по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Заочное отделение по программам

Подготовки специалистов среднего звена

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Методические указания и контрольные задания

Для студентов-заочников по специальности

38.02.05 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров

Автор преподаватель общепрофессиональных

дисциплин

В.В. Ушакова

Глазов 2017

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной и базируется на знаниях, полученных студентами при изучении таких дисциплин, как «Русский язык и культура речи», «Основы права», «Менеджмент».

Домашняя контрольная работа по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» составлена в соответствии с Государственными требованиями, предъявляемыми к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 38.02.05 «Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров и рабочей программой.

Целью выполнения домашней контрольной работы является выполнение требований к уровню подготовки выпускника по общепрофессиональным дисциплинам согласно Государственным требованиям.

Задачей выполнения контрольной работы:

- повторить и закрепить теоретические знания;

- выработать навыки составления и оформления бланков организации, основных организационно-распорядительных документов.

В результате изучения учебной дисциплины

Студент должен

знать:

- терминологию в области документационного обеспечения управления (ДОУ);

- нормативные документы, регламентирующие составление, оформление документов и порядок работы с ними;

- правила составления и оформления организационно-распорядительных документов, входящих в состав УСОРД;

- технологию, применяемую при организации работы с документами на предприятиях.

уметь:

- пользоваться изученными стандартизированными терминами;

- применять на практике государственные стандарты, другие нормативные и методические документы, регламентирующие содержание документационного обеспечения управления,

- составлять и правильно (в соответствии с действующими нормативными документами) оформлять основные виды организационно-распорядительных документов;

- выполнять определенные виды организационных работ с документами в учреждениях.

Программа дисциплины состоит из введения и двух разделов:

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности.

Раздел 2. Организация работы с документами.

В методических рекомендациях приведены требования к выполнению и оформлению домашней контрольной работы, содержание контрольной работы, приведен список литературы, даны вопросы к зачету.

СОДЕРЖАНИЕ ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Контрольная работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления » состоит из двух частей: теоретической и практической. В теоретической части раскрываются основные вопросы ведения делопроизводства в организации, на предприятии. При ответе на вопросы необходимо выделить основные понятия, нормативные документы, этапы организации делопроизводства по тому или иному вопросу; привести примеры конкретных документов, описать их назначение, состав реквизитов, требования к составлению и оформлению и т.д.

В практической части необходимо составить и оформить конкретные виды документов, существующие в деятельности организации или предприятия. Образцы документов оформляются на отдельных листах в соответствии с правилами оформления.

Работа должна содержать титульный лист (оформляется согласно установленного образца), текст задания, ответы на теоретические вопросы, выполненные практические задания (оформленные образцы документов), список использованной литературы. Готовая контрольная работа скрепляется и вкладывается в файл.

Контрольная работа оформляется на бумаге формата А4, составляется на компьютере и распечатывается. При этом устанавливаются следующие параметры: поля (верхнее, нижнее поле — 2 см, левое — 3 см, правое — 1 см), шрифт – Times New Roman, размер – 14 пт, междустрочный интервал – полуторный. Теоретическая часть может делиться на разделы, при этом заголовки печатаются с выделением (полужирный шрифт, заглавные буквы), выравниваются по центру. Страницы работы нумеруют арабскими цифрами на верхнем поле листа по центру, начиная со второй.

Вариант выбирается студентом согласно его порядкового номера в списке журнала теоретического обучения.

Работа оценивается по пятибальной системе.

Оценка «отлично» ставится при условии, если теоретические вопросы раскрыты в полном объеме, правильно в соответствии с требованиями оформлены образцы документов, работа соответствует всем требованиям оформления.

Оценка «хорошо» ставится, если ответы на теоретические вопросы раскрыты не в полном объеме или в практических заданиях допущены неточности в оформлении.

Оценка «удовлетворительно» ставится, если теоретические вопросы раскрыты не в полном объеме и при оформлении документов допущены ошибки, в оформлении работы имеются ошибки.

