Главные детали в контроле на бумаге
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
С какой целью осуществляется
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
· оформление приема на работу;
· внутреннее перемещение работников;
· увольнение;
· регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
· организация трудового процесса;
· иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое | · изучение сотрудников, оценка их труда; · аналитическая работа; · составление отчетов. |
| Координационно-информационное | · подготовка, обучение, переподготовка персонала; · прием работников по служебным и личным вопросам; · обработка письменных обращений трудящихся; · архивная и справочная деятельность. |
| Организационно-методическое | · документирование работы сотрудников; · работа с персоналом подразделений; · кадровое планирование и руководство. |
| Документальное | · ведение личных дел, трудовых книжек; · составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; · оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д. |
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Система кадрового делопроизводства
Законодательная база
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
· Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
· унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
· Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
· Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
· Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
· Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
· Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
· Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
· Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
· Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
· Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
· Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
· Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
· инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее — Правила) | · Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. · Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам. Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок |
| Инструкция о защите персональных данных | · Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения. · Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных. Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников |
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
Состав кадровой документации предприятия
Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
· сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
· данные паспорта сотрудника;
· должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
· перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
· сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
· рабочий график, оплата переработки;
· причины для прекращения действия договора и иные условия;
· подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Этапы кадрового аудита
Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Дебиторская задолженность в балансе отображается на нескольких счетах.
Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите здесь.
Для этого необходимо сделать следующее:
· разработать внутреннюю нормативную базу;
· подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
· произвести штатную расстановку;
· подготовить трудовые соглашения;
· разработать формы по личному составу;
· оформить карточки Т-2;
· утвердить бланки заявлений для сотрудников;
· подготовить внутренние приказы.
Образец формы Т2
Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.