Обработка информации из базы данных в MS Word
По окончании данного занятия вы сможете:
ü Выполнять массовую рассылку писем с помощью функции слияния.
ü Использовать данные из базы данных в качестве списка получателей рассылки.
ü Выполнять подготовку слияния.
ü Использовать мастер слияния.
Создание и отправка массовой рассылки, наклеек и конвертов с помощью слияния В MS WORD
Организации ежедневно общаются со своими клиентами. Это общение может принимать различные формы: приветственные бумажные письма, специальные объявления, благодарственные электронные сообщения, счета-фактуры и так далее. Функция слияния почты в Word помогает организациям более эффективно создавать различные виды переписки.
Благодаря слиянию почты организация может создать несколько персонализированных бумажных писем и электронных сообщений для отправки деловым партнерам. Каждое письмо или сообщение может включать как общую, так и индивидуальную части. Например, вы можете поприветствовать каждого получателя по имени, указать их почтовый адрес или отобразить уникальный номер участника. Все сведения, используемые для персонализации писем или электронных сообщений, берутся из записей в источнике данных, который может представлять собой список рассылки.
Вы можете создать документ слияния, а затем выполнить массовую рассылку лишь для определенных людей или же для всех контактов из вашего списка рассылки. Слияние почты также позволяет создать и распечатать почтовые наклейки и конверты.
При слиянии, в отличие от массовой рассылки группе людей, каждый получатель является единственным.
Подготовка слияния
Предварительно могут быть подготовлены список получателей и шаблон письма.
Рассмотрим процедуру формирования списка получателей. Файл списка получателей (его еще часто называют базой данных или информационной базой рассылки) может быть сформирован в различных форматах:
- в Word;
- в Excel;
- в Access и т.д.
Этот файл содержит таблицу, которая распознается мастером формирования рассылок. Таблица включает в себя шапку и данные. Желательно, чтобы данный файл содержал только одну указанную таблицу, начинающуюся в Excel с первого ряда и с первого столбца (с ячейки A1), а в Word – с первой строки.
Команда Выбрать получателей (на вкладке Рассылки) распознает эту таблицу (первый ряд - как шапку, а остальные – как данные), а команда Изменить список получателей позволяет вывести таблицу в специальное окно, проверить ее корректность и при необходимости изменить ее.
Если файла списка получателей в электронном виде еще не существует, его можно создать непосредственно в программе Word.
Шаблон письма чаще всего представляет из себя документ Word, по структуре напоминающий письмо с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из файла списка получателей.
:Задание 1.
Ситуация: необходимо разослать письма всем клиентам, с которыми у нас заключены договоры. Список клиентов хранится в базе данных, созданной ранее (файл База.Ваша фамилия).
1. Загрузите MicrosoftWord.
2. Создайте документ следующего содержания:
3. Сохраните документ под именем под именем Письмо.Ваша фамилия в папке вашей группы. Это будет основной документ (шаблон письма).
Использование мастера слияния
Проще всего выполнить слияние с помощью специального мастера.
В Word с вкладки Рассылки можно запустить специальный мастер рассылок (Пошаговый мастер слияния):
Полный цикл формирования рассылки делится программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.