Успех деятельности организации зависит от правильного баланса интересов и степени удовлетворенности всех заинтересованных сторон, то есть от персонала, потребителей, поставщиков, общества в целом, а также лиц, чьи финансовые интересы связаны с работой организации.
Проведение самооценки дает организации такие преимущества, как:
- систематический подход к совершенствованию деятельности;
- получение объективных оценок, основанных на фактах, а не на личном восприятии отдельных работников или руководителей;
- использование единого комплекса критериев, который нашел широкое применение во многих странах при оценке организациями своей деятельности и ее результатов;
- согласованное понимание того, что в реальных условиях должна сделать организация в целом, ее отдельные подразделения и каждый работник, исходя из политики и стратегии;
- обучение персонала применению принципов всеобщего менеджмента качества;
- внедрение различных инициатив и передовых методов менеджмента качества в повседневную деятельность организации;
- выявление и анализ процессов, в которые можно ввести улучшения;
- оценка изменений, происшедших с момента проведения предыдущей самооценки;
- возможность распространения передового опыта лучших подразделений организации или других организаций;
- возможность признания и стимулирования достижений подразделений и работников;
- возможность сравнения с лучшими результатами, достигнутыми как самой организацией, так и другими организациями.
Использование самооценки для планирования деятельности организации и ее совершенствования связано с интеграцией результатов самооценки, а также с изменением подхода к планированию. Организация, регулярно проводящая самооценку, сможет на основе девяти критериев модели премии по качеству провести оценку и анализ своей деятельности в целом. В этом случае при самооценке собираются и оцениваются как «традиционные» данные, применяемые при планировании, так и данные, необходимые для оценки по девяти критериям модели. Оценка возможностей организации, отслеживание тенденций и сравнительный анализ результатов позволяют при этом выявить сильные стороны организации, которые необходимо сохранить, и области, где улучшения приведут к максимальному результату, включая анализ и совершенствование предназначения организации, ее стратегической цели, политики и ценностей.
Критерии самооценки.
1. Лидирующая роль руководства.
2. Политика и стратегия организации в области качества.
3. Персонал.
4. Партнерство и ресурсы.
5. Процессы, осуществляемые организацией.
6. Удовлетворенность потребителей качеством продукции и услуг.
7. Удовлетворенность персонала.
8. Влияние организации на общество.
9. Результаты работы организации.
В любом случае необходимо, чтобы в организации было проведено соответствующее обучение персонала, участвующего в планировании деятельности организации, в объеме, необходимом для понимания процесса самооценки. Организация будет иметь большие шансы на успех, если работники, вовлеченные в процесс планирования, будут понимать структуру и логику модели премии по качеству, причины проведения самооценки и ее суть.
Задача.
Предприятие ООО «Сделай всем» специализируется на ремонте служебных, офисных и жилых помещений. Ремонты производятся как по дизайну – проектам заказчиков, так и по собственным дизайн – проектам после обследования помещения заказчика.
Организационно предприятие состоит из дирекции (директор и два заместителя), бухгалтерии, отдела кадров, отдела закупок и сбыта и производственного отдела.
На предприятии принято решение внедрить и сертифицировать систему менеджмента качества по стандартам ИСО серии 9000. С этой целью в Обществе проводится самооценка (внутренний аудит), для чего создана группа аудиторов из одного заместителя директора и четырех сотрудников разных отделов.
Проводя установочное совещание, директор распределил в качестве аудиторов сотрудников отделов по их отделам. Главным аудитором был назначен заместитель директора по производству.
Аудит проводился в течении трех недель, после чего директором было организовано заключительное совещание, на котором Главный аудитор должен был доложить результаты работы предприятия и его готовности к сертификации СМК.
Совещания группы аудиторов проводились два раза в неделю. На них подводились итоги проверок и ставились задачи на следующий этап проверки.
Аудиторы – сотрудники соответствующих отделов отмечали, что в их отделах работа налажена в соответствии с указанными выше критериями.
Степень достижения целей фиксируется по числу договоров, выполненных без претензий и замечаний.
Удовлетворенность заказчиков отмечается также по числу выполненных договоров.
На поставщиков заведена база данных, содержащая реквизиты поставщика и вид поставляемых им материалов, однако качество материалов и сроки их поставок в документах не учитываются, а согласовываются только по телефону.
Необходимые ресурсы (материальные, трудовые, финансовые и энергетические) рассчитываются только после утверждения договора заказчиком.
Обучение персонала проводится согласно плана переподготовки один раз в три года по промышленной безопасности и охране труда и один раз в пять лет по остальным вопросам. Результаты переподготовки учитываются в отделе кадров в разделе плана «Отметка о выполнении». Полученные оценки за переподготовку не учитываются и до соответствующих отделов не доводятся.
Удовлетворенность персонала определяется по его текучести и размеру заработной платы.
Текущих документов кроме договора, счетов, счетов – фактур и накладных, нет. Других документов, кроме необходимых бухгалтерских, не ведется.
На заключительном совещании результаты были доведены до директора, который поблагодарил группу за проделанную работу и сделал вывод о готовности Общества к сертификации.