Техники и средства принятия решений

Существует множество простых, наглядных средств, облегчающих применение структурированного подхода к принятию решений.

Составление списков возможных вариантов решения может помочь при их уточнении. По крайней мере вы будете иметь перед глазами все, чем располагаете.

Составление планов и графиков

Методы, описанные в данном подразделе, помогут вам определять, что должно быть сделано, как, в какой последовательности и когда.

На этапах 3 и 4 процесса планирования выявляются необходимые для достижения поставленных целей действия и определяется их очередность. Как отмечалось в ранее, естественно начать с составления списка, в котором перечислено все, «что должно быть сделано». Этот список будет пересматриваться, дополняться, перегруппировываться или разбиваться на более детализированные списки по мере совершенствования плана. Поскольку очередность действий обычно важна (например, вы не можете приступить к приему заявок на участие в конференции, не согласовав дату ее проведения), это поможет нам упорядочить действия в первом приближении.

Вы можете записать первоначальные действия в верхней части страницы, а последующие действия - ниже, но удобнее записывать действия на наклейках «Post-It», которые можно будет затем располагать в нужном порядке на столе или демонстрационной доске. (Последнюю рекомендуется использовать, если вы хотите вовлечь в процесс планирования свою рабочую группу). По мере детализации плана вы сможете увеличивать число наклеек «Post-It», заменять их, изменять их расположение. Вам могут быть полезны также программные средства для ПК: некоторые текстовые редакторы снабжены соответствующими утилитами или имеется специализированное программное обеспечение. Альтернативный вариант: схематичное изображение действий и связей между ними на демонстрационной доске. Простая схема последовательности действий (или схема потоков) с необходимыми пояснениями представлена на рис.4. Подобную схему можно использовать на начальном этапе планирования подготовки к конференции. Стрелками указана очередность выполнения действий.

Рис.4. Предварительная схема последовательности действий для планирования конференции

Закончив этап предварительной проработки плана, вы должны решить, какую форму примет ваш план. В следующих трех подразделах описываются три формата для представления плана и рабочего графика.

Ключевые события создают основу для планировании как текущей деятельности, так и одноразовых проектов. Они служат как бы каркасом плана: любой исполнитель может составить собственный план, привязываясь к ключевым событиям.

Рассмотрим следующий пример. Близится к завершению строительство новой фабрики. На церемонию открытия приглашена важная персона из администрации области. Планированием церемонии открытия занимается небольшая команда, взаимодействующая с директором фирмы и представителем важной персоны, работающим в отделе по связям с общественностью. Подготовленный командой план ключевых событий приведен ниже.

Данный план не является исчерпывающим перечнем всех мероприятий, проведение которых должно обеспечить успешное открытие. Его назначение заключается в фиксации дат ключевых событий и указании основных действий, необходимых для того, чтобы эти события произошли. Он позволяет исполнителям, отвечающим за отдельные аспекты проекта (например, за рекламу, банкет, сдачу объекта и т. д.), увязать свои индивидуальные планы с датами ключевых событий и выявить возможные трудности с осуществлением необходимых действий в указанные сроки.

План ключевых событий легко может быть изменен или дополнен в зависимости от предъявляемых к нему требований. Например, вы можете добавить еще один столбец для указания лиц, ответственных за то, чтобы каждое событие произошло в намеченный срок, а также лиц, которые должны составить собственные, более подробные рабочие графики.

Ниже представлен типовой производственный план-график, используемый для планирования и контроля за ходом подготовки очередного номера ежемесячного журнала. Данный документ заслуживает тщательного изучения. Вписывая в стандартный бланк конкретные даты и прочие подробности, работники редакции получают план выпуска очередного номера журнала. В данном случае использование стандартного бланка оказалось возможным благодаря тому, что ключевые события ежемесячно повторяются. В графике указываются не сроки выполнения действия, которые могут занимать недели, а лишь даты и названия ключевых событий подготовки журнала; в частности, три важнейшие даты сопровождены пояснениями, напечатанными заглавными буквами.

Диаграмма Ганта - одно из наиболее популярных средств планирования последовательности действий, позволяющее наглядно продемонстрировать очередность и длительность действий. Пример диаграммы Ганта (полосовой диаграммы) приведен на рис. 5. Отдельные действия представлены отрезками, параллельными оси времени. Длина каждого из них пропорциональна планируемой продолжительности соответствующего действия. Наглядность Диаграмма Ганта делает ее особенно полезной, когда вам необходимо информировать других людей о том, какие действия должны быть выполнены, в какой последовательности и сколько времени каждое из них потребует.

Рис. 5. Диаграмма Ганта для основных задач по подготовке конференции

Диаграмма Ганта может быть использована на любом этапе процесса планирования - от этапа предварительного обдумывания до этапа составления оперативных планов. Она полезна при планировании как сложных, так и простых мероприятий. Однако в сложных случаях диаграмма Ганта может детализироваться посредством построения для отдельных ее полос дополнительных диаграмм Ганта, которые, в свою очередь, могут быть детализированы тем же способом. Таким образом, диаграмма Ганта для отдельного проекта или текущей работы, включающих в себя множество действий, может оказаться весьма непростой. В сложных случаях, когда диаграмма Ганта перестает обеспечивать наглядное представление взаимосвязей между действиями и событиями, предпочтительно использовать сетевые графики, о которых речь пойдет ниже.

В условиях лимита времени или ограниченных ресурсов многие менеджеры при планировании проектов обходятся без сетевых графиков (или анализа критического пути), но между тем всякий, кто опробует этот подход при выполнении сложного проекта в сжатые сроки, быстро убеждается в его ценности. Менеджеры, которым часто приходится планировать мероприятия или проекты, пусть даже умеренной сложности, также находят этот метод полезным. Как бы то ни было, каждый человек, занимающийся планированием мероприятий, должен знать, что такое «анализ критического пути». В данном подразделе описаны упрощенные способы построения и использования сетевых графиков. Если вы пожелаете узнать об этом больше, вам следует обратиться к описаниям компьютерных программ для планирования проектов.