1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы, ру- ководителя предприятия (или подразделения).
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или испол- нителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает те- лефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых ру- ководителем — (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
5. Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе.
6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы.
7. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководи-теля корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (при-нятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководи-телям подразделений или конкретным исполнителям для использования в про- цессе их работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан.
8. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работ- ников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в архив, оформ- ление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, пи- сем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п., подготовка по указанию руко- водителя и согласование со структурными подразделениями проектов от- дельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; анализ справок и докладов структурных подразделений с заклю- чениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка ма- териалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и спе- циальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; ведение табеля учета рабочего времени.
ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ – НЕЗАМЕНИМЫЙ ЧЕЛОВЕК
Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.
Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.
Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.
Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.
Что предстоит делать
У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?
| Тайм-менеджмент: • составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание; • фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях. |
| Организация и обеспечение рабочих мероприятий: • подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч; • организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.). |
| Ведение документации: • работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма; • работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом. |
| Поддержание деловых контактов: • отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно; • ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании. |
| Работа офис-менеджера: • следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой; • поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы. |
| Работа заместителя: • находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами; • самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч; • при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы. |
Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании.
Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками.
Минусы работы
Понимание того, что является обязанностями личного помощника руководителя, у многих работодателей может коренным образом отличаться. Поэтому в разных местах от вас могут потребовать самых разных навыков. Разными могут быть также и представления шефа о человеческих качествах помощника.
Второй минус состоит в том, что «тень» шефа полностью подчиняется его манере ведения бизнеса, мирится со всеми особенностями его характера и до последнего вздоха отстаивает позицию босса, с которой может быть не согласна.
Ещё один нюанс – туманные перспективы карьерного роста в компании, где вы работаете. Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра.
Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время. И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.
Идеальный помощник руководителя:
· обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми;
· умеет организовать и провести переговорный процесс;
· интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу;
· предан интересам дела и своему начальнику;
· доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;
· обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата;
· знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;
· быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.
БЛОК ВОПРОСОВ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1. Аналитические функции секретаря.
2. Объясните, почему «помощник руководителя – незаменимый человек».