Удостоверение сделок, как и других нотариальных действий, осуществляется в соответствии с принятыми 11 февраля 1993 года Основами законодательства о нотариате, нотариусами, которые работают в государственных нотариальных конторах или занимаются частной практикой.
При удостоверении сделки нотариус разъясняет сторонам смысл и значение проекта сделки, проверяет, соответствует ли ее содержание действительным намерениям сторон, разъясняет сторонам все правовые нормы, относящиеся к сделке, ее юридическим последствиям.
Приступая к удостоверению сделки, нотариус устанавливает личности обратившихся для ее удостоверения, а также проверяет дееспособность граждан либо правоспособность юридических лиц (ст. 42, 43 Основ). Дееспособность граждан в полном объеме возникает по достижении ими совершеннолетия, т.е. 18-летнего возраста (ст. 21 ГК РФ).
В силу правил статьи 171 ГК РФ: 1. Ничтожна сделка, совершенная гражданином, признанным недееспособным вследствие психического расстройства. Каждая из сторон такой сделки обязана возвратить другой все полученное в натуре, а при невозможности возвратить полученное в натуре – возместить его стоимость в деньгах. Дееспособная сторона обязана, кроме того, возместить другой стороне понесенный ею реальный ущерб, если дееспособная сторона знала или должна была знать о не дееспособности другой стороны. 2. В интересах гражданина, признанного недееспособным вследствие психического расстройства, совершенная им сделка может быть по требованию его опекуна признана судом действительной, если она совершена к выгоде этого гражданина.
Сделки от имени лиц, признанных в судебном порядке ограниченно дееспособными, могут быть удостоверены лишь с согласия попечителя. Однако такой гражданин самостоятельно несет имущественную ответственность по совершенным им сделкам и за причиненный им вред (п. 1 ст. 30 ГК РФ).
В соответствии с п. 2 ст. 37 ГК РФ опекун не вправе без предварительного разрешения органа опеки и попечительства совершать, а попечитель – давать согласие на совершение сделок по отчуждению, в том числе обмену или дарению имущества подопечного, сдаче его внаем (в аренду), в безвозмездное пользование или в залог, сделок, влекущих отказ от принадлежащих подопечному прав, раздел его имущества или выдел из него долей, а также любых других сделок, влекущих уменьшение имущества подопечного. В соответствии с п. 3 этой же статьи: опекун, попечитель, их супруги и близкие родственники не вправе совершать сделки с подопечным.
Если у нотариуса есть основания предполагать, что кто-либо из участников сделки вследствие душевной болезни или слабоумия не может понимать значения своих действий и руководить ими либо вследствие злоупотребления спиртными напитками или наркотическими веществами ставит свою семью в тяжелое материальное положение, а сведений о признании лица недееспособным или ограниченно дееспособным не имеется, нотариус откладывает решение сделки и выясняет, не выносилось ли судом решение о признании лица недееспособным или ограниченно дееспособным. При отсутствии такого решения нотариус о своем предположении сообщает одному из лиц или одной из организаций, указанных в ст. 258 ГПК РСФСР, способных поставить вопрос перед судом о признании лица недееспособным или ограниченно дееспособным, а также просит сообщить ему о принятом решении. В зависимости от решения этого лица (организации) нотариус либо совершает сделку, либо приостанавливает ее оформление до рассмотрения дела судом.
Если при совершении сделки одна из сторон является юридическим лицом, нотариус проверяет его правоспособность. Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество, отвечает этим имуществом по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом или ответчиком в суде (п. 1 ст. 48 ГК РФ). Правоспособным признается такое юридическое лицо, которое «может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах и нести связанные с этой деятельностью обязанности» (п. 1 ст. 49 ГК РФ)
Юридические лица действуют на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем (п. 1 ст. 52 ГК РФ).
При проверке правоспособности нотариус уточняет порядок образования юридического лица, знакомится с учредительными документами.
