Базы данных. Предварительные сведения
Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) – создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редакторе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.
Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.
Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.
При коллективном использовании СУБД Access даёт возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.
Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением mdb. При запуске СУБД Access появляется меню для работы с компонентами базы данных.
Основные компоненты базы данных
Таблицы. Основная информация хранится в таблицах. Таблица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записи. Количество записей в таблице ограничивается ёмкостью жёсткого диска. Допустимое количество полей – 255. таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходимо открыть. Перед окончанием работы её следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведённые в ходе работы.
С таблицами можно работать в двух режимах – таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Ключевое поле – поле с уникальными записями. Таблицы связываются (даётся указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из одного или из нескольких полей.
Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.
В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д.) Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать записи. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.
Формы. Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.
С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде – в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д.
Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии – являются элементами управления. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создаётся: присоединённый, свободный или вычисляемый.
Запросы. Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчётов.
С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрёстные запросы предназначены для группирования данных в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.
Элементы выражения в запросах могут быть связаны операторами:
арифметическими: *, +, -, /, ^;
сравнения: <, <=, >, >=, = <>;
логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);
Like – для использовании логики замены в выражениях,
In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;
Between …And – для выбора значений из определённого интервала.
Между условиями в разных полях одного столбца выполняется логическая операция ИЛИ (Or). Она истинна, когда истинно хотя бы одно из входящих в список условий.
Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция И (And). Она истинна, когда истинны все входящие в список условия.
Отчёты. Отчёт – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединённых каким-либо признаком, и др. С помощью отчёта можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчёт самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчёты) или создать отчёт с помощью Мастера.
Макросы и модули. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определённые операции, такие, как открытие форм или печать отчётов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатывает отчёт.
Модуль – это программа на языке Visual Basic.
Под созданием базы данных понимается:
1. теоретическое продумывание, проектирование структуры будущих таблиц и их взаимных связей в базе данных;
2. создание структуры этих таблиц в компьютере;
3. установление связей таблиц базы данных в компьютере;
4. заполнение таблиц реальными данными (возможно с использованием форм).
Использование базы данных означает создание для практических целей запросов и отчётов.
СУБД Access – система сложная и многозадачная. Одинаковый результат может быть достигнут различными путями.