адрес регистрации, ИНН, ОГРН, Электронная почта, факс, Иные контактные данные.
