Идеальный руководитель отдела продаж – это человек, обладающий харизмой и лидерскими качествами, имеющий опыт работы как в качестве линейного продажника, так и руководителя отдела продаж с отличным знанием обязанностей.
Он готов самостоятельно принимать решения, нести за них ответственность, для чего имеет соответствующие навыки и компетенции.
Обязанность руководителя отдела продаж – это быть неким кардиостимулятором, который заставляет продажников работать ровно и бесперебойно, а финансовые потоки компании делает обширными и наполненными.
1. Планирование
Причем как планированием плана продаж, работы отдела продаж, так и планированием активности сотрудников и их рабочего дня.
1.1. Планирование плана продаж
На основании прогнозов, полученных от каждого сотрудника, руководитель составляет “внутренний” план продаж. Далее его он сравнивает с “нисходящим”, то есть с тем, который спущен руководством компании.
Кстати, они почти всегда разные. “Нисходящий” основан на фактических затратах, запланированной прибыли, итогах прошлого месяца с прибавкой на рост.
“Внутренний” опирается на клиентов в работе и их статус. Зная эту разницу РОП может скорректировать активность сотрудников.
1.2 Планирование работы отдела
Так же в компании РОП должен разработать и поддерживать четкую систему планирования для менеджеров, это нужно для того, чтобы сотрудникам было проще в понимание их действий, а руководителю их контроль. И такая система должна включать как минимум:
1. Проставление задач на конкретную дату. Зайдя в систему менеджер должен увидеть клиентов, с которыми ему предстоит сегодня взаимодействовать, а также другие задачи;
2. Составление прогнозов для руководителя. В системе видно сведения о вероятных выплатах от клиентов за период. Причём в идеале система суммирует эти суммы и показывает вероятный план;
3. План рабочего дня. В разрезе отдела создается четкое описание работы отдела. По итогу возникает понимание, кто из сотрудников в какое время принимает входящие звонки, кто делает исходящие и т.д.
Как правило, всё это умещается в CRM-системе
2. Декомпозиция
Составление план продаж и его декомпозиция, как по отдельному сотруднику, так и по отделу в целом – это, пожалуй, одна из главных обязанностей для руководителя отдела продаж.
Пример: Если директор установил план в 1 000 000 рублей в месяц, то РОП для прогноза действий разбивает этот план на детали.
· При 22 рабочих днях нужно совершать сделок на 45 454,5 рублей в день (1 000 000/22).
· Если работает 4 менеджера, то каждый из них должен ежедневно продавать на 11 363 рубля.
Зная сумму, необходимую для достижения плана каждый день, РОП вносит корректировки.
Если в понедельник вместо запланированных 45 545 рублей было продано на 30 000, то остаток переносится на следующий день. Значит во вторник план будет 45 545 + 15 545 = 61 090 рублей на всех.
3. Мотивация
3.1 Мотивация отдела продаж
В этом случае мотивируется не отдельная личность, а команда специалистов. Все планы складываются и получается общий план отдела продаж. Цель такой мотивации – выполнение плана, даже если в команде есть отстающие.
Если план не выполняется, менеджеры, которые уже достигли своего запланированного объема продаж, продолжают усердно трудиться, чтобы закрыть проседание коллеги. Возможные вознаграждения:
1. Фиксированная материальная премия за выполнение общего плана, распределяемая пропорционально;
2. Нематериальное вознаграждение для всех сотрудников в виде выездного корпоратива;
Например, можно стимулировать менеджеров перевыполнить план, пообещав, что вся прибыль сверх обозначенной суммы будет потрачена на полисы дополнительного медицинского страхования сотрудников.
3.2. Личная мотивация
По многочисленным исследованиям было выявлено, что если не мотивировать сотрудников в отдельности, то они не только будут средне продавать, но и могут потянуть вниз всех остальных.
Именно поэтому руководитель обязан мотивировать каждого сотрудника в отдельности, так сказать – давать личный стимул. Возможные вознаграждения:
1. Повышенный % за перевыполнение плана;
2. Премия за лучший результат периода;
3. Бонусы по KPI и за достижение плана
Кроме того, благоприятно на психологический настрой влияют не только деньги, но и нематериальные факторы: звание лучшего сотрудника, грамоты и наградные кубки, ужин с руководителем и ключевым клиентом. На это и личная мотивация.
4. Организация
Чтобы работа в отделе шла, как часы, необходимо грамотно организовать и корректировать работу сотрудников.
Основные направления:
1. Регламенты. Четко описывают, что менеджер должен делать в рабочее время, в какой последовательности и в каких временных рамках;
2. Инструменты. Разработка и предоставление сотрудникам инструментов продаж позволяет им качественно осуществлять свой функционал;
3. Структура. Налаживает взаимодействие между отделами внутри организации, для понимания с кем продажнику необходимо взаимодействовать.
РОП должен наладить работу таким образом, чтобы в любой ситуации менеджер знал: что ему делать, как сделать и какие инструменты использовать.
Например, при исходящем звонке использовать один скрипит продаж, а при входящем совершенно другой.
5. Контроль
При самой хорошей организации невозможна полноценная деятельность без развитой системы контроля за работой. В ней включается несколько основных пунктов:
1. Планерка. На них озвучиваются самые важные вопросы и решаются текущие проблемы, также обсуждается успеваемость и выполнение плана;
Контроль с помощью CRM. В CRM должна своевременно вноситься история по каждому клиенту, проставляться статус и смена состояния лида;
Система отчетности сотрудников. Продажники должны ежедневно отчитываться по выполненным задачам и проявленной активности;
Записи разговоров. Позволяет оценить, придерживаются ли продажники скрипта, насколько качественно консультируют клиента;
Дашборд. Доска результатов показывает соотношения “факт/план”, включая поступление денег на счет фирмы и дневную активность;
Карта рабочего дня с оптимизацией. Карта анализируется на предмет непрофильных дел, которые не всегда сразу видны.
Как правило, все дают сотрудникам задачи, но их совсем не проверяют.
И это зря, так как продажники автоматически начинают лениться, ведь никто не проверяет, а значит, можно где-то схалявить. К тому же отчётность, по их мнению, не ведёт их к большим деньгам (естественно, это заблуждение).
При подборе руководителя, важно понимать не только то, какой функционал он должен выполнять, но и то, какие качества для этого оптимальны. Также обязательно нужно учитывать права РОПа и тот регламент, по которому он будет отчитываться перед директором организации.
Вопрос 2 Качества РОПа
Начальник должен иметь соответствующие качества и компетенции, необходимые для полноценного выполнения должностных обязанностей. И сейчас разберем самые основные, на которые стоит обращать внимание при найме:
1. Ориентированность на достижение результата;
2. Амбициозность;
3. Лидерские качества;
4. Умение влиять на подчиненных;
5. Навыки планирования и декомпозиции планов;
6. Умение анализировать работу сотрудников и давать обратную связь;
7. Навыки ведения переговоров и знание технологии продаж;
8. Навыки анализа и управления бизнес-процессами.
9. При выборе нужно оценивать их наличие, имеющийся опыт работы, достижения на прежней должности, готовность принимать решения и брать на себя ответственность зона ответственности РОПа – увеличение объема выручки организации.