Модуль № 15. Понятие и принципы организации документооборота с информацией ограниченного доступа (ИОД).
Тема 1. Введение. Понятие и принципы организации документооборота с ИОД.
Трудоемкость темы
4 часа.
Цель и задачи темы
Получение знаний об основных понятиях и принципах организации документооборота с ИОД. Сущность и особенности документооборота ИОД. Определение состава документов с ИОД.
Общие положения
На носителях ИОД сведений проставляется ограничительная пометка «Для служебного пользования». Запрещается использовать другие ограничительные пометки ("Банковская тайна", "Коммерческая тайна" и иные), за исключением носителей ИОД сведений, направляемых иностранным корреспондентам, когда вместо ограничительной пометки "Для служебного пользования" проставляется пометка "ИОД". Регистрация таких носителей сведений осуществляется в порядке, установленном нормативными актами для исходящей международной корреспонденции.
На отдельных видах документов (документы подразделений по работе с персоналом, медицинские книжки, регистры налогового учета, расчетные документы, кассовые документы, мемориальные ордера и иные), которые учитываются порядком, отличным от установленного для документационного обеспечения управления, ограничительная пометка "Для служебного пользования" не проставляется.
Финансирование мероприятий по защите ИОД сведений осуществляется за счет средств организации.
Передача ИОД сведений органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, а также юридическим лицам, осуществляющим аудиторские проверки деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Порядок отнесения сведений к ИОД
Перечень сведений обеспечивает единый подход к отнесению сведений в системе к ИОД. Он формируется на основе законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов, предложений учреждений, с учетом реализации возложенных на подразделение функций и не носит исчерпывающего характера.
Учреждения подготавливают предложения о сведениях, которые, по их мнению, необходимо включить в Перечень сведений и защищать в качестве ИОД.
Отнесение используемых в тексте документа сведений к ИОД производится исполнителем документа и руководителем структурного подразделения учреждения, уполномоченным на подписание или утверждение данного документа, в соответствии с Перечнем сведений.
Если сведения не предусмотрены Перечнем сведений, но по мнению исполнителя документа и руководителя структурного подразделения учреждения, подписывающего или утверждающего документ, свободный доступ к ним может воспрепятствовать, либо иным образом отрицательно сказаться на реализации полномочий, предоставленных подразделению федеральными законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, они могут отнести их к ИОД сведениям на срок не более одного месяца. За этот период либо принимается решение о дополнении Перечня сведений, либо ограничения на доступ к указанным сведениям снимаются.
В случае отсутствия ограничительной пометки на поступившем от юридического или физического лица носителе сведений и при наличии в тексте (сопроводительном письме) указания на необходимость защиты представленных сведений, служащий учреждения, получивший данный носитель сведений для работы, принимает меры по его учету в качестве носителя ИОД сведений. В частности, в соответствии с требованиями к документационному обеспечению управления, производится изменение грифа доступа в САДД или в Журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации и проставление ограничительной пометки "Для служебного пользования" на носителе сведений.
Срок действия ограничения на доступ к ИОД сведениям не должен превышать 10 лет, если иной срок не установлен федеральными законами. Срок действия ограничения на доступ к ИОД сведениям, содержащимся в документе, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.
По окончании срока действия ограничения на доступ к ИОД сведениям, в формах учетной документации носителей сведений, а также в САДД, отметки о прекращении срока действия ограничения не производятся. При необходимости последующего обращения к указанным документам, у которых срок действия ограничения на доступ к содержащимся в них сведениям истек, ограничительная пометка "Для служебного пользования" на них зачеркивается. Право зачеркивания ограничительной пометки предоставляется лицам, ответственным за делопроизводство (секретарям), согласно пункту 5.1 настоящего Положения. Зачеркивание заверяется подписью лица, которое произвело данное действие, с указанием фамилии, инициалов и даты.