Проекты реализуются внутри организаций, общества и государства, и поэтому менеджер проекта должен анализировать факторы внешней и внутренней среды, которые могут повлиять на проект, и учитывать их при планировании, организации и контроле реализации проекта.
Окружающая среда (окружение) проекта – это среда, в которой совокупность внутренних и внешних факторов способствует или мешает достижению целей проекта.
На рисунке 10 схематично представлена окружающая среда (окружение) проекта.
Рисунок 10 – Элементы окружающей среды (окружения) проекта
Рассел Арчибальд рекомендует при изучении окружающей среды проекта проводить анализ как действующих лиц (заинтересованных сторон), так и факторов внешней среды.
Разделяя данные понятия, он под действующими лицами понимает субъектов проекта (личности, группы, институты, организации или учреждения), способные или неспособные выполнить какое-либо действие и тем самым повлиять на проект.
Под факторами внешней среды Арчибальд понимают наличие факторов и объектов, которые непосредственно не принимают участия в проекте, но оказывают влияние на проект и взаимодействуют с отдельными его элементами (в т.ч. законы, традиции, наличие инфраструктуры и т.п.).
Обычно выделяют непосредственное окружение проекта, т.е. факторы и объекты, взаимодействующие с проектом напрямую, и дальнее окружение проекта, т.е. факторы и объекты, взаимодействующие с проектом посредством других факторов и объектов (обычно входящих в непосредственное окружение).
Одним из важных источников внешнего влияния на проект является сама организация, реализующая проект.
Факторы окружения проекта, связанные с особенностями управления организацией, являются факторами ближнего (непосредственного) окружения и могут включать:
|
|
1) стратегические цели и приоритеты организации;
2) принятую в организации систему управления на уровне портфеля проектов;
3) систему и культуру руководства, а также систему принятия решений в организации;
4) принятые в организации подходы к реализации проектов и систему мотивации;
5) существующие в организации системы финансирования, материального обеспечения, производства;
6) корпоративные требования, регламенты, стандарты;
7) наличие и требования корпоративных информационных систем;
8) уровень компетенции персонала и обеспеченности ресурсами;
9) заинтересованность в проекте высшего руководства организации и руководителей ключевых подразделений и т.п.
В дальнем окружении проекта могут быть выделены факторы:
- общественные и политические;
- финансово-экономические;
- юридические;
- связанные с развитием инфраструктуры и наличием ресурсов;
- связанные с развитием технологий;
- связанные с климатом, природой и экологией;
- социальные и культурные.
Определение факторов, оказывающих влияние на проект, может проводиться в виде «мозгового штурма» с привлечением ключевых заинтересованных сторон и экспертов.
Для упорядочения «мозгового штурма» факторы классифицируют по видам источников (ближнее и дальнее окружение), по типу влияния (положительные и отрицательные), по степени управляемости (управляемые, поддающиеся влиянию, поддающиеся оценке).
После перечисления факторов внешней среды они могут быть классифицированы по степени критичности для проекта.
|
|
По мере реализации проекта возможны переоценка и уточнение факторов внешней среды.
Схематичное изображение воздействия окружающей среды на проект представлено на рисунке 11.
Рисунок 11 – Воздействие окружающей среды на проект
В структуре непосредственного окружения проекта следует выделить поставщиков различного рода продукции, работ и услуг, требующихся в рамках проекта, и потребителей прямых или побочных результатов проекта.
Если проект реализуется в рамках предприятия, то все подразделения этого предприятия, непосредственно не участвующие в проекте, следует рассматривать как объекты непосредственного окружения проекта.
Следует обратить внимание на переходную зону, через которую между ними осуществляется связь при реализации проекта.