Нотариус проверяет: зарегистрированы ли в установленном порядке устав, учредительный договор или положение, поскольку юридическое лицо считается созданными с момента его государственной регистрации; соответствует ли совершаемое нотариальное действие правам юридического лица; уточняет полномочия его представителя, которые подтверждаются выданной на его имя доверенностью. От руководителей юридических лиц, которым уставом, учредительным договором или положением предоставлено право заключения сделок, истребуется документ, удостоверяющий их должностное положение. Если юридическое лицо образовано коллегиальным органом, то от руководителя этого органа истребуется документ о назначении должностных лиц и о распределении между ними обязанностей.
Сделка, совершенная юридическим лицом в противоречии с целями деятельности, определенно ограниченными в его учредительных документах, либо юридическим лицом, не имеющим лицензию на занятие соответствующей деятельностью, может быть признана судом недействительной по иску этого юридического лица, его учредителя (участника) или государственного органа, осуществляющего контроль или надзор за деятельностью юридического лица, если доказано, что другая сторона в сделке знала или заведомо должна была знать о ее незаконности (ст. 173 ГК РФ).
Если полномочия лица на совершение сделки ограничены договором либо полномочия органа юридического лица – его учредительными документами по сравнению с тем, как они определены в доверенности, в законе либо как они определены в доверенности, в законе либо как они могут считаться очевидными из обстановки, в которой совершаются сделки, и при ее совершении такое лицо или орган вышли за пределы этих ограничений, сделка может быть признана судом недействительной по иску лица, в интересах которого установлены ограничения, лишь в случаях, когда будет доказано, что другая сторона в сделке знала или заведомо должна была знать об указанных ограничениях (ст. 174 ГК РФ).
Для физических и юридических лиц установлен единый порядок оформления нотариальных документов. Едины также требования, предъявляемые к совершаемой сделке. Нотариус должен проверить: не противоречит ли сделка законодательству, соблюдена ли требуемая форма, а также определить объект гражданских прав. Если сделка носит имущественный характер, то необходимо уточнить, к какому виду имущества она относится – движимому или недвижимому. Поскольку вся недвижимость регистрируется государством, нотариус проверяет подлежало ли данное имущество государственной регистрации и является ли данное лицо собственником отчуждаемого или закладываемого имущества.
Договор об отчуждении имущества, состоящего на учете, а также соглашение о расторжении такого договора после его регистрации в соответствующем органе должны быть представлены для регистрации по месту учета того имущества, о чем указывается в удостоверительной надписи и разъясняется сторонам нотариусом. Договор об отчуждении жилого дома (части дома), квартиры, находящихся в городе или поселке городского типа, подлежит регистрации в Муниципальном предприятии технической инвентаризации (МПТИ), осуществляющем регистрацию строения. Договор об отчуждении автотранспортных средств регистрируется в органах ГИБДД.
Соглашение о расторжении договора об отчуждении имущества может быть оформлено как путем составления отдельного документа, который при общается к договору, так и надписью на всех экземплярах договора, подписанного сторонами.
Содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявление иных документов должна быть зачитано вслух участниками. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса.
Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, то по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия.
Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и строки обозначены хотя бы один раз словами, а наименование юридических лиц – без сокращений, с указанием адресов их органов.
Фамилии, имена и отчества граждан, их адреса по месту жительства должны быть написаны полностью. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, прошнурованы и скреплены печатью (ст. 44,45 Основ законодательства РФ о нотариате).
Количество экземпляров документов, в которых излагается содержание сделки, удостоверяемой в нотариальном порядке, определяется лицами, обратившимися за совершением нотариального действия, но не может превышать количество сторон, участвующих в ней. Однако завещание и договоры о залоге имущества, возведении жилого дома, отчуждении жилого дома и другого недвижимого имущества предоставляются нотариусу не менее чем в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариальной конторы. По просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия, нотариус принимает на хранение один экземпляр указанных документов (ст. 60 Основ).