Оценка «неудовлетворительно» («не зачтено») ставится при условии, если теоретические вопросы не раскрыты или их содержание не соответствует теме, отсутствуют образцы документов, при оформлении документов допущены грубые ошибки. В этом случае работа отправляется студенту для исправления.

1 вариант

1. Функции документов, их характеристика. Документирование: основные способы. Материальные носители информации. Классификация документов по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию и другим признакам. Виды документов. Нормативно-методическая база делопроизводства.

2. Регистрация документов, определение, цели, задачи, места регистрации различных категорий документов. Системы и формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы. Особенности заполнения регистрационных форм.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: бланки: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, распоряжение, оферта, журнал регистрации исходящих документов.

2 вариант

1. Унификация и стандартизация документации: понятие. Системы документации: понятие признаки. Функциональные и отраслевые системы документации. Межотраслевые системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2. Номенклатура дел: понятие. Значение номенклатуры дел для классификации документов, оперативного хранения и их предархивной подготовки. Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: устав, решение, акцепт, журнал регистрации внутренних документов.

3 вариант

1. Унифицированная система документации: понятие, состав унифицированных систем. Государственные стандарты на унифицированные системы документации. Понятия: реквизит, формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, табель форм документов, альбом унифицированных форм документов: понятие, характеристика.

2. Служба ДОУ в организациях, назначение, задачи, функции, типовые структуры, должностной состав. нормативно-методическая регламентация работы службы ДОУ.

3. Практическое задание, Составить и оформить образцы документов: положение о структурном подразделении, письмо, официальная доверенность, журнал регистрации входящих документов.

4 вариант

1. ГОСТ Р. 6.30-2003: назначение, содержание, структура. Правила оформления реквизитов документов. Формуляр-образец группы документов, принадлежащие к одной системе.

2. Документооборот: понятие, общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учета объема документооборота. Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: должностная инструкция, приказ по личному составу, протокол, регистрационно-контрольная карточка.

5 вариант

1. ГОСТ Р. 6.30-2003. Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков. Состав, оформление реквизитов бланка. Проектирование бланков документов организации. Состав, оформление, изготовление, хранение бланков организации.

2. Оперативное хранение дел. Организация хранения исполненных документов. Ответственность за сохранность документов. Выдача документов и дел во временное пользование.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: штатное расписание, приказ по основной деятельности, докладная записка, внутренняя опись и заверительный лист дела.

6 вариант

1. Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды. Организационные документы: устав, положение, штатное расписание, правила, должностная инструкция. Их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению, порядок утверждения.

2. Документооборот. Этапы документооборота. Обработка входящих, исходящих, внутренних документов. Состав выполняемых работ при отправке исходящих документов.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: приказ по основной деятельности, акт, письмо-отказ, опись дел.

7 вариант

1. Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды.

Распорядительные документы: постановление, приказ (по основной деятельности и по личному составу), распоряжение, решение. Их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению. Типы документов: подлинник, копия, дубликат, выписка, их назначение. Порядок оформления и выдачи копий и дубликатов документов, выписок из них.

2. Контроль исполнения документов: понятие, назначение, виды. Принципы организации контроля. Сроки исполнения: типовой, индивидуальный. Технология ведения контроля. Анализ исполнения документов в учреждении.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: объяснительная записка, претензия, номенклатура дел (фрагмент), положение о структурном подразделении.

8 вариант

1. Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды.

Информационно-справочные документы: служебные письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, заявления. Их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению.

2. Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы. Организация работы с помощью справочных картотек. Автоматизация регистрации и контроля исполнения документов.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: справка, исковое заявление, обложка дела, должностная инструкция.

9 вариант

1. Коммерческая переписка. Классификация коммерческих писем. Оферта (предложение), ответ на оферту (акцепт). Типовые формы коммерческих писем. Письма о перевозке, доставке, страховании грузов.

2. Понятие дело. Порядок формирования дел. Формирование документов различных категорий в дела.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: устав, распоряжение, коммерческий договор, регистрационно-контрольная карточка.

