| Ном. П.п. | Процесс | Действия | Комментарии |
| Заявка на поставку продукции через телефон | Принять звонок и внести заявку в компьютер. Внести в компьютер в течение 30 минут после звонка. | ||
| Заявка на поставку продукции через электронную почту и сообщения в вайбере. | Просмотреть электронную почту и внести поступившие заявки в компьютер. Внести в компьютер в течение 30 минут после сообщения. | ||
| Звонок по перевозу и недовозу продукции | Информацию необходимо занести в книгу недовозов и перевозов продукции.Внести следующую информацию: точка доставки (ИП,Организация, адрес точки доставки, фио контактного лица, телефон, номер накладной, что недовезли (перевезли), в каком количестве) | https://vk.com/topic-158726140_36715328 Дальнейшее рассмотрение должны провести кладовщики, того склада откуда была отпущена продукция. | |
| Обзвонить клиентов для приема заявок | Если наблюдается малое количество заявок, то диспетчер обязан сам начать обзванивать клиентов и предлагать продукцию. | Необходимо согласовать с руководителями компании. | |
| Жалоба, претензия, предложение от покупателей и контрагентов | Выслушать. Быть вежливыми, даже если человек настроен агрессивно. Предложить представиться. Обсудить ситуацию. - Если жалоба на качество продукции – выяснить, где покупали, когда покупали, есть ли этикетка, могут ли предоставить оставшуюся продукцию на анализ. Если есть возможность, пусть отправят фото этикетки (на электронную почту диспетчеров, либо на вайбер диспетчеров), либо продиктуют название продукта, дату выработки и бригаду производителей. - Если жалоба на сотрудников - выяснить кто из сотрудников ФИО, на каком объекте, причина жалобы. - Прочие жалобы или предложения - выяснить подробности, кто жалуется или предлагает, на что жалуются или предлагают. - После разговора: 1.) если вопрос по качеству –поблагодарить собеседника за оказанную помощь в контроле качества нашей продукции. 2.) если вопрос по сотрудникам – поблагодарить за замечание по поводу наших кадров, это поможет нам улучшить качество работы сотрудников. Внести информацию в компьютер (книга жалоб и предложений). Информация по жалобам и предложениям может поступать через телефонные звонки, письма по электронной почте, по вайберу. Все поступившие жалобы и предложения должны быть зафиксированы в электронной книге жалоб и предложений. | https://vk.com/topic-158726140_36715355 | |
| Выписка путевых листов | Каждое утро производится распечатка путевых листов на автомобили. Обязательно внесение начального пробега и примерного уровня топлива. Вечером производится прием путевых листов, с обязательным их закрытием в компьютере. Если машина пришла позже, то путевка может быть закрыта с утра. | ||
| Заявка на сотрудничество, поставка нашей продукции или поставка их продукции. | Принять звонок и внести информацию в книгу заявок на сотрудничество.Обязательная информация: организация или ип,фио контактного лица, контактный телефон, где находятся (регион, город), что хотят – покупать нашу продукцию или предлагают что-то. Если это потенциальные покупатели, то выслать им прайс на нашу продукцию в зависимости от региона их расположения (смотреть внимательно). Если предлагают услугу или продукцию, то пусть присылают коммерческое предложение на электронную почту (info@godprod.ru). | https://vk.com/topic-158726140_36715365 | |
| Перезвонить клиенту, при пропущенном звонке | Если в телефоне зафиксирован пропущенный звонок, то диспетчер обязан перезвонить по этому телефону и узнать цель звонка. | ||
| Прочие звонки | Если звонок находится вне компетенции работы диспетчера, то перенаправить его на вышестоящего сотрудника - заведующего производством, технолога, руководителя, в зависимости от ситуации. Все компетенции работы диспетчера указаны в этой инструкции. | ||
| Запрос на прайс-листы с сайта или по телефону. | При поступлении запроса на электронную почту или по звонку, то надо отправить прайс-лист в зависимости от того, где находится потенциальный покупатель (для каждого региона цены разные). При звонке - спросить, в каком регионе находится покупатель, узнать его электронный адрес и отправить прайс-листы по электронной почте, что удобнее для клиента. При получении заявки по электронной почте - если не указан регион, то написать письмо с просьбой указать в каком регионе находится клиент. (прим. «Добрый день, для получения цен на нашу продукцию, просим указать регион вашего расположения») После получения этой информации отправить прайс по электронной почте, в зависимости от места расположения клиента. | Все прайсы хранятся на этом ресурсе https://vk.com/club158726140 | |