Занятие № 5
Тема 3. Порядок работы с носителями ИОД информации
Тема 3-1. Требования к помещениям, в которых хранится (обрабатывается) информация ограниченного доступа.
Трудоемкость темы
2 часa.
Цель и задачи темы
Формирование у студентов достаточных знаний и практических навыков при рассмотрении порядка работы с носителями ИОД информации. Изучить требования к помещениям, в которых хранится (обрабатывается) информация ограниченного доступа.
Порядок работы с носителями ИОД информации
Организация приема, регистрации (учета), выдачи, рассылки, оформления, хранения и экспедирования носителей сведений с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" осуществляется службами ДОУ учреждений или лицами, ответственными за ведение делопроизводства (секретарями), в соответствии с нормативными актами ОРГАНИЗАЦИИ, регламентирующими документационное обеспечение управления в учреждениях.
Носители ИОД информации, кроме реквизитов, установленных нормативными актами ОРГАНИЗАЦИИ, регламентирующими документационное обеспечение управления, должны иметь следующие реквизиты:
ограничительную пометку "Для служебного пользования";
номер экземпляра документа (для документов на бумажном носителе);
ссылку на пункт Перечня сведений, в соответствии с которым на носителе сведений проставлена ограничительная пометка "Для служебного пользования";
срок действия ограничения на доступ к ИОД информации (согласно соответствующему пункту Перечня сведений).
Ограничительная пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра документа проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к носителю ИОД информации.
|
|
Реквизиты "ссылка на пункт Перечня сведений" и "срок действия ограничения на доступ к сведениям" проставляются только на документах, исполненных на бумажном носителе. Данные реквизиты проставляются на всех экземплярах, на оборотной стороне последнего листа документа ниже реквизита "отметка об исполнителе". Например:
Инициалы Фамилия
телефон
п. 2.11 ПС[1]; 5 лет
Указанные реквизиты не проставляются на нормативных и распорядительных документах ОРГАНИЗАЦИИ, распорядительных документах учреждений, экземпляре документа, направляемого иностранному корреспонденту или в стороннюю организацию.
Машинные и другие технические носители сведений, предназначенные для обработки ИОД информации, кроме ограничительной пометки "Для служебного пользования", содержат реквизит "инвентарный номер носителя ИОД информации". Ограничительная пометка и инвентарный номер проставляются в любом удобном месте на элементе конструкции носителя ИОД информации.
На проекте документа, содержащего ИОД информацию, также проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. На оборотной стороне последнего листа проекта документа указывается количество подготовленных экземпляров проекта документа, фамилия исполнителя и номер его телефона.
Заказчики программного обеспечения автоматизированной обработки ИОД информации на средствах вычислительной техники должны предусматривать автоматическое формирование ограничительной пометки «Для служебного пользования» на выходных распечатках формализованных видов документов, в том числе формах банковской отчетности, в которых содержатся ИОД информация. Это требование должно быть отражено в техническом задании на разработку программного обеспечения.
|
|
В существующих электронных технологиях, в которых автоматическое отображение ограничительной пометки не реализовано, проставление ограничительной пометки и других реквизитов осуществляется пользователем.
Рабочие тетради, методическая и справочная литература, документы длительного пользования (тиражированные копии нормативных, распорядительных документов, технические, технологические документы и иные), содержащие ИОД информацию, которые не приобщаются в дела, предусмотренные номенклатурой дел, а также машинные носители информации, используемые для обработки ИОД информации и, в силу служебной необходимости, находящиеся в длительном пользовании у служащего учреждения ОРГАНИЗАЦИИ, подлежат инвентарному учету.
Необходимость постановки на инвентарный учет отдельных документов на бумажных носителях определяется руководителем структурного подразделения ОРГАНИЗАЦИИ.
Журнал инвентарного учета документов и машинных носителей информации ведется в структурных подразделениях учреждения ОРГАНИЗАЦИИ лицом, ответственным за делопроизводство (секретарем) и включается в номенклатуру дел этого структурного подразделения. Передача документа, машинного носителя информации инвентарного учета в структурном подразделении учреждения ОРГАНИЗАЦИИ от одного служащего другому должна оформляться соответствующими записями в журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации.
|
|
Уничтожение носителей ИОД информации с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", учтенных по журналу инвентарного учета документов и машинных носителей информации, производится по акту. Указанные материалы уничтожаются по истечении практической надобности и с учетом сроков хранения, определенных нормативными актами ОРГАНИЗАЦИИ. Акт составляется и подписывается не менее чем тремя служащими учреждения ОРГАНИЗАЦИИ, назначенными руководителем структурного подразделения учреждения ОРГАНИЗАЦИИ. Акт утверждается вышеуказанным руководителем. Отметки об уничтожении носителей ИОД информации, включенных в акт, производятся в журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации.
Если срок действия ограничения на доступ к ИОД информациям, содержащимся в документе или на машинном носителе информации, истек, а он продолжает использоваться в работе и уничтожению не подлежит, то ограничительная пометка на таком носителе ИОД информации. В журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации делается соответствующая отметка за подписями (с расшифровкой и датой) лица, ведущего данный журнал, и служащего учреждения ОРГАНИЗАЦИИ, у которого находится в пользовании указанный носитель сведений.
Сроки хранения документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования" должны определяться в соответствии с "Перечнем документов, образующихся в деятельности ОРГАНИЗАЦИИ, с указанием сроков хранения", который устанавливает сроки хранения документов независимо от вида носителя.
Документы и дела с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» хранятся в служебных помещениях структурных подразделений учреждений ОРГАНИЗАЦИИ, в которых созданы условия, исключающие бесконтрольное проникновение посторонних лиц и гарантирующие сохранность находящихся в них носителей ИОД информации.
Требования к организации хранения, использования и уничтожения завершенных делопроизводством документов и дел с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", переданных на хранение в архивы учреждений ОРГАНИЗАЦИИ, устанавливаются нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение управления в учреждениях ОРГАНИЗАЦИИ.
Выдача дел, имеющих ограничительную пометку "Для служебного пользования", из архива оформляется заявкой на выдачу дел во временное пользование, согласованной с руководителем структурного подразделения ОРГАНИЗАЦИИ, передавшим эти дела на хранение, или руководителем структурного подразделения, являющегося преемником, а в случае отсутствия преемника – с разрешения руководителя службы ДОУ.
Документы и дела с не снятой ограничительной пометкой "Для служебного пользования" на постоянное хранение в государственные архивы не передаются.
При увольнении служащего ОРГАНИЗАЦИИ, имеющего в пользовании носители информации ИОД, производится проверка наличия всех числящихся за ним носителей, содержащих информации ИОД, и в журнале инвентарного учета документов и машинных носителей информации делается отметка о возврате носителей информации ИОД. Передача носителей информации ИОД другому должностному лицу производится в порядке, установленном нормативными актами Банка России, регламентирующими документационное обеспечение управления в учреждениях ОРГАНИЗАЦИИ.
Проверка наличия носителей информации ИОД, в том числе стоящих на инвентарном учете, производится ежегодно комиссией, назначаемой распоряжением руководителя учреждения ОРГАНИЗАЦИИ. В состав комиссии в обязательном порядке включаются лица, ответственные за их учет и хранение, а также администратор информационной безопасности структурного подразделения ОРГАНИЗАЦИИ.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других носителей информации с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", проверка их наличия проводится не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом проверки наличия носителей ИОД информации, который утверждается руководителем структурного подразделения, назначившим проверку.