10 вариант

1. Договорно-правовая документация. Понятие договора (контракта), типовая форма, разделы. Примерный договор купли-продажи и поставки. Приложения к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Коммерческие акты. Доверенности. Образцы доверенностей.

2. Экспертиза ценности документов: понятие, назначение. Принципы и критерии ЭЦД. Экспертные комиссии, их функции, права. Этапы проведения экспертизы. Оформление результатов экспертизы.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: устав, решение, акцепт, журнал регистрации входящих документов.

11 вариант

1. Претензионно-исковая документация. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий. Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений.

2. Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения. Типовые и ведомственные перечни документов: назначение, структура, содержание, использование.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: бланки: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, протокол, официальная доверенность,

обложка дела.

12 вариант

2. Требования к оформлению дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу. Правила оформления и составления описи дел. Порядок передачи дел в архив.

3. Практическое задание: Составить и оформить образцы документов: положение о структурном подразделении, распоряжение, оферта, журнал регистрации исходящих документов.

13 вариант

2. Компьютеризация документационного обеспечения управления на предприятии, значение, перспективы развития. Использование персональных компьютеров в организации работы с документами. Составные части компьютерного делопроизводства: автоматизированный сбор, обработка, хранение документации, представление разнообразной информации.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: должностная инструкция, приказ по личному составу, акт, журнал регистрации внутренних документов.

14 вариант

2. Использование локальной и глобальной сети для передачи документов. ФЗ «Об электронной подписи». Информационно-справочная работа в условиях применения компьютерных технологий. Автоматизированные системы обработки документов (системы электронного документооборота).

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: штатное расписание, докладная записка, претензия, регистрационно-контрольная карточка.

15 вариант

1. Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: приказ по основной деятельности, письмо, исковое заявление, внутренняя опись и заверительный лист дела.

16 вариант

Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды.

Документооборот: понятие, общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учета объема документооборота. Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: объяснительная записка, коммерческий договор, опись дел, приказ по основной деятельности.

18 вариант

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: справка, письмо-отказ, номенклатура дел (фрагмент), распоряжение.

19 вариант

2. Понятие дело. Порядок формирования дел. Формирование документов различных категорий в дела.

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: должностная инструкция, акт, акцепт, журнал регистрации входящих документов.

20 вариант

3. Практическое задание. Составить и оформить образцы документов: бланки: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, протокол, претензия, обложка дела.

ЛИТЕРАТУРА

Основные источники:

Учебники:

1. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 7-е изд., перераб и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2010.

2. Замыцкова О.И., Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2010.

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 3-е изд. перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. - М.: Проспект, 2009.

Дополнительные источники:

1. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. - 3-е изд.. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2010.

2. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. – М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2005.

3. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ИНФРА-М, 2014. + Доп. материалы [Электронный ресурс; режим доступа https://www.znanium.com]. – Высшее образование: Бакалавриат).

4. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 304 с. + Доп. материалы [Электронный ресурс; режим доступа https://www.znanium.com]. – Высшее образование: Бакалавриат).

5. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие для с профессионального образования. - М.: Издательский центр «Академия», 2003.

6. Галахов В.В. Секретарь-референт высокой квалификации: организация секретарского дела. - М.: Академия, 2013.

7. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Кузнецова Татьяна Вячеславовна; Т. В. Кузнецова. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: Журнал "Управление персоналом", 2007.

8. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 3-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2010.

9. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. – 12 изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2013. – 224 с.

10. Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2004.

11. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.

12. Макарова Н. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н. Макарова, Г. Николайчук, Ю. Титова. – СПБ: ЗАО «Издательство «Питер», 2002.

13. Пожникова Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство». - М.: Издательский центр «Академия», 2008.

14. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие для студентов среднего профессионального образования. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2005.

15. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству (+CD). – СПб.: Питер, 2008.

Нормативные акты:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010).

3. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (ред. от 08.11.2011).

4. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден Постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.).

5. ГОСТ 7.0.8-2003 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.)

6. ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия" (утвержден Постановлением Госстандарта СССР от 17.07.72 № 1411) (ред. от 13.10.82).

7. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.10.2011 № 466-ст).

8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33).

9. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477) (ред. от 07.09.2011).

10. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения (зарегистрирован в Минюсте РФ 27.09.2007 № 10194).

11. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558).

12. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).

13. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2).

Интернет источники:

https://www.vniidad.ru/ - ВНИИДАД.

https://www.consultant.ru - Официальный сайт компании "КонсультантПлюс" (информационно-правовая система).

https://www.garant.ru - Справочная правовая система ГАРАНТ.

https://pravo.fso.gov.ru - Официальный интернет-портал правовой информации. Государственная система правовой информации.

https://www.top-personal.ru - издательский дом «Управление персоналом» (журналы управление персоналом, Трудовое право, Административное право, Секретарское дело, Жилищное право, Делопроизводство).

https://www.sekretarskoe-delo.ru/ - ежемесячный профессиональный журнал «Секретарское дело».

https://delo-ved.ru - сайт «Все о делопроизводстве» (авторский сайт - Евгения Полоса, г. Волгоград).

https://docrev.ru – сайт «Документооборот и документоведение на предприятии»

https://www.edou.ru - Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела.

https://www.kadrovik-praktik.ru - Сайт по кадровому делопроизводству.

https://working-papers.ru - сайт создан в помощь hr-специалистам, бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб, соискателям работы, а также другим людям, которые ищут документы. На сайте собраны бланки и образцы различных документов, а также рекомендации по их составлению и заполнению.

https://www.help-hr.ru/ - сайт Помощник кадровика – это «ноу-хау» кадровика, включающее кадровое делопроизводство, трудовые книжки, должностные инструкции, комментарии законодательства, нормативные документы, полезные советы и ссылки, вопросы-ответы и консультации специалистов.

Отечественные журналы:

«Делопроизводство»

«Секретарское дело»

«Справочник секретаря и офис-менеджера»

«Делопроизводство и документооборот на предприятии»

ВОПРОСЫК ЗАЧЕТУ

по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления»

1. Документ и его роль в процессе управления. Функции документа.

2. Классификация документов.

3. Документ и способы документирования. Носители информации.

4. Понятие «унификации» и «стандартизации» в делопроизводстве. Способы унификации текстов.

5. Реквизит: понятие, назначение, состав. Требования к оформлению реквизитов.

6. Бланк и его виды. Требования к оформлению бланков.

7. Табель форм применяемых документов, его роль и характеристика.

8. Системы документации: понятие, признаки. Функциональные и отраслевые системы документации.

9. Общая характеристика унифицированных систем документации.

10. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), ее назначение и видовой состав.

11. Проектирование бланков организации. Состав, оформление, изготовление, хранение бланков организации.

12. Организационная документация: назначение, виды, требования к оформлению.

13. Распорядительная документация: назначение, виды, требования к оформлению.

14. Система справочно-информационной документации: назначение, состав, требования к оформлению.

15. Типы документов: подлинник, копия, дубликат, выписка, их назначение.

16. Договорно-правовая документация, ее назначение, требования к оформлению.

17. Претензионно-исковая документация, ее назначение, требования к оформлению.

18. Документация по внешнеэкономической деятельности.

19. Служба ДОУ, ее функции, структурные подразделения.

20. Документооборот: понятие, признаки, структура. Общая характеристика документопотоков.

21. Работа с исходящими, входящими и внутренними документами. Этапы их обработки.

22. Регистрация документов цели, задачи, регистрационные формы. Их преимущества и недостатки.

23. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

24. Контроль исполнения документов: понятие, назначение, виды. Формы контроля.

25. Номенклатура дел: назначение, виды, основные требования к составлению и оформлению.

26. Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов. Экспертная комиссия, ее функции и права.

27. Понятие «дело», «формирование дел». Основные принципы формирования документов в дела.

28. Порядок передачи документов в архив.

29. Компьютеризация документационного обеспечения управления.

30. Автоматизация процессов делопроизводства.

по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Поиск по сайту