Постановка целей и задач на разных уровнях. Принцип декомпозиции

Декомпозиция, как процесс логического расчленения, позволяет рассматривать любые системы как сложные, состоящие из отдельных связанных между собой подсистем, которые также могут быть, в свою очередь, расчленены на еще более мелкие части. В качестве таких систем могут выступать процессы, цели и задачи.

Декомпозиция также, подразумевающая детализацию, разбиение на составляющие, как метод системного анализа используется для структуризации целей, противоречий, проблем, решений, стратегий, ряда иных задач функционально-структурного подхода к анализу имеющихся систем либо синтезу новых систем. Внешняя форма декомпозиции — граф-схемы, так называемые «деревья» целей, противоречий, проблем, стратегий, решений.

Необходимо уметь выделять центральную идею задачи. Если задача слишком сложная, состоит из нескольких частей, то нужно разбить ее на оконченные отдельные части.

Не бойтесь потратить на это время. Это помогает последовательно прийти к итоговому результату, верному ответу.

Алгоритм декомпозиции:

· Большие задачи очень часто обладают сложной структурой. А потому их можно разделить на несколько более мелких этапов.

· Определите, какие знания, навыки необходимы для преодоления каждого этапа. Ориентироваться здесь нужно не на срочность, а на важность этапов решения задач. Если срочность превалирует над важностью, то теряется возможность эффективно решить проблему.

· Расставить этапы задачи в порядке их выполнения. Когда вы разделите задачу на этапы (декомпозицию цели) и определите их последовательность, то сможете лучше разобраться, как необходимо ее выполнять. После выявления приорите­тов становится ясно, чем важен каждый этап.

· Опреде­ление логической очередности этапов дает пони­мание, что и когда следует делать. Следующий этап - график выпол­нения стадий работ, где необходимо установить сроки и придерживаться их.

· Распределение этапов между исполнителями согласно с их способностями. Нужно выяснить, что конкретно и кто именно будет делать.

· Поручите стоящие перед вами задачи подчиненным, наделите их не­обходимыми полномочиями.

· Даже когда задачи разделены на компоненты, каждым из которых занимаются отдельные исполнители, для успешности необходимо все равно, чтобы отдельные звенья ощущали себя единым целым, подчиняли индивидуальные интересы корпоративным целям, поэтому каждый должен видеть и знать не только свой маленький кусок, а общую цель.

Если же вы работаете в одиночку, то декомпозиция цели тоже играет существенную роль в достижении конечного результата.

Так намного проще и быстрее решать любые многосложные задачи. Это помогает повысить общую скорость решения задач.

Правила постановки целей и задач

Цель должна соответствовать определенным критериям:

S pecific Конкретная

M easurable & Измеримая

A chievable Достижимая

R elevant Релевантная/Актуальная

T imed Ограниченная во времени

SMARTER.

Традиционный SMART дополнен двумя новыми критериями, позволяющими повысить вероятность достижения цели, а именно:

· Evaluated — каждому этапу в достижении цели руководитель должен дать оценку, то есть наладить обратную связь;

· Reviewed — цель должна периодически пересматриваться и корректироваться руководителем на основании изменений внутри и вовне компании, например: в связи с появлением новых технологий и отмиранием старых, возникновением очередного рынка, изменением вкусов потребителей и т.д.

Проверьте себя:

· Цель должна описывать результат, а не способ его достижения.

· Результат должен быть таким, чтобы его можно было измерить или оценить.

· Любой человек, прочитавший цель, должен понять ее точно так же, как понимаете ее вы.

· Уровень требований, предъявляемых целью, должен быть и реалистичным и стимулирующим (в нем должен содержаться вызов).

· Не делайте список целей слишком длинным, так как это может привести к путанице.

Практика внедрения целевого управления показала, что требования организации к сотруднику можно сформулировать, используя три типа критериев:

• выполнение производственных показателей (KPI)
• SMART-задач
• должностной инструкции (ДИ).

Список KPI

Цели сотрудника желательно привязать к количественным индикаторам производственной деятельности (KPI - Key Performance Indicators).

Например, для продавца это абсолютные или относительные показатели по объему продаж, прибыльности продаж, продаж по новым клиентам и т.п.

SMART-задачи

Вторая группа критериев - это выполнение конкретных действий (шагов сотрудника), которые приведут к улучшению производственных количественных показателей (KPI). Например, продавец для увеличения объемов продаж должен провести 2 презентации, 20 встреч-переговоров, написать 10 коммерческих предложений, пройти тренинг по большим продажам.

Задачи могут делиться на:

• оперативные;
• создание продуктов (инновации);
• направленные на развитие (обучение);
• совершенствование бизнес-процессов.

В данном списке более простые и менее трудоемкие задачи находятся наверху. Чем ниже по списку, тем более трудоемкие задачи. Так, оперативные задачи более простые и требуют меньше затрат. Задачи, связанные с совершенствованием бизнес процессов более затратны.

Должностная инструкция (ДИ)

И, наконец, третья группа целей – как правило, хорошо описывается в традиционных должностных инструкциях – это регулярные действия и процедуры, выполнение которых обеспечивает правильное функционирование сотрудников.