В каждой компании используется свой набор техники и программного обеспечения. Новому сотруднику в период адаптации придется:
· Запомнить новый пароль, привыкнуть к новой клавиатуре, настроить почтовую программу, обзавестись привычными закладками в «Избранном», занести нужные контакты в «Адресную книгу».
· Освоить новую модель телефона, факса, копира, брошюровщика и пр.
· Разобраться в внутрифирменной системе хранения информации, где что лежит, как называются нужные папки.
· Освоить специфическое производственное (складское, IT и т.п) оборудование
· Освоить специфическое программное обеспечение (БД).
· и т.д.
Профессиональная адаптация
Данный аспект адаптации связан непосредственно с профессиональной стороной деятельности сотрудника в организации. Хватает ли ему знаний, умений и навыков или требуется дообучение? Есть ли перспективы у данного работника? Эти вопросы интересуют менеджеров по персоналу и руководителя подразделения. А самому сотруднику необходимо освоить следующие профессиональные аспекты работы:
· Используемые в компании технологии и техники;
· Стандарты работы; Документация;
· Нормы, нормативы, технические требования;
· Перспективы профессионального и карьерного роста;
· Возможности обучения, повышения квалификации;
· Параметры оценки качества работы;
· и т.д.
Психофизиологическая адаптация
Данный аспект в первую очередь включает приспособление к определенному, часто отличному от привычного, режиму труда и отдыха. Особое внимание психофизиологической адаптации нужно уделить в следующих ситуациях:
· Сменный график работы. Если человек никогда не работал по ночам, ему будет объективно тяжело работать посменно или менять время пребывания на работе, к примеру с 8 часов на 12.
· График работы сдвинут. В некоторых компаниях предлагается график работы с 7:00 до 16:00, в других – с 11:00 до 20:00. Резко переключиться с одного режима работы на другой нередко бывает довольно сложно.
· Ненормированный рабочий день. К ненормированной работе сложно привыкнуть, если в предыдущей компании график работы сотрудника был нормированным. Необходимость сверхурочной работы нужно обговаривать на собеседовании.
· Длительные командировки. Для ряда сотрудников длительные разъезды могут стать дополнительным стрессом.
· Проектная работа. В случае проектной работы сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам, которые обычно возникают перед сдачей проекта.
Программа адаптации
Хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте имеет следующие качества: она тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены.
Мы предлагаем вам описание последовательности действий, которые необходимо выполнить в ходе создания и реализации программы адаптации. Вам остается только выполнить все эти действия, предварительно определив исполнителей и сроки.
1. Составьте список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.
2. Опишите результаты, которых вы хотите достичь с помощью программы адаптации. Четкие формулировки помогут линейным руководителям понять цели программы.
3. Классифицируйте новых работников по группам. Определите требования к программам адаптации для каждой группы.
4. Составьте список вопросов, обычно возникающих у новых работников.
5. Составьте список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), а также список необходимых ему сведений.
6. Разработайте программу первого дня сотрудника.
7. Спланируйте экскурсии по организации, их содержание, время. Назначьте ответственного за их проведение.
8. Определите, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите (нипишете) о новичке.
9. Подготовьте комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:
ü Организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;
ü Технологии работы, техника безопасности;
ü Список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;
ü Список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений;
10. Определите необходимость специальных учебных мероприятий по освоению новым сотрудником своих должностных обязанностей.
11. Определите критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.
12. Определите форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).
13. Разработайте программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.
Программа введения в должность имеет важное значение в деле устранения возможных причин беспокойства. Она должна включать в себя серию запланированных мероприятий, помогающих новичку приобрести навыки, знания и способности, необходимые для того, что справляться со своей новой ролью и выполнять рабочие задачи на уровне приемлемых норм уже на раннем этапе своей деятельности в организации. Длительность реализации программы введения в должность может варьироваться в широких пределах в зависимости от степени сложности и ответственности работы. Ключевым является требование, чтобы программа отвечала своему назначению и учитывала индивидуальные потребности новичка. Реализация программы должна начинаться в день первого его выхода на работу и продолжаться до тех пор, пока он не почувствует себя на новом рабочем месте достаточно комфортно.
3 уровня проработки плана ввода в должность:
· Индивидуальный уровень: условия персонального контракта о найме и формах его поддержки. К этой категории относится информация о режиме работы и перерывах; скользящем графике (если таковой используется); правилах предоставления отпусков; формах оплаты труда и порядке повышения заработной платы и премирования; социальном обеспечении и дополнительных льготах, таких как бесплатное посещение спортивных и развлекательных центров; процедурах предоставления отпусков по болезни и отгулов; возможностях обучения и развития; расположении отделов и служб; «кодексе одежды» (дресс-код) и т.д.
· Уровень должности/задачи: главная цель выполняемой работы и то, с чего и как должен начинать ее новичок. К данной категории относится информация о правилах безопасности и охраны здоровья (таких, как правила пожарной и экологической безопасности), правилах техники безопасности, рабочих процедурах (например, по соблюдению коммерческой тайны), правилах пользования телефоном, правилах защиты служебной информации и о прочих правилах и нормах, а также сведения об имеющихся ресурсах и оборудовании, включая информационно-технологические ресурсы, о стандартах и показателях индивидуального выполнения работы, возможностях обучения на рабочем месте, телефонах доверия и справочниках.
· Поддержка на уровне подразделения: взаимосвязи между деятельностью данного сотрудника и других работников из того же подразделения, а также с работой коллег из других подразделений. К данной категории относится информация, касающаяся ключевых фигур, с которыми должен поддерживаться контакт, а также помогающая определить внутренних потребителей и то, когда необходима совместная работа; о целях подразделения и механизме общения внутри подразделения.
· Уровень организации: все вопросы, связанные со структурой, целями и общим организационным контекстом. К этой категории относится информация: об организационной политике; о долгосрочных целях и основных ценностях организации; политике в отношении дисциплинарных процедур и процедур разбора жалоб; о мерах по соблюдению принципа равных возможностей; программах развития персонала; схемах пенсионного обеспечения и социального страхования (если эти сведения не были сообщены на другом уровне); структуре и функциональных подразделениях организации; размере организации (количестве наемных работников, годовом обороте и бюджете); о политике в области связей с общественностью; характере и размере отрасли и о конкурентах.
Следует заранее спланировать введение в должность или по крайней мере подумать о том, что будет происходить до того, как новичок появится на работе. Хорошо подготовленное введение в должность станет свидетельством заботы о людях и принесет пользу организации. Представление новичка старожилам организации будет с признательностью воспринято обеими сторонами. Новые сотрудники хотят почувствовать свою принадлежность организации, успешно исполнять свою роль и не подводить коллег по работе и потребителей или клиентов.
Выгоды эффективного введения в должность очевидны, точно так же как очевидны значительные потери вследствие плохой его реализации. Эти потери могут включать в себя:
· низкое качество работы, ошибки, жалобы клиентов, задержки в выполнении задач;
· затраты времени на дисциплинарные взыскания и другие меры воздействия на исполнителей, работающих с низкой эффективностью;
· затраты на найм другого человека взамен работника, покинувшего организацию вследствие неэффективного введения в должность;
· ущерб имиджу организации — работники организации зачастую делятся своим негативным опытом с друзьями, деловыми партнерами и т.д.