По итогам анализа факторов окружающей среды должны быть спланированы действия, позволяющие учесть их влияние в ходе реализации проекта:
1) создание дополнительных организационных связей между проектом и его окружающей средой (например, управляющий комитет, включающий представителей основных заинтересованных сторон проекта);
2) определение дополнительных управленческих процессов (коммуникации, отчетность, мониторинг отдельных факторов);
3) внесение дополнительных работ в план проекта (проведение дополнительных исследований, экологические мероприятия и т.д.).
Участники проекта
Как правило, проекты инициируются внутри организаций для достижения определенных стратегических целей.
|
|
Реализация небольших проектов может осуществляться внутри организации посредством привлечения собственных ресурсов.
Для реализации более крупных проектов может потребоваться привлечение ресурсов и компетенций внешних организаций.
В реализации сложных проектов могут принимать участие десятки и даже сотни организаций и физических лиц.
Важно понимать, кто какие роли играет при реализации проекта, какую ответственность несут и какие интересы преследуют те или иные участники проекта.
Участники и заинтересованные стороны проекта – физические лица, группы лиц и организации, а также органы власти всех уровней, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта (то есть осуществление проекта может влиять (позитивно или негативно) на их интересы).
Можно выделить несколько уровней участников проекта, различающихся по степени вовлечения в проект, возможности влияния на цели и содержание проекта.
1) ключевые участники проекта – оказывают наибольшее влияние на проект (организации и лица, непосредственно инициировавшие проект, заказчик, инвестор, другие заинтересованные руководители организации, в интересах которой реализуется проект);
2) непосредственные участники проекта – в основном могут влиять лишь на часть работ проекта, за реализацию которых они отвечают (исполнители, подрядчики, поставщики);
3) внешние заинтересованные стороны – не принимают непосредственного участия в выполнении работ проекта, но могут оказывать влияние на цели и содержание проекта.
Рассмотрим отдельных участников проекта более подробно.
Основные заинтересованные стороны при инициации проекта
Для того чтобы проект появился, должны существовать как минимум следующие заинтересованные стороны (см. рисунок 12).
1) инициатор – автор идеи проекта;
2) заказчик;
3) инвестор.
Инициатор – это организация (или конкретное физическое лицо в организации), являющаяся автором идеи проекта, подготовившая предложение по осуществлению проекта и его предварительное обоснование.
В качестве инициатора может выступать практически любой из сотрудников компании.
Рисунок 12 – Основные заинтересованные стороны при инициации проекта
Инициатор часто становится заказчиком проекта.
Инициатор может не принимать участия в дальнейшей реализации проекта, но у проекта должен быть определен заказчик.
Заказчик – главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его результатов, будущий владелец и пользователь результатов проекта.
Заказчик определяет цели, требования к результатам и содержанию проекта, устанавливает ограничения и обеспечивает финансирование проекта за счет своих средств, кредитов или привлекаемых средств инвесторов.
Возможно существование нескольких уровней заказчиков проекта.
На практике часто выделяется также функциональный заказчик – организация или подразделение организации, которое будет осуществлять дальнейшую эксплуатацию созданного в проекте продукта.
Инвестор – сторона, осуществляющая инвестиции в проект.
Цель инвестора – максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта при определенном уровне риска.
Заказчик часто является также инвестором проекта.
Если инвестор и заказчик являются разными юридическими лицами, то инвестор заключает договор с заказчиком, определяя требования реализации проекта, контролирует расходование средств и выполнение контрактов.
Инвесторами могут быть как физические, так и юридические лица, финансовые организации, органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом, а также международные организации.
Огромное влияние на этапе запуска проекта и в процессе его реализации оказывает организация, внутри которой принято решение о реализации проекта (иногда используют термин «родительская организация»).
Постоянная (или родительская) организация – это организация, внутри которой инициирован проект и в интересах которой он осуществляется. Организация, инициировавшая проект, может являться в проекте и заказчиком, и инвестором.
Данная организация будет владеть результатами проекта или использовать их в своих интересах.
Руководители высшего звена, руководители функциональных подразделений могут оказывать значительное влияние на проект.
Основные заинтересованные стороны и участники реализации проекта
Для реализации проекта могут привлекаться исполнители как внутри компании, инициировавшей проект, так и внешние организации в качестве подрядчиков и поставщиков.
Исполняющая организация (подрядчик) – предприятие, чьи сотрудники участвуют в исполнении проекта (как правило, на основании контракта) и несут ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом.
В зависимости от типа контракта исполняющая организация может являться генеральным подрядчиком или субподрядчиком.
Проектировщик (генпроектировщик) – юридическое лицо, выполняющее по контракту с генподрядчиком или непосредственно с заказчиком проектно-изыскательские работы и подготовку проектно-сметной документации по проекту.
Поставщики – организации, осуществляющие материально-техническое обеспечение проекта, поставляющие на контрактной основе материалы, оборудование, транспортные средства и т.п.
Особое место в осуществлении проекта занимает руководитель проекта (в принятой за рубежом терминологии – проект-менеджер, или менеджер проекта). Это – физическое лицо, которому заказчик (инвестор или другой участник проекта) делегируют полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта.
Под руководством менеджера проекта работает команда проекта – специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Роль и обязанности менеджера и команды проекта будут рассмотрены далее.
Интересы заказчика и интересы исполнителей в проекте различны (см. рисунок 13).
В то же время различия интересов заказчика и исполнителя являются движущей силой поиска оптимального решения для реализации проекта.
Если роль заказчика и исполнителя начинает выполнять одно лицо, то это, как правило, приводит к менее эффективному расходованию средств в ходе выполнения проекта.
Рисунок 13 – Противоречие интересов заказчика и исполнителей проекта
Для эффективной реализации проекта интересы заказчика и исполнителей должны быть сбалансированы. Для этого выстраивают систему управления во главе с менеджером проекта, определяют роли, ответственность и полномочия участников проекта (см. рисунок 14).
Рисунок 14 – Менеджер проекта поддерживает баланс интересов
заказчика и исполнителей
Внешними заинтересованными сторонами проекта могут быть органы власти, будущие потребители конечной продукции и услуг, общественные организации и группы населения, конкуренты.
Важно понимать интересы внешних заинтересованных сторон и их возможности влияния на ход реализации проекта.
Например, органы государственной власти различного уровня заинтересованы в положительных экономических и социальных последствиях реализации проекта для региона. В то же время органы власти определяют и контролируют экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.
Необходимо также отметить важнейшую роль банка – одного из основных инвесторов, обеспечивающих финансирование проекта. В обязанности банка входит непрерывное обеспечение проекта денежными средствами, а также кредитование генподрядчика для расчетов с субподрядчиками, если у заказчика нет необходимых средств.
Задача менеджера проекта – анализировать интересы внешних заинтересованных сторон и их возможности влияния, планировать и выполнять адекватные действия в рамках проекта, позволяющие по возможности учесть эти интересы, минимизировать негативное влияние и максимизировать поддержку с их стороны.
Разработка стратегии, позволяющей определить возможное влияние участников и внешних заинтересованных сторон проекта, может начаться с поиска ответов на некоторые ключевые вопросы:
1) Кто является участниками проекта, первостепенными и второстепенными по значению?
2) Какое участие они принимают, какой властью обладают или какой интерес они имеют в проекте?
3) Какие возможности и какие потенциальные проблемы создают участники для команды проекта?
4) Какие обязательства имеет команда проекта перед участниками?
5) Каковы сильные и слабые стороны участников и какие стратегии они могут использовать для достижения своих целей?
6) Какие ресурсы могут использовать участники для реализации своих стратегий?
7) Может ли кто-либо из участников в силу какого-либо из перечисленных факторов оказывать на проект большее по сравнению с другими влияние?
8) Какие стратегии должна разработать и использовать команда проекта для реализации возможностей и нейтрализации проблем, источником которых могут стать участники проекта?
9) Как команда проекта узнает, что она успешно «управляет» участниками проекта?